Det er ikke alle kunder, der er lige gode betalere, og dårlige betalere kan være et problem for iværksættere. Mange bryder sig ikke om at rykke for deres tilgodehavender. Men hvis du har leveret det aftalte, har du også krav på betaling til tiden. At undlade at rykke for pengene sender signaler om usikkerhed og/eller rod i regnskaberne. En venlig rykker viser, at du har tjek på tingene.
Derfor skal du fra starten have en fast rykkerprocedure. Den skal opfylde nogle krav med henblik på eventuel senere inkasso. Der er fire trin, hvoraf nr. 1 kan springes over:
Erindring
Venlig erindring, evt. pr. telefon eller mail: »Vi kan ikke se pengene er gået ind, og vi er bekymrede for, om du har fået det rigtige kontonummer. Vores kontonummer er: xxxxx, vil du være venlig at tjekke?« Eller noget tilsvarende venligt og positivt. Denne erindring kan komme få dage efter betalingsfristen er overskredet og kan også bestå af et kontoudtog. Hellere en mail end en telefonopringning, for hvis kunden svarer dig, vil svaret samtidig være en anerkendelse af gælden, og det er altid praktisk at have på skrift. Dog virker telefonopkald, hvor man taler med kunden, nogle gange bedre end mails, som bare kan ignoreres. Måske både-og?
1. rykker
Ca. en uge efter erindringen skal 1. rykker skrives. I den skal du angive, at du kan se, at betalingsfristen er overskredet, og at beløbet skal indbetales inden 10 dage fra fakturadato. Tidsfristen skal med og være præcist 10 dage.
2. rykker
10 dage efter rykker 1, skal rykker 2 sendes (vent med at sende rykker 2 til du har haft mulighed for at se, om pengene er kommet ind på din konto). Rykker 2 indeholder et varsel om inkasso. Formuleringen er fri, men det skal fremgå af teksten, at der skal betales inden 10 dage, ellers vil sagen blive sendt til inkasso. F.eks. kan du skrive: “Det skyldige beløb skal betales senest 10 dage fra dags dato. Hvis det ikke sker, vil det medføre endnu et inkassogebyr på kr. 100,00 og yderligere omkostninger for Dem, idet sagen uden yderligere varsel vil blive overgivet til inkasso.”
Inkasso
Hvis kunden så stadig ikke har betalt, sender du sagen til inkasso, f.eks. hos en advokat. I den forbindelse vil du blive spurgt, om din kunde har gjort indsigelse mod fakturaen. Hvis kunden ikke har klaget over fakturaen eller den leverede ydelse, kan inddrivelse af dit tilgodehavende ske ved henvendelse til fogedretten. Hvis kunden derimod har klaget over fakturaen eller den leverede ydelse, skal almindelig retssag indledes for at få dømt kunden til at betale dig beløbet. Men mange vælger at betale, når de ser det første brev fra advokaten.
Renter og rykkergebyrer
Du kan vælge at tilskrive renter og rykkergebyr. Renteberegningen sker fra sidste rettidige betalingsdato, som skrevet på den oprindelige faktura. Rykkergebyret er »de faktiske omkostninger«, dog max. 100 kr. pr. rykker. Rykkergebyret er momsfrit. Du må maksimalt kræve 3 rykkergebyrer, men det er OK at rykke flere gange uden yderligere rykkergebyrer.