Oversigt | bespisning

Frokostordning for medarbejderne og kantinemoms

I min bogføringsgruppe “First Monday” på Facebook blev jeg i går spurgt om momsreglerne på kantineområdet:

“Vi har en frokostordning for vores medarbejdere, og får en regning med moms fra firmaet der leverer frokosten. Kan vi trække momsen fra?”

Reglerne er sådan, at hvis virksomheden selv driver kantine, er der fuld fradrag for moms. Også hvis man køber fra et cateringfirma.

Salgsmomsen skal derimod afregnes efter normalværdien, ikke salgsprisen, der jo typisk er kunstigt lav. Salgsmomsen er derfor: 25 % x madens kostpris. Det går lige op, men skal stadig gøres!

Men hvis virksomheden også selv bruger lønninger på det (tilberedning m.v.), så skal den løn også momses, og så er vi ovre i det, der hedder kantinemoms.

Hvad er kantinemoms?

Når man taler kantinemoms, skal der både beregnes salgsmoms og købsmoms. Købsmomsen er enkel nok: Det er momsen af udgifter til kantinen, mad og leverancer. Salgsmomsen, derimod, kræver noget mere beregning.

Som regel giver virksomheden tilskud til kantinen, så kantinedrift giver permanent underskud, fordi kantinen også er et personalegode. Kantinemoms omfatter de virksomheder, som sælger mad- og drikkevarer til egne ansatte. Uanset om virksomheden i øvrigt er momspligtig.

Reglerne gælder ikke hvis:

  • virksomheden har udliciteret sin madordning, altså et firma kommer udefra og sælger mad til almindelig pris
  • personaleforeningen driver kantinen – så er det personaleforeningen, som skal afregne moms.
  • kantinen ikke har underskud – så skal man jo bare beregne moms af salgsprisen og trække normal købsmoms for køb af mad m.v.

Men normalt driver virksomheden selv kantinen (eller får evt. maden udefra), og prisen er kunstigt lav. F.eks. trækkes der 20 kr. pr. dag på medarbejderens lønseddel, og så kan medarbejderen spise frit i kantinen.

Der er flere måder at beregne kantinemoms på

Købsmomsen kender vi allerede, men salgsmomsen kan beregnes på flere måder:

Når man selv laver maden: 

Indkøbspris af råvarer (uden moms) + 5 %
+ Egne lønudgifter til kantinepersonale minus 25 %
Dvs. man medregner kun 75 % af lønnen
= Det samlede momsgrundlag

Når man køber maden ude i byen (man får maden leveret og laver ikke selv noget i køkkenet ud over at anrette den):

Samlet indkøbspris for maden x 25 % moms.

Når en kok udefra laver maden i virksomheden:

Samlet indkøbspris (mad, leverandør m.v.)
+ Udgift til ekstern leverandør, der arbejder i kantinen
(salg, produktion af mad, indkøb m.v.)
– 25 % af den løn, som leverandøren har (hvis man kan se det på regningen)
+ 2,5 % af den samlede indkøbspris minus 25 % af leverandørens løn
+ Vores egne lønninger til kantinepersonale – 25 % (dvs. kun 75 % af lønnen tælles med)
= Momsgrundlaget (altså det, der skal beregnes 25 % moms af).

Så når det gælder salgsmomsen, er det altså ikke det, som medarbejderne betaler, der skal beregnes moms af, men de beregninger, som skal laves på baggrund af råvarer, lønninger m.v.

(Tak til statsaut. revisor Søren Revsbæk for uddybning)


Læs alt om kantinemoms – og meget mere – i bogen Skat og moms – får du dine fradrag? Køb den i Regnskabsskolens webshop

Skat og moms - får du dine fradrag

Kommentarer { 0 }

Restaurantmedarbejder: Bespisning under en vagt

SpørgsmålSofie har spurgt mig i en kommentar:

“Hvordan er reglerne for medarbejdere, der arbejder på en restaurant, hvis medarbejderen indtager et måltid ifm. med en vagt på restauranten?”

SvarDet afhænger af, om vedkommende er under Horestas overenskomst eller ej. Er man det, så bliver medarbejderen opkrævet et beløb pr. dag til kost, og så er vi jo ovre i noget, der ligner en kantineordning, og som derfor ikke giver flere problemer. Beløbet, man opkræver hos medarbejderen, er 12 kr. pr dag.

Hvis ikke man er det, og velsagtens i alle andre tilfælde, så skal man beskattes af fri kost efter de gældende regler. Det vil sige et måltid til en værdi af 40 kr., hvis man får et måltid gratis.

