Bilag i skyen eller bilag på bordet

mus Jeg sidder og ordner en lille bogføringssag. Det er virkelig ikke noget særligt – jeg har ca. 40 bilag at gøre med for den periode, der skal afsluttes. Lidt lønudbetalinger ganske vist… men alligevel: Hvor lang tid kan det tage.

Hvor lang tid er du om at bogføre 40 bilag?

Hvis jeg fik 40 bilag lagt i en pæn bunke på bilaget, sad ordentligt på stolen og ikke blev forstyrret, ville det ikke tage særlig lang tid. Heller ikke selvom der er lønsedler med, for det har jeg mellem os sagt en vis rutine i :).

I dette tilfælde tager det dog ca. 35% længere tid end ellers. Og det skyldes, at bilagene ikke ligger pænt i en bunke på bordet men er uploadet. Jeg arbejder derfor med at flytte elektroniske filer fra en Dropbox-mappe til et økonomisystem.

Økonomisystemerne – med e-conomic og Dinero i front – har travlt med at sælge os løsninger, hvor det hele opbevares i skyen, altså hos dem. Det skal dog sige i hvert fald til e-conomic forsvar, at de også har en metode, hvor man kan få alle bilagene ud igen hurtigt, hvis man af en eller anden årsag ikke længere skal bruge e-conomic. Jeg har ikke undersøgt, om det samme gør sig gældende for Dinero.

Det kan være smart for nogle. Især er det smart for de selvstændige, som har meget svært ved at passe på bilag: Det er tilsyneladende både lettere og sjovere at tage et foto af kvitteringen på cafeen og sende den op med det samme end det er at folde kvitteringen sammen og lægge den væk og senere finde den frem. Har du det sådan, er det en god idé med bilag i skyen, for billeder af kvitteringer, som lander rettidigt hos den, som bogfører, er meget, meget bedre end forsvundne kvitteringer og fakturaer og improviserede, hjemmelavede bilag. Man skal bare vide, at det er ikke tidsbesparende for bogholderen.

Til gengæld er det hyggeligt: Jeg kan sidde i sofaen og ordne det hele bare med min computer. Ingen hulle- eller hæftemaskiner. Ingen kuglepenne. Intet ringbind. Bare computer.

Derfor er jeg også mere tilbøjelig til at lave sådan en sag hjemmefra om aftenen frem for at skubbe den frem. Det kan jo have sine fordele.

Så bilag i skyen er mere effektivt end bilag på bordet, hvis det betyder, at en større del af bilagene bliver afleveret og bogført rettidigt og virksomhedens ejer synes, at det fungerer for ham (eller i sjældnere tilfælde: hende). Og så kan en tredjedel mere på bogholderens timeseddel nogle gange være givet godt ud.

, , ,

8 kommentarer til Bilag i skyen eller bilag på bordet

  1. John Hannover 9. april 2015 at 10:31 #

    Jeg synes et af de større problemer er, at upload ikke nødvendigvis i bilagsnavnet knytter bilaget til en bestemt bogføring
    Hvis hver bilagsup-load gav bilaget et bilagsnummer som ville svare helt til det bilagsnummer økonomisystemet giver når bilaget så bogføres, så var det til at hitte ud af.

    Jeg ved godt bilag lægger sig datomæssigt, men hvis der så er 5 bilag på en dag, eller der først bogføres dagen efter for nogle bilag – så er det let rodet

    Jeg har mine bilag i skyen men – ak – også i en mappe med bilagsnummer på hvert bilag – OG hvis ikke det rækker for mig bare at se posteringsjournalen, men jeg faktisk skal bruge selve bilaget, så er det ALTID mappen jeg åbner efter at ha nappet bilagets nummer fra posteringsjounalen – og helt specielt hvis det er fra forrige år jeg lige skal sammenligne

    Bilag i skyen OG i mappe – det kan man da kalde dobbeltbogholderi :)
    vh John H

  2. Lotte Andreasen 9. april 2015 at 11:09 #

    Jeg prøvede at lægge bilag i skyen. Virkeligt! Men det du’r bare ikke for mig :)

    Efter tre kvartaler måtte jeg overgive mig og printe hele samlingen ud og sætte dem i ringbind – pænt nummererede med bilagsnumre og konto som min allerførste bogholder, skønne fru Mouritzen, lærte mig. Det giver mig en følelse af kontrol og gør det nemmere at finde en kvittering på en dims, der skal indleveres til reparation.

    Og så gi’r det mig en god grund til at besøge Regnskabsskolen når bilagene skal afleveres.

    WinWin!
    Lotte

  3. Steffen Gregersen 10. april 2015 at 17:14 #

    Jeg synes det er smart. Jeg har dog det første års tid også kørt med dobbelte bilag (både i skyen og i fysisk mappe). For tænk nu hvis… Men nu stoler jeg så meget på det, at jeg godt tør give slip på det fysiske.

    Jeg kan oplyse at det er super nemt at hente bilagene ned i Dinero nu. Det kunne man ikke i starten, men det kan man nu. Desuden har de lige fået backup til Dropbox. Så alle nye bilag bliver hver nat oploadet til dropbox i en speciel mappe til Dinero. Super smart.

