Gæsteblogindlæg:
Microsoft Excel er ét af det mest anvende programmer i de danske virksomheder.
Desværre er det de færreste, som rent faktisk har særlig godt styr på programmet. Det betyder, at regnearket ofte bliver gjort unødigt kompliceret og uoverskueligt.
Og hvad godt er et regneark, som du ikke kan bruge til noget?
Lige præcis: Ikke særligt anvendeligt!
Derfor giver jeg dig i denne guide en komplet guide til, hvordan du igen gør dit regneark overskueligt i 5 nemme trin.
Før du kaster dig over disse 5 trin, er det dog vigtigt at slå følgende fast:
“Når du opbygger et Excel-ark, så skal den næste person der ser på arket også kunne forstå, hvad du mener”
Du behøver ikke at være superbruger af Excel for at kunne sætte et layout op, som andre kan aflæse.
I videoen og artiklen herunder, hjælper Kasper Langmann fra kursusvirksomheden Proximo dig på rette vej.
Lad os straks komme i gang!
Video: Gør dit regneark overskueligt på 7 minutter
Vi har filmet en video til dig, som trin-for-trin viser dig, hvordan du gør et regnearket overskueligt og nemt at læse.
I videoen lærer du blandt andet om:
- Overskrifter: Giv din data kontekst
- Skjul data: Gem det overflødige
- Kanter: Indram din data
- Cellefarver: Hvilke farver bør du vælge?
- Fjern gitterlinjer: Du kommer næsten til at glemme, at det er et regneark
Til videoen har vi lavet en øvelsesfil, som du selv kan downloade her og prøve kræfter med
Jeg anbefaler dig, at se hele videoen igennem 1 gang og derefter selv prøve kræfter med det tips og tricks, som jeg viser dig.
Har du set videoen? Godt!
Herunder bliver de forskellige trin i videoen også gennemgået, så du nemt kan finde det tip frem, som du lige står og mangler.
5 nemme trin til et pænt regneark
Herunder finder du de 5 forskellige tricks til, at gøre dit regneark pænt og overskueligt. Lad os kigge nærmere på det med det samme!
1: Indsæt overskrifter
Én af de mest fundamentale ting er, at overskrifterne på kolonnerne (eller rækkerne) skal skille sig ud fra resten af data.
Dette kan du opnå ganske simpelt (og hurtigt) på forskellige måder såsom:
- Gør skriften fed
- Større skrift
- Gør skriften til en anden farve
Eller en kombination af ovenstående!
Som du kan se i øvelsesfilen (og på billedet herover), så skiller overskrifterne sig ikke ud i forhold til data.
Marker derfor den øverste række som indeholder overskrifterne, klik på “F” for at gøre skriften fed og derefter klikker du på “A” med en pil op et par gange og så gør du skriften større.
Og nu ser det altså sådan her ud:
2: Skjul unødvendig data
10 minutters stirren op og ned ad lange kolonner og rækker giver hurtigt hovedpine.
Ved at skjule data, der ikke er essentiel for dit arbejde, øger du fokus på dét som er vigtigt.
Sådan skjuler du data:
- Marker de kolonner (eller rækker) som du vil skjule
- Højreklik på de markerede kolonnetitler
- Tryk på “Skjul”
Nu er kolonnerne A og B skjult.
Vil du have dem frem igen?
Intet problem.
Marker kolonne C (der hvor kolonne A var) og mens du markerer så flyt musen mod venstre (se nærmere i videoen hvis du har problemer med dette). Højreklik derefter og tryk på “Vis” og så er dine rækker igen synlige.
3: Indram din data med kanter
En ramme omkring de væsentligste pointer i regneark får øjet til, at fokusere på hvad der er vigtigt.
På den måde kan du (og din kollega) nemt identificere den væsentligste information i regnearket.
Det er lige præcis dét som du kan med kanter.
Sådan bruger du kanter:
Først markerer du den data, som du vil sætte en kant rundt om.
Start med at marker overskrifterne i regnearket.
Klik derefter på dropdown-ikonet med en stiplet firkant og klik på “Tykke ydre kanter”
Og nu kan du så se, at overskrifterne også har fået en kant omkring sig.
Bonustip: Prøv også at vælg de celler som ikke er overskrifter og giv dem en kant. “Ydre kanter” fungerer godt til dette formål.
4: Cellefarver
Disse kan bruges præcis ligesom kanter.
Nemlig til at vise forskellen mellem data som er vigtig – og data som er mindre vigtig.
Sådan justerer du cellefarver:
Marker de celler, som du vil ændre cellefarven på. Her vælger jeg “Omsætning”.
Klik derefter på spanden og vælg en passende farve. Her vil vi anbefale dig, at vælge relativt “neutrale” farver, som ikke er så hidsige. På billedet har vi markeret de farver, som vi anbefaler dig at bruge.
5: Fjern gitterlinjer (du kommer helt til at glemme, at det er et regneark)
Gitterlinjerne i Excel gør, at du hurtigt kan holde styr på, hvor i arket du er.
Problemet med gitterlinjer er, at de ikke er særligt kønne at se på.
Ved at fjerne gitterlinjerne får du et flottere regneark.
(Har du et meget stort regneark, kan fjernelsen af gitterlinjerne gøre regnearket svært at navigere i. Vær derfor opmærksom på dette, men prøv det af! De er heldigvis nemme at slå til igen!).
Sådan fjernes gitterlinjer:
Tryk på fanebladet “™Vis”™ og fjern fluebenet i “™Gitterlinjer”™ i gruppen “™Vis “™.
Hvis du vil have gitterlinjerne tilbage, så sæt blot flueben i “™Gitterlinjer”™ igen og så er de tilbage.
Uden gitterlinjerne ser regnearket nu derfor således ud:
Dit regneark er nu blevet mere overskueligt
Du har nu gennemgået de 5 trin til, at gøre dit regneark pænt og overskueligt.
Du har lært:
- At indsætte formatere overskrifter
- Skjule unødvendig data
- Indsætte kanter omkring den vigtige data
- At indsætte cellefarver (samt at vælge de rigtige cellefarver)
- At fjerne gitterlinjer
Dit ark er derfor nu blevet mere flottere, mere præsentabelt og nemmere at dele med andre.
Du har også skabt et øget overblik i arket, som gør det nemmere for dig (og din kollega) at arbejdet med regnearket.
Vil du blive endnu bedre til Excel?
Så har vi lavet et gratis, online Excel-kursus, som introducerer dig til Excel. Mere end 7.000 har allerede tilmeldt sig, så jeg anbefaler dig at gøre det samme!
Klik her og prøv vores gratis Excel-kursus
God fornøjelse og med venlig hilsen Kasper Langmann