Kørselsgodtgørelse til ansatte

Jeg får mange spørgsmålsmål i brevkassen, som jeg ikke kan besvare alle sammen om det samme emne: Forskellige variationer over emnet: “Hvad har jeg ret til fra min arbejdsgiver i diæter og – især – kørselsgodtgørelse”. At få udbetalt kørepenge efter kørebog kan være en attraktiv gode, i hvert fald hvis man kører i en lille og billig bil: Den skattefri takst på 3,80 kr./km. (2012) de første 20.000 km. rækker langt.

Imidlertid er kørselsgodtgørelse ikke en rettighed, som alle medarbejdere automatisk har. Det afhænger af den aftale (ansættelsesbrev eller overenskomst) som medarbejderen har med arbejdspladsen. Heller ikke beregningsmåden er fastlagt ved lov.

Derfor – og som svar til flere:

  • Kørepengenes størrelse fastsættes af virksomheden eller i forhandling mellem virksomheden og medarbejderen. Der er mange (offentlige) institutioner, som kun betaler den lave takst på 2 kr. pr. km., og det er helt i orden. Man kan betragte beløbet på 3,80 kr./km. som max.-grængen for, hvad der kan udbetales, uden at medarbejderen bliver skattepligtig af beløbet.
  • Medarbejdere, som har forskellige arbejdspladser, har ikke krav på at få rejsen betalt af arbejdsgiveren, men det kan godt aftales, at virksomheden betaler kørepenge, hvis medarbejderen skal arbejde et andet sted end den faste arbejdsplads og derfor har merudgifter. Der kan være tale om kørepenge (høj eller lav takst), refusion af billetter til offentlige befordringsmidler eller andet.
  • Beregningen af kørselsgodtgørelsen skal aftales i virksomheden. Nogle steder beregner man fra hjemmet og ud til kunden (eller hvor det nu er, medarbejderen skal hen), andre steder beregner man hvor man kilometer, medarbejderen kører ekstra. Dvs. hvis medarbejderen bor i Roskilde og arbejder i København men skal på besøg i Hillerød, skal differencen mellem turen til København og turen til Hillerød beregnes.
  • Der skal altid – og uden undtagelse – afleveres dokumentation, f.eks. i form af en kørebog. Der kan aldrig – aldrig – udbetales kørselsgodtgørelse til medarbejdere, som ikke faktisk har kørt. Jeg har hørt om et tilfælde, hvor en medarbejder var i Aalborg og fløj fra København med billige flybilletter. Som han ikke afleverede til virksomheden – i stedet afleverede han køreregnskab, som giver en meget større udbetaling. Det er ulovligt.

Problemet opstår (naturligvis) oftest i virksomheder, som ikke har en fast politik på området. Medarbejderen “antager” noget, uden egentlig at have forhørt sig om reglerne, og arbejdsgiveren “antager” noget andet. Som regel ender det med at blive dyrere for arbejdsgiveren, end han/hun havde tænkt sig.

Derfor kan det godt svare sig at lave regler, første gang emnet kommer på bane. Vi taler ikke om store, forkromede tillæg til ansættelseskontrakten, men et enkelt lille regelsæt: Sådan gør vi her i virksomheden.

Er der tale om en medarbejder, som skal køre meget, er det dog vigtigt, at del del med kørselsgodtgørelsen bliver aftalt allerede i forbindelse med ansættelsen, da forskellen mellem f.eks. den høje og lave takst (eller om medarbejderen selv skal tage fradraget på selvangivelsen) kan give en reallønsforskel for medarbejderen.