Kommentarer { 0 }

Brevkasse: Må firmaet betale hvis noget ikke er fradragsberettiget?

SpørgsmålHej Anette,

Tak for din utroligt gode og praktisk hjælpe-blog!!

Jeg har dog et spørgsmål der kan virke dumt, men alligevel noget jeg har undret mig over længe. Jeg læste din artikel https://anettesand.dk/2010/bespisning-pa-arbejdspladsen og her skriver du om personligt ejede virksomheder at “pizzaen skal stadig betales privat”. Jeg er med på at den ikke er fradragsberettiget, men betyder det så også at jeg ikke må lade min virksomhed have udgiften? Eller er det mig der ikke helt forstår betydningen af fradrag?

På forhånd tak :-)

Mvh.
Jesper

SvarHej Jesper

Mange tak for de pæne ord. Her er ingen spørgsmål dumme. Det kan være svært at overskue reglerne.

Du må gerne betale pizzaen med firmaets Dankort, men når du registrerer det i dit skattemæssige regnskab, skal pengene fremgå som “hævet privat” eller “mellemregning”, sådan at du faktisk kommer til at betale pizzaen selv.

Hvis du vil læse noget let og billigt om iværksætterøkonomi kan du købe vores Iværksætterkompendium her, og ellers kan du anskaffe den helt nye bog om fradrag, hvis du vil være sikker på, at du har helt tjek på dine skattefradrag.

Dbh.
Anette

Kommentarer { 0 }

Brevkasse: Fuld moms af personalebespisning?

Nu har skat/moms jo anerkendt, at bespisning af egne medarbejdere i egen kantine, hvis det er afgørende for arbejdets udførelse, er momsfrit, og ikke jeg har misforstået det.

Hvad nu hvis man slet ikke har en kantine. Det kunne være et arbejdssjak som bygger en bro, og arbejder 12 timer om dagen – eller et filmhold som laver en film udendørs – 12-14 timer og dagen, og nødvendigvis skal kunne bespises ved normale måltider, og ha en vand til rådighed i middagsheden.

Her er der jo ikke egen kantine, og måske firmaet slet ikke har et domicil med en sådan, fordi medarbejdere og lejlighedsansatte eller honorar/projekt ansatte – altid arbejder “ude i marken”.

Har du noget som helt – uforpligtende bud på, om det så vil være 25% af momsen der kun kan fradrages, eller hvordan mon?

Du har ikke misforstået det – blot lægger du for megen vægt på det med kantinen. Det har ingen betydning, om virksomheden har en kantine eller ej. Det, der gør forskellen er formålet med bespisningen. Og som  du beskriver det, har I ikke fradrag for momsen, fordi bespisningen ikke tjener til at effektivisere et møde eller et seminar med fagligt indhold. Jeg klipper lige fra SKATs styresignal om emnet hos Taxcon:

Ved vurderingen af om den vederlagsfri bespisning m.v. finder sted med henblik på varetagelse af et strengt erhvervsmæssigt formål, må der efter SKATs opfattelse sondres mellem forskellige former for servering.

Det er SKATs opfattelse, at servering inden for et fastsat mødetidsrum finder sted med henblik på varetagelse af strengt erhvervsmæssige formål.

Betingelserne for fradragsret for servering under møder i virksomheden anses for opfyldt i følgende tilfælde (ikke udtømmende):

  • møder med forretningsforbindelser
  • bestyrelsesmøder
  • interne møder i virksomheden med fagligt indhold, herunder også temadage
  • interne kursusaktiviteter

Betingelserne for fradragsret anses ikke for opfyldt i følgende tilfælde (ikke udtømmende):

  • daglig bespisning af medarbejdere
  • gratis frugt, kaffe, te mv., som står til rådighed for medarbejderne
  • sociale arrangementer (personalefester, julefrokost o. lign.)
  • markering af medarbejderes fødselsdage, jubilæer mv.
  • generalforsamlinger

Det vil sige: Holder I et byggemøde, er serveringen under byggemødet omfattet af den nye regel, og du kan afløfte momsen fuldt ud. Men den daglige servering af vand/mad er ikke.

Kommentarer { 9 }

Bespisning på arbejdspladsen

Her til aften har vi haft informationsmøde for nye iværksættere. Næste gang er den 28. april, og du kan tilmelde dig her.

Selvom dagsordenen egentlig er den samme fra gang til gang på informationsmøderne, er indholdet meget skiftende. I dag var der mange spørgsmål om bespisning.  Derfor:

Bespisning på arbejdspladsen

Mad på arbejdspladsen omfatter alt fra morgenbrød til det halvårlige personalemøde eller pizza den aften inden julepakningen, hvor alle arbejder sent, til overdådige, daglige kantineordninger.

