Oversigt | opbevaring af bilag

Ny bogføringslov og digitale bilag

Gæsteindlæg af Statsaut. revisor Søren Revsbæk

Digital bogføring, indscannede bilag og digital opbevaring af bogføringen er nogle af de ting, som er med i det ny forslag til bogføringslov ”L 163 Forslag til lov om bogføring”, som Regeringen fremsætter i Folketinget den 21. april i år. Det hele forventes at blive vedtaget før sommer og træde i kraft i 2023 og senere, efter en overgangsordning.

Det kommer til at ramme de fleste. Måske undtaget små enkeltmandsvirksomheder med under 300.000 i omsætningen.

Lad os se på, hvad det er forslaget indeholder og, lad mig sige med det samme: Der er både ting, som er logiske, men også noget, der lidt har karakter af en dummebøde til de små selvstændige.

Krav om digital bogføring

Der indføres et krav om digital registrering. Det betyder i daglig tale, blot at man skal anvende et bogføringsprogram. Det kan mange virksomheder overholde med det samme, for de gør de allerede. Men der er virksomheder, som stadig kører med den grønne kassebog, og man lægger tallene sammen ved årets udgang – de skal omlægge til at bruge et bogføringsprogram og deraf følgende omkostning i tid og penge.

Krav om digitale bilag

En meget stor ændring for en række virksomheder bliver, at bilag fremover skal ligge digitalt. De skal med andre ord scannes/fotograferes og ind i bogføringssystemet.

Det bliver slut med papirbilag og slut med bilagsmapper. En række bogføringssystemer kan håndtere digitale bilag fint i dag, og vi må forvente, at det bliver et krav, at de scannede bilag ligger i systemet.

Her gælder, at kravet og digitale bilag gælder alle selskaber (fra klasse B og opefter) og alle enkeltmandsvirksomheder med en omsætning på 300.000 kr. og op. Frisøren, tømrermesteren, landmanden, konsulenten, der måske kun har få bilag, tvinges nu til at scanne og uploade bilag til bogføringen.

Det lyder måske meget enkelt, men i den virkelige verden (som Folketingets medlemmer jo ikke kender ret godt), så fungerer papirbilag stadig fint og overskueligt for rigtig mange virksomheder. Navnlig kravet om, at alle virksomheder med over 300.000 kr. i omsætning skal køre digital fremover, virker voldsomt. Så meget er 300.000 kr. jo heller ikke dagens Danmark.

Opbevaring hos tredjemand

Der kommer et krav om, at man ikke kun må opbevare sin egen bogføring selv. Det hele skal (også) ligge hos en 3. part. Det kan enten være i skyen hos et bogføringsprogram, men vi må også forvente, at det lige så godt kan være hos bogholder eller revisor.

Pointen her er, at man skal sikre, at bogføringen altid ligger et sted, hvor det offentlige kan se den. Det er for at mindske svindel i skattesager, hvor bogføringen pludseligt er ”bortkommet.”

Offentligt modtagecenter

En del af loven er også, at der på sigt, skal oprettes et ”offentligt modtagecenter.” Det er et andet ord for, at Skat og andre myndigheder skal have let adgang til din bogføring og dine bilag. Helt uden at spørge virksomheden først, men bare kunne trække oplysningerne selv. Hvem sagde overvågningssamfund? Den del har vi dog endnu til gode at se, hvordan skal gennemføres.

Hvilke systemer tillader den ny bogføringslov så?

Der kommer et krav om, at Erhvervsstyrelsen skal godkende de systemer, vi må bruge, for at vi overholder lovens krav. Det vil uden tvivl sige, at de store og gængse systemer som e-conomic, Dinero, Unicona m.v. med det samme blåstemples.

Men der er jo en lang række systemer, som bruges ude i den virkelige virkelighed, der ikke nødvendigvis ligger i ”skyen.” Det gælder forskellige Excel-systemer og f.eks. det gamle, men driftstabile, Summasummarum. Der må vi vente (og påvirke Erhvervsstyrelsen til) at se, hvad der sker. Som man læser loven nu, lader det ikke til, at man kan fortsætte med dem.

Hvornår skal der bogføres

Det hedder i den nuværende bogføringslov, at man skal bogføre snarest muligt, afhængig af virksomhedens art og omfang. Med andre ord: Er man A.P. Møller, så er det hver dag. Er man tømrermester Hansen, er det måske hver 3. eller 6. måned til momsen.

I den ny bogføringslov vil det kræves, at transaktioner foretages, snarest efter at transaktionen har fundet sted, under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes omfang.

Vi må derfor forvente, at der ikke kommer krav om, at vi skal kaste os over bogføringen, fordi håndværkeren har købt 10 sække cement, men at man fortsat godt kan samle sammen og bogføre f.eks. til momsen.

Mere kontrol

Den ny bogføringslov rummer også, at Erhvervsstyrelsen kan gennemføre mere kontrol med de mindre virksomheder og give påbud og påtaler til virksomhederne. Vi må forvente, at loven følges op af flere besøg hos virksomhederne.

Hvornår træder ny bogføringslov så i kraft

Der er lagt op til en glidende indfasning. For selskaber i klasse B, dvs. de mindre ApS’er og A/S´er, må man forvente, det bliver 1. januar 2024.

For enkeltmandsvirksomheder forventes det, at det bliver fra 1. januar 2026, man skal bruge et godkendt digitalt bogføringssystem, hvis man omsætter for over 300.000 kr. årligt. Det hedder ”to på hinanden følgende regnskabsår”. Det vil sige, at det år, hvor man første gang går over 300.000 i omsætning, skal man ikke nødvendigvis digitalisere, men har man også det næste år over 300.000 kr., så klapper fælden.

Hvad med foreninger og ny bogføringslov

Her ser det ikke ud til at der er ændringer. Får man et offentlig tilskud, så skal man følge bogføringsloven, men får man ingen offentlige tilskud, og driver man ikke erhvervsmæssig virksomhed, eller betaler man ikke skat og moms, så falder man uden for loven.

Link til lovforslaget: https://www.ft.dk/ripdf/samling/20211/lovforslag/l163/20211_l163_som_fremsat.pdf


Søren RevsbækSøren er forfatter til Skat for selvstændige – med virksomhedsordningen og medforfatter til Skat og moms – får du dine fradrag? og Årsafslutning i bogholderiet – sådan laver du dit regnskab

Sørens kontaktoplysninger finder du hos Revsbæk Revision

 

 

 

 

Kommentarer { 1 }