Oversigt | facebook

First Monday – en gruppe for dig, der bogfører selv

Jeg har i årevis sagt til selvstændige, at de skal se at få fejet foran deres dør (=bogført deres bilag) månedligt, og ikke bare engang hvert halve år. Opgaven bliver lettere og sjovere, hvis man ikke er så meget bagud – og nu er der tilmed gratis hjælp at hente, så der er ingen undskyldning!

Jeg startede nemlig for noget tid siden Facebook-gruppen First Monday. Navnet hentyder til, at jeg er online i gruppen den første mandag hver måned som hotline.

Gruppen er udelukkende for iværksættere og selvstændige, som bogfører deres eget regnskab. Den er ikke for bogholdere, for det vil ændre diskussionen i gruppen, hvis nogle spørger om deres kunders regnskaber, og gruppen er specifikt til hjælp til de selvstændige selv.

Det foregår sådan, at du skriver dit spørgsmål i et nyt opslag. Mit svar + evt. debat ligger så lige nedenunder. Altså: Hvert spørgsmål skal have sit eget indlæg. Jeg er klar til at svare på spørgsmål kl. 19-20, men bliver hængende længere, hvis der er mange spørgsmål.

Og der spørges om alt muligt, f.eks.:

“Jeg har en IVS, og skal derfor hensætte mindst 25% af mit overskud efter skat til en bunden reserve. Men hvordan bogføres dette? Under “Egenkapital” har jeg et konto til “Registreret kapital”, som indeholder mit oprindelig indskud. Jeg er med på at denne konto skal krediteres de 25%. Men hvad skal jeg debitere? Skal jeg debitere “Overført resultat fra tidligere år”?”

Eller

“Skal man bogføre hver enkelt kundesalg fra webshop? Eller samler man sammen for en hel dag/måned?”

Eller

“Jeg har en faktura som er i EUR, og som omregnes til DKK, og med dansk moms, kan du hjælpe mig med bogføringen?”

Det er altså meget bredt, og der er plads til det hele – dog kun akutte og aktuelle problemer. Brevkassespørgsmål af mere generel karakter henvises til brevkassen her på bloggen.

Gruppen er ikke aktiv på andre tidspunkter end den første mandag hver måned.

Du kan melde dig ind i gruppen her: First Monday

Kommentarer { 0 }

Medarbejdere på Facebook i arbejdstiden?

Jeg har været til et interessant morgenmøde hos Bech-Bruun i dag. Emnet var ansatte og loyalitet, men det, jeg bed mærke i var, at knap 10% af de tilstedeværende virksomheder ved en håndsoprækning angav, at de enten har forbud mod at bruge eller spærring af Facebook på arbejdspladsen. Heriblandt mindst et stort firma med hovedsageligt veluddannede medarbejdere.

Tendensen er tydelig: Større virksomheder har oftere end de små firmaer en IT-politik som også omfatter brugen af sociale medier. Spørgsmålet er, om det er en god idé at kopiere: Altså at lave en politik omkring brugen af de sociale medier på arbejdspladsen eller ej.

Privat brug af sociale medier på arbejdspladsen:

Fagforeningerne anbefaler, at der laves en politik på området, så medarbejderne kender deres rettigheder – eller mangel på samme. Nogle virksomheder har FB-politikker, som omfatter

1. Forbud mod at tilgå FB fra virksomhedens netværk eller
2. Forbud mod at bruge FB i arbejdstiden (men gerne i pauser) eller
3. Tilladelse til “beskedent” eller “begrænset” FB i arbejdstiden

-/+ andre sociale medier alt efter hvor fantasifuld den medarbejder, som har skrevet politikken, har været.

I Regnskabsskolen har vi ikke nogen politik om privat anvendelse af de sociale medier i arbejdstiden. Det er min erfaring, at dygtige og engagerede medarbejdere ganske udmærket selv kan styre den del: Hos os arbejder bogholderne som hovedregel i arbejdstiden, og skulle de smutte ind på FB eller Twitter et øjeblik, så er det noget, de helt styrer selv så længe det arbejde, de skal lave, bliver udført.