  4. Peter Haahr Rasmussen 13. april 2015 at 10:10 #

    Jeg tror fuldt og fast på digitaliseringen og fleksibiliteten med de nye værktøjer som smartphones, åbne API’er og regnskaber og lønsystemer i skyen. (måske fordi jeg selv er i branchen :-P )

    Jeg er faktisk ked af at høre det ikke fungerer for bogholderen i virkeligheden. At jeres arbejde besværliggøres af udviklingen på IT-området. I vores værdikæde er bogholderen nøglen til kundens videre uddannelse og optag af nye it-løsninger, som gør deres hverdag og arbejde med det administrative nemmere. Noget som jeg ved fra mig selv, ikke er det jeg helst vil, men som iværksætter SKAL. Jeg håber da at vi kan være med til at gøre det nemmere for alle parter.

    Da e-conomic som nogle af de første, correct me if im wrong, lancerede muligheden for at kunne arbejde hjemmefra som bogholder og spare tid på cyklen, så var det banebrydende og ændrede bogholderisystemerne til det de alle er i dag (BB, Dinero, osv) Cloudregnskaber med revisor adgang er fremtiden og alle laver det sådan i dag.

    Den eneste grund til at disse systemer vinder frem og er en succes, er på grund af bogholderne. Der selvfølgelig en masse andre faktorer, men i min optik er bogholderen den vigtigste årsag til at Danmark er førende inden for udvikling af cloudregnskaber og at e-conomic har rivende succes. Som app-udvikler til e-conomic er jeg evigt taknemmelig for det arbejde I har udført. Den kulturændring og forbedring af regnskabssystemer I har været med til at bære frem gør i dag at små virksomheder har mod på mere digitalisering, mere effektive arbejdsgange og dermed en mulighed for at bruge bogholderens resurser og viden om økonomi til andet en manuelt tastearbejde.

    Så nå jeg oplever der er modstand i bogholderland omkring eksempelvis digitaliseringsløsningen vedrørende bilag, så er der noget galt. Enten er løsningen ikke god nok. Eller også mangler der uddannelse i at bruge systemerne korrekt og optimalt.

    IT-skal løse problemstillinger – ikke skabe nye.

    Jeg vil meget gerne høre hvordan en elektroniskbilagsløsning som fungerer for bogholderen skal se ud med e-conomic. Før den eksisterer bliver det ikke bredt udbredt.

  5. Anette Sand 13. april 2015 at 10:42 #

    Hej Peter

    Tag ikke fejl: Jeg kan rigtig godt lide at arbejde med elektroniske bilag – så længe alle involverede (herunder den, som skal betale) er med på, at det altså ikke går helt så hurtigt, som når man har en stak færdige bilag på skrivebordet.

    Hvis der skal laves noget, som fungerer bedre end nu, handler det bl.a. om antallet af opslag (pga. ventetiden) – men vi kan drikke en kop kaffe sammen og tale om det en dag, hvis du faktisk laver løsninger til nogle af de økonomisystemer, vi bruger.

    Dbh.
    Anette

  6. Pelle Liljendal 29. december 2016 at 08:54 #

    Brug EVERNOTE

    EVERNOTE (EN) er ikke rettet mod regnskab og derfor heller ikke bilags-styring, men det er ikke ensbetydende med at den ikke kan anvendes til formålet. Jeg har lavet en “Notesbog” på EN, hvor jeg gemmer alle mine bilag. På denne måde kan jeg (hvis jeg føler behov for det) knytte relevate (søgbare) tags til hver note, jeg kan indtaste yderligere beskrivende tekst (hvis jeg vil) og jeg kan selv navngive hvert billag som jeg vil.

    Bilagene kan komme ind på EN på mange måder:
    – Du kan videresende en mail direkte ind til din EN-konto.
    – Du kan tage et billede med din telefon (via EN appen).
    – Du kan scanne papir-bilag (f.eks. med en Fujitsu S1100) direkte til EN.
    – Du kan manuelt oprette end EN-note hvor du indsætter PDF/billed-fil.

    Alt hvad du har i din EN konto ligger både på de(n) Computer(er) hvor du har EN-programmet installeret, og så ligger det også i skyen hvor det eksempelvis også er tilgængelige via en browser eller via EN appen på din tablet/phone. Så du har altid en “off-site” backup af alle dine bilag (og hvad du ellers måtte smide på EN).

  7. Jan Larsen 20. januar 2020 at 12:21 #

    Alle de elektroniske bilag og bogføring i skyen.

    Hvem har ansvaret, dvs. inkluderende de sidste 5 års bilag og regnskaber ?

    Det lyder jo positivt, men kan vi overhovedet lægge ansvaret fra os ?

  8. Anette Sand 27. januar 2020 at 19:27 #

    Hej Jan

    I sidste ende er det jo dit – ejerens – ansvar. Men hvis du bruger et bogføringsprogram i skyen, løser de jo rent praktisk opbevaringsopgaven for dig, hvis du indscanner dine bilag og uploader dem. De fleste økonomisystemer/bogføringsprogrammer tager fuld backup af alt materiale flere gange dagligt, så jeg synes ikke, der er nogen grund til bekymring.

    Dbh.
    Anette

Skriv et svar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.