Undgå papirspild, version 154

Gæsteindlæg af: Jørgen Kirkegaard

Er en opsang stadig nødvendig?

Kære selvstændige (og andre papirnussere)!

Vi har hørt det til hudløshed: “Spar på resurserne og giv en god klode videre til vores efterkommere”. Er det virkelig nødvendigt at minde os om? Tjah, kik omkring dig på dit skrivebord: Hvor meget papir ligger der her? Er dit næste print det første stykke papir af et nyt træ?

Brug lige godt 30 sekunder af dit liv på dette klip: https://www.youtube.com/watch?v=UR4mlLiyjYo.

Ja, man skal jo heller ikke overdrive.

“Tænk globalt, handl lokalt”

Men kan jeg stadig gøre noget? Ja, hvis du kan svare “ja” til en af følgende:

• Bilag: Har du stadig alle dine bilag på print?
• Øvrige dokumenter: Er alle dine kopier af dit årsregnskab og andre vigtige dokumenter på print?
• Telefonbog og kalender: Har du det stadig bedst med en trykt telefonbog og en trykt kalender?
• Noter: Bruger du stadig papir, når du sidder foran din computer eller et andet “device” med plads til millioner af bogstaver? Det kan være:
  • En e-mail-adresse, du skal bruge om lidt?
  • En aftale, du skal huske?
  • Et telefonnummer, som skal i din telefonbog?
• Find selv på flere og send dem til mig – så får jeg dem med i næste version af dokumentet.

1. Bilag på print

Lovgivningen er endelig ændret for et par år siden, så det accepteres, udelukkende at have bilag i filer; de såkaldte “elektroniske bilag”.  Her et par fif til at håndtere dette:

1. Start ved et nyt regnskabsår eller hurtigt inde i det. Det kan selvfølgelig også være en mulighed at “øve sig” midt i regnskabsåret.
2. Teknisk:
   1. Sørg for, at der automatisk bliver taget backup af bilagsfilerne. Måske er du heldig at have en IT-løsning, hvor dette sker af sig selv. Du kan også dele filerne på internettet, f.eks. via “Dropbox” eller “Gdrive” osv. Husk, at hvis du f.eks. bruger “Dropbox”, så sletter den også filer, hvis du gør det ved et uheld. Dét er der ikke meget backup i.
   2. Hav undermapper, hvor bilagene er opdelt efter kalender ““ månedsvis eller halvårligt, afhængig af mængden. Dette hjælper til overskueligheden.
   3. Brug filnavnet til at indikere bilagsnummeret. F.eks. “2015-0123 DataKons regning.pdf”. Brug nuller foran numrene, selvom det kan se “nørdet” ud. Herved vil bilagene sortere sig efter bilagsnummer, når du sorterer alfabetisk. Bruger du ikke nuller, vil du få dem sorteret som f.eks. “1 Jørgen.pdf”, “10 Kirkegaard.xls”, “11 Datakons.docx””¦
3. Tænk på det, allerede ved kilden:
   1. Sørg for, hvor det overhovedet er muligt, at få en opkrævning, kvittering, faktura osv. pr. mail ““ og helst kun pr. mail. Hvis du vil tjekke en regning på vej ud af en fysisk butik, kan du f.eks. vente til du har den på din mobil ““ eller få lov til at se den på ekspedientens skærm. Dette har ikke været et problem, dér hvor jeg har bedt om det.
   2. Hvis du får tilsendt en opkrævning på papir, skynd dig at scanne den ind og henvend dig samtidig til afsender og sig, at du næste gang ønsker opkrævningen vedhæftet en mail. Jeg vil benytte lejligheden til at advare imod, selv at kunne hente bilag på afsenders hjemmeside. Det vil ofte være sådan, at du ikke kan gøre dette, hvis du stopper med at være kunde! Hvis du ““ fyha – hører til blandt os, der ikke samler bilag hver dag, kan du hurtigt komme til at misse nogle, hvis du stopper med at være kunde.
4. I det daglige:
   1. Væn dig til at scanne de fysiske bilag, straks du modtager dem. Hvis du ønsker at beholde papirversionen til at vise oldebørnene, kan du jo lægge dem i en god gammel bilagsmappe med det tildelte bilagsnummer påført. Denne procedure vil langsomt sikre, at det er på computeren, du først og fremmest vil lede efter dine bilag.
   2. Husk, at en bekræftelse af en aftale også gælder, hvis den er sendt via mail ““ ligesom, hvis den er faxet. Du kan således sende dine aftaler uden underskrift. Dette er nok bedst for mindre aftaler, og din modtager kan jo også være “™bagefter”™ og vil slet ikke gå med til dette. Her kunne du måske omvendt være opdragende, ikke nødvendigvis i ord, men i handling.
   3. Hvis du skal ekspedere et bilag videre med din fysiske påtegning, er det ikke nødvendigt at have det på print. Hvis du allerede har det på print, så scan det ind ““ ellers tag det ind i Paint el.lign. og påfør dine påtegninger her. Er det pdf-dokumenter, kan du investere i en pdf editor. Er det andre dokumenter, så find på! Eller få indført, at påtegninger kan være direkte i en mail eller på anden “elektronisk” måde.
   4. Væn dig selv til, at sortere bilag på computeren. Hvor du nu måske lægger ubetalte regninger i én fysisk bakke, kan du måske lægge en kopi af regningen i en undermappe på computeren, indtil den er betalt. Brug fantasien ““ mange arbejdsrutiner kan faktisk overføres direkte.
   5. Flyt printeren ned i kælderen, dens ledninger op på loftet og sæt ikke blækpatroner i. Gør det til en besværlig undtagelse at printe. Bruger du printeren som scanner, gem både blækpatroner og papir.

