Oversigt | fakturering

Brevkasse: To fakturaer med samme fakturanummer

Hej Anette

Jeg har haft stor glæde af din undervisning og er min egen bogholder nu på 3. regnskabsår. Og har som du anbefaler også rutiner med at fakturere med det samme, som er lette, og som jeg hygger mig med. Mange tak for det.

Imidlertid er jeg kommet til at lave en fejl i en faktura. Den har fået det samme nummer som den foregående (jeg må ind i SALDI og finde en måde at automatisere dette på.

Hvordan retter jeg det? Fakturaen er sendt frem og den er også betalt.

Er det nok at sende en kreditnota og en ny faktura – eller skal jeg ligefrem sende pengene og bede kunden indbetale igen på den nye faktura?

Og hvordan skal en kreditnotat opstilles? Hvad skal være med? Kan du hjælpe mig med et eksempel?

Det glæder mig at høre, at det går godt med bogføringen. Jeg synes, du skal begynde at anvende SALDI til at fakturere med også, så du slipper for at holde øje med fakturanumre fremover.

Nu, hvor fejlen er sket, er der ikke så meget at gøre ved det: Læg en note i din fakturamappe (først i mappen, på indersiden af omslaget), hvor du skriver, hvilke fakturaer, der har det samme fakturanummer. Så det er helt tydeligt, at du ikke prøver at “gemme” fejlen. Og så gør du ikke mere ved det. Hvis ikke kunden allerede havde betalt, kunne du overveje at fremsende en ny, men når det bliver opdaget efter indbetaling, vil det bare skabe forvirring.

Kommentarer { 0 }

Rykkerprocedure

Vores revisor har været efter os,  fordi der ikke er styr på vores indbetalinger, og det er også rigtigt, men vi har en stor kunde, som normalt betaler for sent, og det har været lidt svært at gøre noget ved det. Han siger, at vi skal lave en rykker procedure. Har du sådan en liggende, man kan overtage?

Mange iværksættere bryder sig ikke om at rykke for deres tilgodehavender. Men hvis du har leveret det aftalte, har du også krav på betaling til tiden. At undlade at rykke for pengene sender signaler om usikkerhed og/eller rod i regnskaberne. En venlig rykker viser, at du har tjek på tingene.

Derfor skal du fra starten have en fast rykkerprocedure. Den skal opfylde nogle krav med henblik på eventuel senere inkasso. Der er fire trin, hvoraf nr. 1 kan springes over:

1. Venlig erindring, evt. pr. telefon eller mail: “Vi kan ikke se pengene er gået ind, og vi er bekymrede for, om du har fået det rigtige kontonummer. Vores kontonummer er: xxxxx, vil du være venlig at tjekke?” Eller noget tilsvarende venligt og positivt. Denne erindring kan komme få dage efter betalingsfristen er overskredet og kan også bestå af et kontoudtog. Hellere en mail end en telefonopringning, for hvis kunden svarer dig, vil svaret samtidig være en anerkendelse af gælden, og det er altid praktisk at have på skrift.

2. Ca. en uge efter erindringen skal 1. rykker skrives. I den skal du angive, at du kan se, at betalingsfristen er overskredet, og at beløbet skal indbetales inden 10 dage fra fakturadato. Tidsfristen skal med og være præcis 10 dage.

3. 10-12 dage efter rykker 1 skal rykker 2 sendes. Rykker 2 indeholder et varsel om inkasso. Formuleringen er fri, men det skal fremgå af teksten, at der skal betales inden 10 dage, ellers vil sagen blive sendt til inkasso. F.eks. kan du skrive:  Denne rykker er et varsel i henhold til inkassolovens § 10. Det skyldige beløb skal betales senest 10 dage fra dags dato. Hvis det ikke sker, vil det kunne medføre yderligere omkostninger for Dem, idet sagen uden yderligere varsel vil blive overgivet til inkasso.