, , , ,

20 kommentarer til Kørselsgodtgørelse til ansatte

  1. Kasper 13. marts 2012 at 15:24 #

    Hej Anette,

    Læser af og til din blog og det er simpelthen en fornøjelse at suge til sig af viden på områder hvor man ikke er så stærk. Især når alt er så velskrevet. :-)

    Jeg har et konkret spørgsmål. Min far modtager en mindre takst end den maksimale 3.80 kr af sin arbejdsplads. Han er murer, bruger sin egen bil og kører tæt på 20.000 kilometer om året. Han undrer sig over at han ikke får den maksimale takst, da han hverken af ansættelseskontrakt eller andre aftaler kan læse virksomhedens takst, men bare får en takst omkring 2 kr. Er det muligt for ham, at bagudadrettet få suppleret op til den høje takst ved selvangive de kørte til skat? Der er jo en del fradrag der er tale om i difference.

    Håber du kan svare herpå.

    Mvh.
    Kasper

    Vh.
    Kasper

  2. Anette Sand 14. marts 2012 at 11:04 #

    Hej Kasper.

    Jeg har lige tjekket med min revisor og mener ikke, det er en gangbar model. Hvis man ikke får hel eller delvist skattefri godtgørelse kan man kun fratrække kørslen med det almindelige fradrag, så det vil være en for kreativ fortolkning at angive differencen mellem den høje kørselsgodtgørelse og det almindelige kørselsfradrag.

    Dbh.
    Anette

  3. Allan 6. maj 2012 at 23:00 #

    Hej Anette,

    Er kørselspenge momspligtig?

    Case: Hvis man sender en faktura til sin kunde, hvor man skriver km-penge på, skal der så også svares moms af km-penge? Og må man skrive en højere sats end statens takst? Mvh. Allan

  4. Anette Sand 7. maj 2012 at 09:37 #

    Hej Allan

    Ja, der skal moms på fakturaen vedrørende kilometerpengene, som dine kunder betaler. Du kan goddt skrive en højere sats end statens takst, men uanset hvilken sats, du aftaler med dine kunder, kan udbetalingen til den, som har kørt strækningen højst ske med statens satser.

    Dbh
    Anette

  5. Anders 11. juni 2012 at 16:38 #

    Fin information som er relevant for både selvstændige og for lønmodtagere. :)

  6. Helle Jensen 3. februar 2013 at 18:14 #

    Hej :) Hvorledes skal en arbejdsgiver udbetale kørsel for 2012 som først er afleveret til udbetaling i 2013. En medarbejder har kørt i egen bil og afregnes efter statens regler, men kørslen er fortaget i 2012 og bilag først afleveret for udbetaling i 2013???? På forhånd tak

  7. Anette Sand 4. februar 2013 at 10:19 #

    Hej Helle

    Alle udbetalte kilometerpenge skal indberettes til SKAT, og er der tale om en lønmodtager, skal det ske via eIndkomst. De fleste bruger et lønsystem til det. Imidlertid kan man også indberette manuelt, så i dette tilfælde skal medarbejderen have sine kørselspenge udbetalt via bankoverførsel, og så skal der ske en manuel indberetning til eIndkomst (og det er her den 4.2.13 ikke for sent at få det med endnu: http://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=2084998&vId=0).

    I øvrigt ville jeg gøre opmærksom på, at den slags forsinkede indberetninger ikke er acceptable, og at man mister retten til sine kørepenge, hvis ikke de bliver indberettet ultimo hver måned. Men det er jo et spørgsmål om stil og smag: Det er bare noget bøvlet ekstraarbejde med de forsinkede kørepenge.

    Dbh.
    Anette

  8. Christian 22. marts 2014 at 08:28 #

    Hej Anette,
    Hvad er arbejdsgivers fordel/interesse i at udbetale skattefri kørselsgodtgørelse fremfor at lade arbejdstager modtage almindelig kørselsfradrag?