2. Reklamer

Indrømmet, flere studier har ““ så vidt jeg husker ““ påvist, at hvis en kunde har et katalog eller lignende, fysisk i hånden, virker det oftest bedre, end hvis det findes i indbakken. Det er vel også derfor, at vi får så usvigeligt mange reklamer ind ad døren, hvis ikke vi siger “Nej Tak” (husk lige dét!)

Her vil jeg mene, at du også vil blive husket, hvis du udsender “elektroniske” nyhedsbreve og samtidig argumenterer for, at det “kun” kommer elektronisk. Både jeg og mit firma har frabedt sig trykte reklamer ““ jeg får nu så lidt på papir, at jeg helt kan glemme at tømme den fysiske postkasse!

3.  Øvrige dokumenter på print. Årsrapporten, f.eks.

Hvem er det egentlig, som gerne vil have, at din årsrapport og andre dokumenter på print?

• Dig, af æstetiske årsager? Den er flot indbundet og ser godt ud i dossieret.
• Revisoren, så han/hun kan få lidt reklame ved at den er flot indbundet i reolen?
• Ledelsen, banken, investorer, kunder”¦? Næh, ikke når de har læst dette skrift.

De, som absolut ønsker årsrapporten – eller andre dokumenter – på print, kan vel selv udskrive den? Dette gælder i princippet alt materiale fra din virksomhed. Videresendelse af kontrakter osv. – scan det ind og send som vedhæft til en mail i stedet for at tage en kopi og send den med posten. Det gælder især også mails. Det vil pynte på din signatur, hvis du f.eks. tilføjer “Please consider the environment before printing this document. Do not print anything, unless you really have to“.

4.  Noter

Jeg kan stadig fange mig selv i at tage noter på papir, selvom jeg sidder foran et tændt medie med plads til flere millioner notater. Det er især, når jeg taler i telefon. Et navn. En e-mail-adresse. Et telefonnummer. 5 stikord.

Jeg har nu (næsten) vænnet mig til, konsekvent at åbne “Notepad”, når jeg har startet computeren.  Jeg plejer straks at gå ind i mit mailprogram, hvor jeg skal indtaste min e-mail-adresse. Den kopierer jeg ofte over i “Notepad”, fordi jeg typisk bruger adressen som login rigtig mange steder ““ det er en anden historie. Så er “Notepad” også i gang og ligger i baggrunden.

Man vænner sig hurtig til at starte det rigtige program, afhængig af hvad, man skal notere. Skal der beregnes, går man i Excel, skal en ny kontakt oprettes, går man i sit adressekartotek, er det en aftale, går man i kalenderen osv. Det lyder ret banalt, men det tager faktisk lidt tid at vænne sig til. Både at komme af med pen og papir (som selvfølgelig skal gemmes langt væk sammen med printerpatronerne og frimærkerne) og med først at starte det program op, man skal bruge notatet i, før man noterer.

Og når man lige har vænnet sig til at bruge sit “elektroniske” adressekartotek, er det jo også oplagt at lægge kontaktpersonerne derind. Ofte vil du så også have dem på din mobil, hvis du står ude i byen og skal ringe.

5.  Kalender

Jeg er ikke meget for at indrømme det, men: En god gammeldags, fysisk kalender er ikke at kimse af!! Jeg forsøgte i 3 år at slippe af med den, men måtte ty til den igen. Først sidste år var jeg tryg nok ved at have en elektronisk kalender. Den er i Outlook og er dermed synkroniseret på pc, tablet og mobil osv. og tilgængelig på nettet. Nu er det en selvfølge som alt det andet, men jeg kan oftere end jeg vil indrømme det savne et overblik over en hel måned og/eller en hel uge. Især med de små bogstaver og tal, der er på mobilen. Jeg har flere gange taget mig selv i at måtte markere en hel måneds aftaler i et Excel-ark for at få overblikket. Ikke godt.

Summa Summarum: Jeg forstår det, hvis din kalender er det sidste, det overgår til at være elektronisk.

6.  Andet

Hvis man er ivrig, kan man jo også missionere overfor sine medmennesker og forretningsforbindelser. Selv en forespørgsel på, om man kan få kvitteringen elektronisk, kan jo sætte nogle svingninger i gang hos modtageren. Ellers kan du jo starte med at komme med fif og gode råd til denne artikel. De kan så blive inkorporeret i den næste version.

Jeg har uden videnskabeligt belæg skønnet, at hvert A4-papir modsvarer en vejrtrækning. Så hold vejret i 10 sekunder, hver gang du printer en side!

Held og lykke med din (næsten) papirløse fremtid. Og “Do not print!”