Kassekladder – hvor mange skal man bruge?

Hvis du hellere vil læse end se/lytte, så læs under videoen.

I Regnskabsskolen har vi i vores eget regnskab flere forskellige bilagsnummerserier: Én nummerserie til fakturaer, en anden nummerserie til vores almindelige finansbilag, og så har vi en tredje nummerserie til kassebilagene, fordi det er praktisk, at den nummerserie, vi har til de almindelige finansbilag, ikke skal afbrydes, hver gang nogen skal bogføre to kassebilag.

Det kan man godt. Vi sørger bare for, at nummerserierne ikke på nogen måde møder hinanden – så hvis fakturaerne kører efter deres eget system, de almindelige finansbilag alle har numre, der starter med f.eks. 5000,  og kassebilagene alle starter med 9000, så er der ikke nogen risiko for, at vi kommer til at bruge det samme bilagsnummer, og der er stadig en konsekvent rækkefølge. Det er der ingen problemer i.

I de lidt større regnskabsprogrammer/bogføringsprogrammer/økonomisystemer er det sådan, at man kan vælge at lave mere end én kassekladde. Det kan man ikke i de helt små, men i de lidt større – f.eks. e-conomic og Uniconta – kan man. Når man opretter en ny kassekladde, kan man bestemme, hvilken nummerserie denne kassekladde skal køre efter. Og så er det praktisk – hvis man har tre forskellige bilagsnummerserier – at have tre forskellige kassekladder, sådan at man, når man bogfører kassebilag, går ind i den ene og bruger den hver gang, for så husker den det sidste nummer, der er blevet brugt. Så er der ikke så stor risiko for, at der kommer rod og mudder i de her bilagsnummerserier. Hvorimod hvis man har det hele i én kassekladde, så skal man ind at tjekke – er vi sikre på, at det er det sidst brugte bilagsnummer osv., og det kan hurtigt gå hen at skabe nogle fejl.

Så det er praktisk, hvis man har tre nummerserier, at man også har tre kassekladder – og ikke mere!

Jeg har nogle gange skulle hjælpe nogen med at afslutte et regnskab, hvor der så har ligget 24 kassekladder, herunder en for “finansbilag for januar”, en for “finansbilag for februar”, en for “finansbilag for marts”, og så er problemet jo, at hvis man så skal tilføje et bilag, for eksempel fordi vedkommende, der har bogført, har glemt renter og gebyrer i banken eller noget i den stil, så er det ikke sikkert, man kan få det bilagsnummer, man gerne vil have, for så skal man ind at tjekke, om det er blevet brugt i en af de mange kassekladder. Så det synes jeg er dårlig stil.

Altså: Med hensyn til kassekladder synes jeg, man skal have lige så mange kassekladder, som man har bilagsnummerserier, og ikke flere!

, , , ,

Ingen kommentarer endnu.

Skriv et svar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.