    Bh
    Christian Agerskov

  9. Anette Sand 23. marts 2014 at 13:15 #

    Hej Christian

    Almindeligt kørselsfradrag vedrører kørsel fra hjemmet og til arbejdspladsen. Kørselsgodtgørelse udbetales, når medarbejderen benytter sin private bil i firmaets tjeneste, f.eks. ved kørsel ud til kundermøder eller lignende. Nogle gange udbetaler arbejdsgiveren ikke kørselsgodtgørelsen med henviser medarbejderen til at få et skattemæssigt fradrag for denne kørsel. Det sparer arbejdsgiveren selvfølgelig penge på, og så er det jo en fordel. Men det kommer alt andet lige også til at koste medarbejderen en del penge, så deres lønkrav vil være tilsvarende større – og så går det måske lige op. Kilometerpengene er i 2014 kr. 3,73/km. for de første 20.000 km. Skattefrit udbetalt. Og derfor meget attraktive for medarbejderne. Så hvis det drejer sig om at tiltrække og fastsholde kvalificeret arbejdskraft, vil det nok være en god idé medtage mulighederne for udbetaling vedr. kørsel i den samlede økonomi.

    En del virksomheder vælger at have begrænsninger på udbetalingerne – enten for antallet af kilometer eller den sats, der udbetales pr. kørt kilometer. De 3,73 kr. er det maksimale, der må udbetales skattefrit – det er ikke en fikseret pris.

    Dbh.
    Anette

  10. Anders 5. januar 2015 at 11:56 #

    Hej Anette

    Jeg er ansat som freelance-medarbejder og får af min arbejdsgiver udbetalt kørselsgodtgørelse for de kørte kilometer. Min arbejdsgiver får betaling for at udføre sælgeropgaver for en række kunder og viderefakturerer omkostningen til kørselsgodtgørelse.

    Er kørselsgodtgørelsen blot en almindelig fradragsberettiget udgift for min arbejdsgiver eller de kunder, omkostningen viderefaktureres til – eller får de den fulde kørselsgodtgørelse godtgjort af staten?

    Kan min arbejdsgiver således “tjene” på at sætte loft på kilometer der udbetales kørselsgodtgørelse for – eller “tjene” på at lave samkørselsordninger for flere medarbejdere – fordi de kan fradrage (eller få godtgjort) 3,70 kr. for alle kilometer pr. ansat?

    Eksempel: 20 medarbejdere bor forskellige steder i landet, men skal samme sted hen. Der arrangeres samkørsel så kun 4 medarbejdere får kørsel og kørselsgodtgørelse. Kan virksomheden nu score en gevinst ved at bogføre en udgift på 20 x kørselsgodtgørelse for de fulde kilometer alle medarbejderne skulle have kørt, hvis de havde kørt hver for sig (og evt. få beløbet godtgjort)?

    Mine spørgsmål går på hvilket incitament min arbejdsgiver (eller min arbejdsgivers kunder) kan have for at skrue på de knapper der handler om kørselsgodtgørelse.

    Venlig hilsen Anders

  11. Anette Sand 5. januar 2015 at 13:35 #

    Hej Anders

    Den kørselsgodtgørelse, som bliver udbetalt, udløser et skattemæssigt fradrag. Men ikke andet. Der er ingen yderligere tilskudsordninger. Derfor vil det være billigst for arbejdsgiveren, hvis medarbejderne kører sammen i bilen og kun føreren får udbetalt kørselsgodtgørelse.

    Dbh.
    Anette

  12. Anders 5. januar 2015 at 14:40 #

    Hej Anette

    Tak for dit kvikke svar.

    Venlig hilsen Anders

  13. Niels Toftegaard 9. marts 2015 at 19:00 #

    Hej Anette

    Jeg er ansat som byggeleder i en større entreprenørvirksomhed i København,
    og kører derfor hverdag fra Vestsjælland til København.
    I min ansættelseskontrakt og firmaets funktionærhåndbog, stå klart og tydeligt “Der udbetales kørepenge jf. statens takster”.
    Jeg er ansat med skiftende arbejdssteder, så er berettiget til kørepenge fra hjem til arbejdsplads.
    Spørgsmål, Kan det være rigtigt at virksomheden stopper med at udbetale kørepenge når 60 dages reglen er nået? der står jo klart i kontrakt at der udbetales jf. statens takster, o der er ikke defineret noget loft over kørte km, jeg tolker teksten som at jeg har krav på både høj og lav takst ift. 60 dages reglen eller 20.000 km?
    Hvad mener du?

