I SummaSummarum åbner man et nyt regnskab ved at afslutte det gamle. Status bliver overført, så året starter korrekt. Du får også dine debitorer og kreditorer med, og med de rigtige saldi på kontiene.
I modsætning til mange andre regnskabsprogrammer, kan man ikke bogføre debitorer og kreditorer i kartoteksmodulet i SummaSummarum, når regnskabet er afsluttet.
Derfor er det vigtigt, at du er helt ajour med bogføringen af debitorer og kreditorer, inden du afslutter. Eller sagt på en anden måde: Du kan ikke komme til at fakturere i det nye år, før du har registreret alle dine kunders indbetalinger i det gamle. (Jo, det kan du godt, men så laver du en masse bøvl for dig selv og/eller en del ekstra arbejde for din bogholder…)
Derfor skal følgende være i orden, inden du går i gang med det nye regnskab:
Alle fakturaer i gammelt regnskabsår skal være udstedt.
Alle indbetalinger fra kunderne frem til 31.12 skal være registreret, så hver enkelt kontokort passer.
– Og tilsvarende med kreditorer. Erfaringsmæssigt er det dog debitorerne, der giver de største problemer, hvis de ikke er ajour.
Al finansbogføring, altså bogføring i kassekladden i den almindelige finanskontoplan, kan ske som efterposteringer. Det er kun debitor- og kreditormodulet, der er spærret mellem de to år.
Når dine kunders kontokort er på plads, kan du afslutte regnskabet.
Du går op i filer -> afslut regnskab. Der kommer så en dialogbox frem. Hvis du bruger SummaSummarums standardkontoplan, er den udfyldt for dig. Hvis du bruger en anden, skal du selv skrive, hvilke konti, progrmmet skal overføre saldi til.
Ã…rets resultat skal overføres til en konto i gruppen Egenkapital, du har nok en konto, som hedder Ã…rets resultat eller noget tilsvarende.
Momsen skal overføres til kontoen for Momsafregning – den samme som du bogfører betalt moms på.
Det er en rigtig god idé at tage en sikkerhedskopi hver gang, SummaSummarum foreslår det, i denne proces.
Så snart, du har tages sikkerhedskopi og godkendt, har du fået et nyt regnskab, som vedrører det kommende regnskabsår. Det kan du finde i Filer -> Ã…bn regnskab.
Når du fremover åbner dit gamle regnskab, vil der dukke en ny informationsbox op:
Det betyder, at hvis du ændrer i dit gamle regnskab, kan konsekvenserne af ændringerne – efterposteringer – blive overført til det nye. Det vil SummaSummarum automatisk foreslå, når du lukker programmet, hvis du har bogført nogle linjer.
De allermest indviklede og komplicerede fejl, jeg har set i SummaSummarum, er opstået, hvis der har været flere forskellige udgaver af det gamle regnskab på flere PC-ere, sådan at det nye regnskab ikke hænger ordentligt sammen med det gamle. Så i denne periode, hvor du arbejder i både det gamle og det nye regnskab, skal de to følges ad hele tiden, og du skal være meget ophyggelig med sikkerhedskopiering.
Oplåsning af gamle regnskaber: Du kan ikke selv låse dit gamle regnskab op, hvis du har afsluttet for tidligt, men vi kan via Stones Software få det gjort mod betaling, sikkerhedskopien sendes til Inloco. Det er IKKE noget, du skal planlægge med at gøre, der er alt for mange ting, det skal tjekkes i det nye regnskab, hvis du har pillet i det gamle ved at få det låst op. Prisen er omkring 600 kr. for oplåsningen. Det er meget bedre at have sikkerhedskopier af det, du har brug for.
Moralen er: Dem som er ajour med sin bogføring får ingen problemer ved årsskiftet!
God arbejdslyst.
/Anette