Oversigt | projektregnskab

Aminotastic 2009 – eksternt projektregnskab som en del af en virksomheds regnskab

Aminotastics 2009 havde en selvstændig økonomi. Men man kan hverken købe eller sælge noget uden at have en officiel identitet – altså skal man være enten en virksomhed, fond, forening eller person.

Det blev Anette Sand ApS, som lagde navn til. Men for at sikre, at der ingen uhensigtsmæssig sammenblanding fandt sted, fik Aminotastic sin egen bankkonto og sin egen bogføringskreds (dvs. sit eget bogholderi). Det regnskab, jeg har fremlagt i indlægget Aminotastic 2009 – regnskab, er altså ikke et udtræk fra det større Anette Sand ApS-regnskab men en udskrift fra et selvstændigt bogføringssystem.

Hermed opnår man vandtætte skotter mellem de to økonomier, som jo ikke har noget med hinanden at gøre. Det betyder også, at bogholderiet kan føres af en person, som ikke ellers har adgang til hovedregnskabet.

Da Aminotastic 2009-regnskabet var helt afsluttet, overførte jeg så fire tal til mit eget regnskab:

Omsætning (momset)
Udgifter med moms
Udgifter uden moms
Skyldig moms (OK: Fordelt på både salgs- og købsmoms, så i virkeligheden fem tal)

og som bilag for disse tal lagde jeg

  • Udskrift af bankkontoudtog
  • Resultatopgørelse for Aminotatsic 2009-regnskabet
  • Alle kontokort for hele perioden, der var bogført i

Det er nogenlunde det samme jeg gør vedrørende vores bogsalg, som også har sin egen bogføringskreds. Det er simpelthen den mest praktiske måde at organisere det på.  Det minder lidt om koncernregnskaber men i mikromålestok.

Læs mere om Aminotastic 2009 her:
Aminotastic 2009 – evaluering

Kommentarer { 5 }

Aminotastic 2009 – regnskab

INDTÆGTER    
  Salg af billetter a 200 kr. (enkelte m. rabat)   46.850,00
* Omsætning   46.850,00
       
UDGIFTER       
Note 1 Udgifter vedr. workshopholdere 1.310,00  
  Lokaler 2.100,00  
  Bespisning  20.268,00  
  Kontorartikler, web,  messemærker mv. 6.866,54  
Note 2 Bespisning og befordr. før og efter 1.646,00  
  Gebyr webbank 10  
  Ørediff. vedr. debitorer 1  
* Udgifter i alt 32.201,54  
       
Note 3 Overskud fordelt   14.648,46

Ja, sådan ser regnskabet ud. Det er ret enkelt: Vi havde jo (som jeg skrev om i indlægget om de økonomiske overvejelser) lavet et ret konservativt budget, hvor der både var luft til, at der kom færre tilmeldte end ønsket og også til, at vi f.eks. kunne dække uventede udgifter, måske noget, som blev ødelagt i et af lokalerne eller noget tilsvarende.

Da vi fik flere tilmeldinger end vi i vores vildeste fanasi havde regnet med (men det var nu også et supergodt program!) og havde venteliste op til selve dagen, var indtægterne store. Og til al held kunne vi holde udgifterne på det budgetterede niveau.

Der er måske et par linjer i regnskabet, som kan uddybes. Det er dem, jeg har skrevet “Note” ved.

Note 1: Alle workshopholdere og foredragsholdere optrådte gratis. Et par af de optrædende havde dog ekstraordinære udgifter, som vi dækkede efter regning.

Note 2: Det er sushiregninger. Og lidt pizza. Til de, som knoklede torsdag, fredag og lørdag aften for at få sat stole, borde osv. på plads før og efter arrangementet. Lokaleomkostningerne var så lave, fordi vi ikke købte hjælp til noget som helst men lavede det hele selv. Inkl. rengøring af salen, da alle var gået. Og den slags kræver lidt fastfood.

Note 3: Overskuddet blev fordelt mellem de fire, som havde været med i arrangørgruppen fra start til slut med besked om at donere pengene til et valgfrit velgørende formål.