  14. Anette Sand 10. marts 2015 at 10:43 #

    Hej Niels

    Først og fremmest: Vi er uden for mit kerneområde, jeg fokuserer på reglerne for selvtændigt erhvervsdrivende. Men som du fremlægger sagen lyder det da til, at du har ret. Hvis du er medlem af en fagforening, vil jeg foreslå, at du kontakter dem for at få læst kontrakten igennem, og så kontakter din arbejdsgiver for at høre, hvad de egentlig tænker om sagen. Hvis du kører mere end 60 dage til samme arbejdsplads, så falder taksten jo under alle omstændigheder, og det kan være, at arbejdsgiveren mener, at du så skal have det som et skattefradrag i stedet, når satsen kommer ned på 2,05. Men du må hellere spørge nogen, som ved noget mere om det, og som har adgang til at læse kontrakt og funktionærhåndbogen.

    Dbh.
    Anette

  15. Debora Lund 21. september 2017 at 10:56 #

    2017: Genopfriskning – Kommunalt ansatte: Når man har fast arbejde på 2 lokationer i samme by – men skal møde igen efter faste mødetider samme dag – til noget møde, hvor man har mødepligt – også selv om man har fået fri tidligere på dagen – og skal møde senere på dagen igen til møder eller kurser i kommunen. Er det så ikke arbejdsgiveren, som skal give kørselsgodtgørelse til den ansatte? Det er trods alt 20,4 km hver vej ekstra til møder fra hjem til arbejdet. Alm. mødetid 07.30-13.00 har været alm. mødetid – og skal tit til møder udenfor faste arbejdstider og lægger meget kørepenge i fra egen lomme, som man ikke kan trække fra, da det er enkeltstående møder hist og her. Hvad siger loven?

  16. Anette Sand 8. oktober 2017 at 19:29 #

    Hej Debora

    Jeg kan godt se, hvad det er, du mener. Men der er ingen lovgivning, som siger, at arbejdsgiveren skal betale din kørsel, selvom du risikerer at skulle møde to gange på samme dag. Derimod er det noget, du kan tage op med ledelsen og høre, om de ikke finder det rimeligt og tilbyder en kompensation.

    Dbh.
    Anette

  17. Lars D 6. juli 2018 at 15:50 #

    Hej Anette.

    Kan du hjælpe med at oplyse følgende:
    Må en arbejdsgiver godt give den høje takst, selvom medarbejderen har passeret de 20.000 km?

  18. Anette Sand 6. juli 2018 at 20:08 #

    Hej Lars

    Ja, det må arbejdsgiveren godt – men så er pengene ikke længere skattefri at modtage for medarbejderen.

    Dbh.
    Anette

  19. Heidi Thomsen 23. september 2018 at 12:26 #

    Hej
    Hjælp til et spørgsmål.
    Jeg skal på 3 dages Kursus 146km fra mit hjem. Jeg vil gerne køre frem og tilbage hver dag. Arbejdsgiver vil kun give kørsel for 1 gange ud kørsel og 1 x hjem kørsel. De mener jeg bare kan indlogere mig på dan hostel. Men findes der regler for dette ? hvis der er mulighed for overnatning så skal man dette ellers får man kun kørsel for ud og hjem x1. Og ikke x3 som jeg jo ville få

  20. Anette Sand 24. september 2018 at 10:39 #

    Hej Heidi

    Nej, der findes ingen regler. Men hvis din arbejdsgiver er parat til at betale for overnatningen, kan I måske aftale, at I konverterer pengene til kørselsgodtgørelse? Med mindre kurset varer så mange timer pr. dag, at du ikke kan nå frem og tilbage og stadig få en ordentlig nats søvn (11-timers reglen)?

    Dbh.
    Anette

Skriv et svar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.