4. Hvis kunden så stadig ikke har betalt, sender du sagen til inkasso f.eks. hos en advokat. I den forbindelse vil du blive spurgt, om din kunde har gjort indsigelse mod fakturaen. For hvis kunden har klaget over fakturaen, er det ikke længere en almindelig inkassosag. Hvis du har mange små fakturaer, kan du også tilmelde dig et online-inkasso system, det er billigere i længden men koster lidt i opstart.

Du kan vælge at tilskrive renter og rykkergebyr. Renteberegningen sker fra sidste rettidige betalingsdato, hvis er var betalingsbetingelser i den oprindelige faktura. Rykkergebyret er “de faktiske omkostninger” dog max. 100 kr. pr. rykker. Rykkergebyret er momsfrit.

Kommentarer { 30 }

Fakturering – rettidigt og korrekt

Regningerne ud ““ og pengene ind

Fakturaerne skal flyde ud af virksomheden som en lind strøm, efterhånden som arbejdet bliver udført. Forsinket fakturering skader din likviditet og måske også dit omdømme

Med mindre du sælger varer fra en kontantkasse, vil noget af det første, du som ny selvstændig skal have tjek på, være fakturering. Fakturaerne skal ud, så pengene kan komme i kassen.

Ideelt set skal der faktureres hver dag. Eller så ofte, at du ikke glemmer, hvor meget tid, du præcist brugte på en sag.

Derfor gælder det om at få lavet et system, som er let at bruge, så fakturaerne ikke bliver en tung byrde men en hyggelig arbejdsopgave. Vælg at bruge et regnskabsprogram eller et avanceret regneark, som selv tæller op både på dato og fakturanummer, så du ikke bruger for meget tid.

Der er følgende krav til fakturaens indhold:
·   udstedelsesdato (fakturadato)
·   fortløbende fakturanummer
·   sælgerens CVR-nr.
·   sælgerens navn og adresse samt købers navn og adresse
·   mængden og arten af de leverede varer eller ydelser
·   leveringsdato hvis det ikke er fakturadatoen
·   momsgrundlaget, pris pr. enhed uden moms, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis de ikke er medregnet i stykprisen
·   gældende momssats
·   det momsbeløb, der skal betales

Herudover bør du for din egen skyld have følgende med:
·   betalingsbetingelser og bankkonto
·   oplysning om renter i og rykkergebyr ved sen betaling

Hvis du fakturerer til det offentlige, skal fakturaen sendes elektronisk. Ikke som en .pdf men i et særligt OIOXML-format. Indtil du evt. får et regnskabssystem, som kan klare dette, kan du få fakturaerne omdannet til OIOXML. Det er gratis for mindre virksomheder f.eks. hos Data Scanning, tlf. 46 55 00 70.*


*Tilføjelse januar 2020: I dag kan du sende en gratis EAN-faktura via virk.dk her.

Kommentarer { 61 }

Bytteri – er det lovligt?

Det er helt almindeligt blandt iværksættervirksomheder, at man bytter varer og ydelser. Hvis du bytter med andre, er der to ting at være opmærksom på:

For det første: Der indgår fakturaer i bytteriet! Du kan ikke arbejde for nogen uden at udstede en faktura. Og omvendt kan du ikke betale med dit eget arbejde uden at få en faktura for det, du har købt. Momsmæssigt går det lige op, hvis ydelserne er momsede og har samme værdi: Hvis du sælger noget til 1.000 kr. og køber noget andet til 1.000 kr., bliver det skatte- og momsmæssigt det samme, som hvis I havde undladt faktureringen. Men sort arbejde er ulovligt. Regnskabsmæssigt ser det i mange tilfælde også bedre ud, at du har haft en omsætning på 1.000 kr., selvom pengene er brugt, end ikke at have nogen omsætning overhovedet.

For det andet: Bytteriet duer kun når begge parter sælger b2b. Det vil sige, at hvis den ene af jer har en ydelse, som er fradragsberettiget og den anden ikke har, er der et problem. Du kan altså ikke betale for din private frisørregning med en portion visitkort til frisørens butik. Fordi det ene er en privat udgift, som ikke vedrører firmaet, og det andet er en almindelig driftsudgift, som er fradragsberettiget.

Kommentarer { 0 }