Jeg vil så bemærke, at dette regnskab kun udgør en del af projektøkonomien. En meget større del udgøres af den frivillige arbejdskraft:

  • Arrangørgruppen, anslået 100 timer + bogholderi xx antal timer (se angående dette i indlægget Aminotastic 2009 – evaluering)
  • Yderligere praktisk hjælp på selve dagen 16 timer ud over arrangørgruppen
  • Fotografer, videooptagelse af foredrag mv. gennem hele arrangementet
  • Foredrags- og workshopholdere, i alt 14 personer

Som et kommercielt arrangement ville omsætningen ligge på omkring 200.000 kr. (sådan cirka), deltagerbetalingen ville skulle være på omkring 1.000 kr. pr. person. Og så ville det ikke længere være Aminotastic, som jo netop er skabt for alle iværksættere og har en særlig stemning og energi på grund af den store frivillige indsats og al den positive opbakning, der er til dette nonprofit setup.

Læs om projektregnskabet som en del af et større virksomhedsregnskab her.

Kommentarer { 2 }

Aminotastic 2009 – økonomiske overvejelser

Regnskabsskolen var med til at arrangere Aminotastic 20o9 sidste år. Sammen med en lille gruppe af iværksættere her fra Københavnsområdet. Af uransagelige årsager :-) landede den økonomiske del på mit bord.

Nu, hvor der måske er ved at danne sig en gruppe, som vil arrangere Aminotastic 2010, har jeg fået et par forespørgsler om det økonomiske i arrangementet. Pudsigt nok ikke fra folk, som selv overvejer at afholde arrangementet, men fra almindeligt nysgerrige.

Spørgsmålene går på to ting:

1. Hvordan kan man lave et regnskab for et projekt, som ikke er en del af ens virksomhed og

2. Hvor mange penge brugte I på hvad.

Jeg  svare ved at beskrive mine erfaringer med Aminotastic i fire indlæg:

Aminotastic er et brugerstyret arrangement, som iværksættes af en selvbestaltet gruppe blandt Aminos brugere. (Uden at skulle gå i detaljer med programmet, kan jeg kort nævne, at der i 2009 var tale om en hel dag med foredrag og workshops.)

De økonomiske  forudsætninger satte vi sådan:

  • Lav deltagerbetaling, så prisen ikke forhindrer nogen i at deltage
  • Ingen arrangørbetaling ud over den tid, vi lægger i det (altså: Ingen satsninger, intet underskud, vi bagefter skulle dække selv eller tigge Martin Thorborg om at få betalt efterfølgende)
  • Stort arrangement med mange (gerne 200) deltagere, men budgettet skulle tilrettelægges sådan, at vi kunne gennemføre uden underskud med 125 deltagere

Den lave deltagerbetaling giver nogle udfordringer: Men de to gange, Aminotastic havde været arrangeret før 2009, havde alle foredrags- og workshopholdere arbejdet gratis. Det gjorde de også i 2009.  Stort set alle oplægsholdere er erfarne undervisere og/eller foredragsholdere, som normalt kun optræder mod honorar. Det kan kun lade sig gøre at få så mange og så kvalificerede oplægsholdere til at stille op gratis, fordi der er tale om et nonprofit foretagende, som ikke arrangeres af en enkelt virksomhed men er et ægte stykke græsrodarbejde i iværksættermiljøet. Det er lige netop den organisationsform, som gør Aminitastic tiltrækkende og atraktiv.

Men alene det at skaffe lokaler og fortæring til en hel dag (formiddagskaffe, frokost og eftermiddagskaffe) medfører jo udgifter.

Vi satte forlods prisen til 200 kr. + moms., og det vil sige, at budgettet var på 25.000 – 45.000 kr., alt efter hvor mange billetter, vi fik solgt. (Man kan overbooke med 5-8%, fordi der er frafald, navnlig til arrangementer, hvor deltagerne ikke mister et dyrt deltagergebyr. Herudover er målgruppen iværksættere, og der vil være nogle, som ikke kan komme, fordi der lige er kommet en stor ordre ind ad døren.)

Selvom det er mange penge at bruge på en enkelt dag, er det ikke mange, når man tænker på arrangementets størrelse.

Det første, der skal på plads er budgettet. Det næste er lokalerne. Vi fandt gode og billige lokaler i Valby Medborgerhus, og vi havde et rigtig godt samarbejde med cafeen. Det betød, at vi kunne bestille 125 dagskuverter forlods de var åbne for, at vi kunne lægge flere til indtil dagen før. På den måde fik vi budgettet til at hænge sammen.

Læs om, hvordan det gik med økonomien her.

Kommentarer { 2 }