Oversigt | faktura

Brevkasse: Må håndværkeren forlange 50 kr. for en faktura?

SpørgsmålHej Anette,

Jeg har læst et indlæg fra 2011 om Rikke som mangler en faktura fra sin håndværker.

Jeg har nettop fået lavet mure arb. men han har sendt faktura til mobiltlf. så jeg kunne se beløb til betaling, 5.400 kr.

Jeg har nu bedt om en fysisk faktura, da jeg ikke kan åbne den fil han sender til min pc. Her kommer problemet: Mureren forlanger 50 kr. af mig hvis jeg vil have en faktura tilsendt. Kan det være rigtigt?

Venligst Henny

SvarHej Henny

Hvis fakturaen er sendt i et “almindeligt” format – typisk pdf – så bør du kunne åbne den på din PC. Det koster jo penge at sende fakturaer med posten, især efter 1.1., hvor prisen for et almindelig brev stiger til 19 kr. Så det er ret almindeligt, at folk kræver et fakturagebyr, hvis man insisterer på en papirfaktura med almindelig post.

Hvis fakturaen derimod er sendt i et underligt format eller er mangelfuld (f.eks. kun er en kvittering for indbetaling men moms mv. ikke fremgår), så skal håndværkeren levere en bedre faktura til dig.

Dbh.
Anette

Kommentarer { 0 }

Brevkasse: Manglende faktura

Hej Anette
Håber du kan hjælpe mig, da jeg kun kan finde dig herinde der har forstand på mit problem…
Jeg har, for 2 år siden, fået lavet badeværelset af prof. håndværker. Dette blev imidlertidigt udført da jeg var gift og betalt på vores daværende fælles konto. Denne konto er nu overgået til min ex-mand og jeg har ingen
kvittering fra vvs-firmaet. Jeg har købt huset og står med nogle reklamationer vedr. div. håndværk/produkter.
Håndværkeren vil ikke hjælpe med faktura på udførte arbejde til mig. Han siger  indbetalingen er kvitteringen, samtidig med han henviser klage til producenten (som jo vil se en kvittering…) Jeg har ikke kontakt med min ex-mand.

Har jeg krav på at få tilsendt faktura fra vvs’er? – i så fald, hvad skal jeg “true” ham med for at få tilsendt denne?
Med håbefulde hilsner og på forhånd tak.

Rikke

Hej Rikke

Det er en vanskelig situation, du er i. Jeg læser det sådan, at du ikke kan få fat i bankvitteringen, fordi din exmand nu ejer den konto, pengene blev betalt fra, og at du aldrig har fået en rigtig faktura. Hvis det er tilfældet, har håndværkeren lavet en fejl, fordi han er forpligtet til at lave en faktura til dig (med mindre I har fået arbejdet udført “sort” og i så fald er der intet at gøre overhovedet…). Du har derfor ret til at få udleveret en faktura, og hvis den aldrig er modtaget bør de sende den til jer. Hvilke pressionsmidler du har, afhænger lidt af, hvad det er for et firma, der er tale om. (Skriv evt. dette til mig direkte på as@regnskabsskolen.dk). Hvis materialerne eller produkterne, der skal klages over, er købt gennem håndværkeren, er det også ham, du skal klage til – ikke producenten direkte. Det er muligt, at banken kan hjælpe dig: Hvis kontoen var jeres fælles konto, mens I var gift, kan du måske få banken til at sende dig kvitteringer og kontoudtog – formodentlig mod et gebyr.

Dbh
Anette

Kommentarer { 4 }

Kreditnotaer

Kreditnotaer er en omvendt faktura, der angiver, at der står penge til afregning. En kreditnota kan du få brug for i flere forskellige sammenhænge.

De fleste af os har modtaget en kreditnota på et eller andet tidspunkt: Hvis vi har købt noget, som er blevet returneret, har vi fået en kreditnota, som angiver, at der er penge på vej retur, eller at den regning, vi skal betale, nu er mindre end før, fordi vi har leveret en vare tilbage.

Det er da også den mest almindelige anvendelse af kreditnotaer: Hvis en kunde leverer en vare tilbage eller I aftaler et afslag i prisen på grund af problemer med leveringen, er det kreditnotaen, som sammen med den faktura, der er udstedt, viser, hvor meget kunden i alt skal betale.

Kreditnotaens indhold
Kravene til en kreditnota er de samme som til en faktura: Der skal være de samme oplysninger på kreditnotaen som på fakturaen, inklusive et nummer. Kreditnotaerne kan have sin egen nummerserie, men det mest almindelige er, at fakturaer og kreditnotaer deler nummerserie, så når en kreditnota udstedes, bruges det næste nummer i fakturarækkefølgen.

Afregning med kreditnota
Kreditnotaer kan også bruges som afregningsbilag, selvom der ikke er en faktura involveret: Hvis opgørelse af et mellemværende mellem dig og en leverandør af en ydelse påhviler dig, kan du udstede en kreditnota for at angive, hvor meget du skylder leverandøren. Der kan f.eks. være tale om en sælger, som skal have en procentdel
af omsætningen: Når du har opgjort omsætningen og beregnet, hvad du skylder sælgeren, udsteder du en kreditnota som dokumentation til dit eget og sælgerens bogholderi, inden du overfører pengene.