Alle udgifter til bespisning af medarbejdere er fradragsberettigede. Spørgsmålet er, hvornår kan man trække maden fra i virksomhedens regnskab, uden at medarbejderne bliver personligt beskattet af personalegodet.

Udgangspunktet er, at mad er en privat udgift, og derfor skal der enten være en særlig regel eller begrundelse for, at maden kan trækkes fra. Dem er der så til gengæld også nogle stykker af.

Kaffe, te, kildevand og frugt i virksomheder med ansatte

Det kan trækkes fra, fordi der er tale om en “velfærdsordning”.  De ansatte bliver normalt ikke beskattet, hvis der er tale om noget, som er “uden væsentlig økonomisk værdi og ikke individualiserbar pr. medarbejder.”

En kage til kaffen i ny og næ går også ind under denne ordning. Hvor langt reglen om “generelle personale- og velfærdsordninger” lige kan trækkes, er svært at sige. Men de omfatter ikke en gratis minikiosk med sodavand, chips, chokolade og ugeblade.

Overarbejde

Bingo! Selvom medarbejderne forventes at betale deres egen mad, så er der her en undtagelse: Hvis de ikke kan komme hjem på grund af overarbejde i din virksomhed, er aftensmaden en udgift som virksomheden kan trække fra, uden at de ansatte skal beskattes.

Udgiften er omfattet af bagatelgrænsen. Det betyder, at der skal være tale om lejlighedsvise måltider, ellers kommer I alt for let over grænsen, hvor hele beløbet bliver skattepligtigt.

Personalemøder

Betaler virksomheden for et måltid mad i forbindelse med en mødeaktivitet, som det er nødvendigt at medarbejderne deltager i (de er måske ligefrem beordret til at deltage) kan virksomheden trække udgiften fra.

Kantineordning

Kantineordning går ud på, at man som arbejdsgiver kan have en kantine eller på andre måder stille frokost til rådighed for medarbejderne.  Hver medarbejder betaler en del af udgiften og virksomheden betaler resten eller giver et fast tilskud. Bemærk dette: Den ansatte skal betale en del af udgiften, ellers bliver der tale om beskatning, og så er kantinen pludseligt en klam fidus.

Kantineordningen er et af de mest debatterede frynsegoder i nyere tid, og der har været adskillige sager omkring tilskuddet størrelse, hvordan hele ordningen skal behandles momsmæssigt, og hvordan man i øvrig gør op, hvad en kantineordning koster.

Typisk betaler den ansatte et bidrag på 25 ““ 35 kr. pr. dag som trækkes i lønnen, efter skat. Virksomheden betaler så resten af udgifterne til kantinen (råvarer, catering, kok, inventar o.s.v.). Udgifterne kan trækkes fra. Momsreglerne er ret indviklede ““ og har været ændret flere gange – så det vil vi ikke beskrive detaljeret, men man kan regne med at der skal betales moms af beløbet.

Hvis du har kantine for medarbejderne og samtidig byder på frokost til en forretningsforbindelse (f.eks. en freelancer eller en revisor), er der ikke tale om en personaleudgift men repræsentation. SKAT har vurderet at en frokost koster 50 kr. og en middag 80 kr. og så kan man kun trække 25% af udgiften fra. I virksomhedens bogholderi skal man derfor sørge for at notere når der er gæster, kunder, leverandører, rådgivere osv. på besøg i kantinen, så man kan bogføre det som repræsentation i stedet for en personaleudgift.

I personligt ejede virksomheder, hvor ejeren er eneste medarbejder

Det daglige forbrug er ikke fradragsberettiget, heller ikke mad på grund af overarbejde: Du er velkommen til at knokle igennem hele natten, men pizzaen skal stadig betales privat, så længe du befinder dig på eller i nærheden af virksomhedens adresse.

Ellers er der tale om rejseudgifter ““ det er der andre regler for. Men kaffe, te og den slags, som du indkøber og indtager i forbindelse med afholdelse af møder er fradragsberettiget.

Den type fradrag kan du læse om i Bogen om fradrag: For eksempel i kapitel 2.16 om repræsentation, 2.17 vedrørende reklame og kapitel 2.24 vedrørende bestyrelser, advisory boards og frivillige medarbejdere.

Moms af mad, serveret i virksomheden til gæster og forretningsforbindelser, er ikke fradragsberettiget, heller ikke med 25% repræsentationsmoms.

Du kan købe Bogen om Fradrag som e-bog eller trykt bog lige her.

Kommentarer { 12 }