Dermed ikke sagt, at jeg ikke har oplevet problemer. Det har jeg et par gange, men der har begge gange været tale om umodne og/eller uengagerede medarbejdere, som tydeligvis havde brug for mere præcise rammer end dem, der ellers er udstukket hos os (eller for den enes vedkommende: En fyreseddel). Det har egentlig ikke noget med de sociale medier at gøre. Hvis ikke det er FB, så ville det være SMS-strømme eller noget andet. I gamle dage ville de have talt privat i firmaets fastnettelefon, så snart lejlighed bød sig. Nu er det mobiltelefonen.

Jeg husker tydeligt et personalemøde, som blev afbrudt, og hvor vi alle måtte sidde og vente, fordi en medarbejder fik et opkald fra sin kæreste angående et aftenarrangment og den gave, der skulle medbringes! Men at det sker en enkelt gang, får ikke mig til at forbyde tændte mobiltelefoner på arbejdet. Derimod kommenterer jeg det, hvis det ser ud til at gå amok: Enkelte, korte og nødvendige opkald: Ja. Alt andet: Vent, til du er på vej hjem fra arbejde.

Nogle mener, at FB og lignende er udmærket, men kun i pauserne. Jeg synes, at pauserne skal bruges til at strække benene, måske veksle nogle ord med sine kolleger som ikke nødvendigvis drejer sig om arbejdet – eventuelt et par minutters frisk luft. At sidde opslugt foran diverse opdateringer giver ikke noget kollegialt samvær eller ændret arbejdsstilling.

En begrænset tilladelse kan let gå hen at skabe problemer. Naturligvis kan alle håndtere “kun i pauser”-reglen, men hvis ikke der holdes faste men flydende pauser, vil ethvert tidspunkt i princippet være OK. Tidsangivelser som “max. 15 minutter pr. arbejdsdag” er umulige: For hvem skal kontrollere? Og i øvrigt kan og vil de blive misforstået. Jeg har hørt om en virksomhed som netop havde denne regel indført, og hvor en medarbejder var på FB i ca. en time. Da hun blev spurgt sagde hun: “Men jeg har ikke været på FB hele ugen, så jeg har sparet op”. Medarbejderen havde været på kursus de foregående tre dage.

Hvis en medarbejder absolut ikke har noget at lave ud over at vente på, at telefonen ringer eller at klokken bliver gå-hjem-tid, og vedkommende har en computer til rådighed, så vil det være totalt urimeligt, at han eller hun skal lave ingenting frem for at hyggesurfe lidt på nettet, og her vil generelle begrænsningsregler heller ikke være velegnede.

Problemet opstår selvfølgelig, hvis medarbejderen glemmer, at hun også skal rydde op på lageret og vælger at bruge arbejdstiden på Facebook i stedet. Men igen: Det er ikke internettets skyld – det er et andet problem: Arbejdsopgaverne, motivationen, manglende overblik eller manglende evne til at styre sin egen tid. Der kan være mange årsager. Måske har du bare ikke været tydelig nok i din beskrivelse af, hvad ekstra arbejdstid skal bruges til?

Brug af sociale medier som en del af jobbet:

Mange medarbejdere bruger sociale medier som en del af jobbet. Det er egentlig en længere historie, men som virksomhedsejer skal du i hvert fald være opmærksom på, om medarbejderen bruger sin private profil i sin forretningsmæssige opgaver og dermed bliver “venner” med firmaets kunder og øvrige netværk “privat”. Eller om medarbejderen klart og tydeligt arbejder i virksomhedens navn og med en virksomhedsprofil, når han eller hun socialiserer på nettet i embedets medfør.

Herudover kan det være relevant at aftale omfanget og karakteren af arbejdet. Både hvor meget tid, der skal bruges på den del og også, hvor langt medarbejderen må gå. Må medarbejderen f.eks. på firmaets vegne anbefale en leverandør eller samarbejdspartner i Linkedin? Og hvordan vil du forholde dig, hvis du er uenig?

I forbindelse med ophør skal det være muligt for dig som virksomhedsejer at kunne “trække kontakterne hjem” og udfase medarbejderen, uden at du mister værdifulde kontakter og kontinuiteten i kommunikationen.

 

Kommentarer { 0 }