Interne kreditnotaer
Laver du en fejl i en faktura i dit regnskabsprogram, ophæves fejlen ved at lave en kreditnota, som udligner den forkerte faktura. Der er tale om en intern kreditnota, som ikke sendes til kunden men alene sikrer, at dit regnskab bliver korrekt, og at der ikke kan være tvivl om, hvilken indtægt, du har haft.

Derimod er det ikke OK at bruge en kreditnota til at udligne en faktura, som af den ene eller anden årsag aldrig er blevet betalt af kunden. Der er nemlig særlige regler for, hvornår og hvordan ubetalte fakturaer skal afskrives, og det sker ikke ved hjælp af interne kreditnotaer.

Kommentarer { 18 }

Brevkasse: Moms på provision?

Hej Anette,

Skal der moms på henvisningsprovision? Og hvordan fungerer det i praksis at få en provision – selskabet skal jo have en faktura fra en for at de selv kan trække beløbet fra.

Håber du kan hjælpe.

Ja, der skal moms på henvisningsprovision lige som på alt muligt andet udført arbejde under forudsætning af, at arbejdet udføres af en momsregistreret person eller virksomhed.

Dokumentationen kan ske på to måder, alt efter hvordan arbejdet – og kontrollen med, hvor meget, der skal udbetales i provision, foregår: Enten kan sælgeren, altså den, der skal have provisionen, udstede en faktura. Eller også kan køberen udstede en kreditnota når han/hun registrerer, at opgaven er udført, og provisionen skal til udbetaling. Det sidste er ofte det letteste at administrere.

Kommentarer { 14 }

Dækningsbidrag i SummaSummarum

Hej Anette
Jeg har et spørgsmål til summasumarum, Jeg har selv version 2.8.2. Jeg kan se at man i den nyeste version kan beregne dækningsbidrag på fakturaerne. Hvordan virker det? skal jeg have en fil med min rabataftale der skal indlæses i programmet eller hvordan. Da jeg er elektriker er der ret mange varenumre, så hvis indkøbsprisen skal indtastes manuelt bliver det en stor opgave. På forhånd tak, og tak for en god side.

Med venlig hilsen Henrik

Hej Henrik.

Tak for de pæne ord om bloggen :-).

Du kan importere dine varer til SummaSummarum fra en fil, som du selv nævner. I filen kan du have både købs- og salgspriser. Varelisten kan du formentlig få fra din leverandør. Når du skriver en faktura, vil dækningsbidraget dannes på grundlag af dine købspriser og den salgspris, du skriver i fakturaen, det ser sådan ud i nederste højre hjørne af fakturaboxen:

dækningsbidrag i summasummarum

dækningsbidrag i summasummarum

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du skal købe SummaSummarum 3 eller ej, kan du afprøve programmet først.

Du henter den nyeste version her og installere den. Du kan så ikke bogføre – men du kan stadig se dit regnskab, lave en ordrebekræftelse osv. (Husk altid at tage en backup, før du installerer nye verisoner af SummaSummarum). Når du så skal tilbage til version 2, kan du hente Summa 2.9.8 her. Den bør du under alle omstændigheder opdatere din nuværende installation med.

Kommentarer { 0 }

Brevkasse: To fakturaer med samme fakturanummer

Hej Anette

Jeg har haft stor glæde af din undervisning og er min egen bogholder nu på 3. regnskabsår. Og har som du anbefaler også rutiner med at fakturere med det samme, som er lette, og som jeg hygger mig med. Mange tak for det.

Imidlertid er jeg kommet til at lave en fejl i en faktura. Den har fået det samme nummer som den foregående (jeg må ind i SALDI og finde en måde at automatisere dette på.

Hvordan retter jeg det? Fakturaen er sendt frem og den er også betalt.

Er det nok at sende en kreditnota og en ny faktura – eller skal jeg ligefrem sende pengene og bede kunden indbetale igen på den nye faktura?

Og hvordan skal en kreditnotat opstilles? Hvad skal være med? Kan du hjælpe mig med et eksempel?

Det glæder mig at høre, at det går godt med bogføringen. Jeg synes, du skal begynde at anvende SALDI til at fakturere med også, så du slipper for at holde øje med fakturanumre fremover.

Nu, hvor fejlen er sket, er der ikke så meget at gøre ved det: Læg en note i din fakturamappe (først i mappen, på indersiden af omslaget), hvor du skriver, hvilke fakturaer, der har det samme fakturanummer. Så det er helt tydeligt, at du ikke prøver at “gemme” fejlen. Og så gør du ikke mere ved det. Hvis ikke kunden allerede havde betalt, kunne du overveje at fremsende en ny, men når det bliver opdaget efter indbetaling, vil det bare skabe forvirring.

Kommentarer { 0 }

Rykkerprocedure

Vores revisor har været efter os,  fordi der ikke er styr på vores indbetalinger, og det er også rigtigt, men vi har en stor kunde, som normalt betaler for sent, og det har været lidt svært at gøre noget ved det. Han siger, at vi skal lave en rykker procedure. Har du sådan en liggende, man kan overtage?

Mange iværksættere bryder sig ikke om at rykke for deres tilgodehavender. Men hvis du har leveret det aftalte, har du også krav på betaling til tiden. At undlade at rykke for pengene sender signaler om usikkerhed og/eller rod i regnskaberne. En venlig rykker viser, at du har tjek på tingene.

Derfor skal du fra starten have en fast rykkerprocedure. Den skal opfylde nogle krav med henblik på eventuel senere inkasso. Der er fire trin, hvoraf nr. 1 kan springes over:

1. Venlig erindring, evt. pr. telefon eller mail: “Vi kan ikke se pengene er gået ind, og vi er bekymrede for, om du har fået det rigtige kontonummer. Vores kontonummer er: xxxxx, vil du være venlig at tjekke?” Eller noget tilsvarende venligt og positivt. Denne erindring kan komme få dage efter betalingsfristen er overskredet og kan også bestå af et kontoudtog. Hellere en mail end en telefonopringning, for hvis kunden svarer dig, vil svaret samtidig være en anerkendelse af gælden, og det er altid praktisk at have på skrift.

2. Ca. en uge efter erindringen skal 1. rykker skrives. I den skal du angive, at du kan se, at betalingsfristen er overskredet, og at beløbet skal indbetales inden 10 dage fra fakturadato. Tidsfristen skal med og være præcis 10 dage.

3. 10-12 dage efter rykker 1 skal rykker 2 sendes. Rykker 2 indeholder et varsel om inkasso. Formuleringen er fri, men det skal fremgå af teksten, at der skal betales inden 10 dage, ellers vil sagen blive sendt til inkasso. F.eks. kan du skrive:  Denne rykker er et varsel i henhold til inkassolovens § 10. Det skyldige beløb skal betales senest 10 dage fra dags dato. Hvis det ikke sker, vil det kunne medføre yderligere omkostninger for Dem, idet sagen uden yderligere varsel vil blive overgivet til inkasso.

4. Hvis kunden så stadig ikke har betalt, sender du sagen til inkasso f.eks. hos en advokat. I den forbindelse vil du blive spurgt, om din kunde har gjort indsigelse mod fakturaen. For hvis kunden har klaget over fakturaen, er det ikke længere en almindelig inkassosag. Hvis du har mange små fakturaer, kan du også tilmelde dig et online-inkasso system, det er billigere i længden men koster lidt i opstart.

Du kan vælge at tilskrive renter og rykkergebyr. Renteberegningen sker fra sidste rettidige betalingsdato, hvis er var betalingsbetingelser i den oprindelige faktura. Rykkergebyret er “de faktiske omkostninger” dog max. 100 kr. pr. rykker. Rykkergebyret er momsfrit.

Kommentarer { 30 }

Fakturering – rettidigt og korrekt

Regningerne ud ““ og pengene ind

Fakturaerne skal flyde ud af virksomheden som en lind strøm, efterhånden som arbejdet bliver udført. Forsinket fakturering skader din likviditet og måske også dit omdømme

Med mindre du sælger varer fra en kontantkasse, vil noget af det første, du som ny selvstændig skal have tjek på, være fakturering. Fakturaerne skal ud, så pengene kan komme i kassen.

Ideelt set skal der faktureres hver dag. Eller så ofte, at du ikke glemmer, hvor meget tid, du præcist brugte på en sag.

Derfor gælder det om at få lavet et system, som er let at bruge, så fakturaerne ikke bliver en tung byrde men en hyggelig arbejdsopgave. Vælg at bruge et regnskabsprogram eller et avanceret regneark, som selv tæller op både på dato og fakturanummer, så du ikke bruger for meget tid.

Der er følgende krav til fakturaens indhold:
·   udstedelsesdato (fakturadato)
·   fortløbende fakturanummer
·   sælgerens CVR-nr.
·   sælgerens navn og adresse samt købers navn og adresse
·   mængden og arten af de leverede varer eller ydelser
·   leveringsdato hvis det ikke er fakturadatoen
·   momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis de ikke er medregnet i stykprisen
·   gældende momssats
·   det momsbeløb, der skal betales

Herudover bør du for din egen skyld have følgende med:
·   betalingsbetingelser og bankkonto
·   oplysning om renter i og rykkergebyr ved sen betaling

Hvis du fakturerer til det offentlige, skal fakturaen sendes elektronisk. Ikke som en .pdf men i et særligt OIOXML-format. Indtil du evt. får et regnskabssystem, som kan klare dette, kan du få fakturaerne omdannet til OIOXML. Det er gratis for mindre virksomheder f.eks. hos Data Scanning, tlf. 46 55 00 70.

Kommentarer { 61 }