Brevkasse: Digital opbevaring af bilag

Hej Anette.

Jeg har fra min revisor fået indskærpet at jeg skal fremsende original kvitteringer fra alle former for indkøb jeg foretager i virksomheden.

Nu er jeg den type, som undsiger mig papir og helliger mig “digitale  dokumenter” – Mit spørgsmål er nu om
følgende praksis er lovlig:

1. Jeg køber en “til-mit-erhverv-relateret” ydelse (Eks. P-billet, kontorartikel, software, etc).

2. Jeg scanner min kvittering og får en eksakt digital udgave af kvitteringen i et PDF-format.

3. Jeg fremsender dette format til Revisor, backupper PDF-dokumentet på egen computer (og harddisk) og destruerer den fysiske kvittering.

Må man det?

Ja, det må man godt. Det er muligt, at det tager din revisor længere tid at gennemgå materialet, når han (hun) får det elektronisk, men det er helt OK at opbevare det og destruere de fysiske bilag. Dog er det din pligt at sørge for tilstrækkelige sikkerhedskopieringer: At din PC og harddisk går i stykker samtidig er ikke SKATs problem – så er du mildt sagt på røven. Derfor skal du tage ekstra backups og opbevare dem et andet sted, så du kan være 100% sikker på, at du kan levere materialet, hvis SKAT har brug for det.

Bilagene skal nummereres, lige som de skal med fysiske bilag: Dvs. det bilag, som har nr. 1 i bogføringen skal også have nr. 1 i dit digitale ringbind.

,

5 kommentarer til Brevkasse: Digital opbevaring af bilag

  1. Peter 17. august 2011 at 15:58 #

    Hej Anette.

    Jeg står i den situation, at jeg mangler en praktikplads i en virksomhed, som benytter SummaSummarum som regnskabsprogram. Kender du evt. til et link med referencer over firmaer som benytter Ssummasummarum, som jeg kan kontakte med henblik på at komme i ulønnet virksomhedspraktik ??

  2. Anette Sand 17. august 2011 at 16:04 #

    Hej Peter

    Jeg har ikke kendskab til, at der skulle være en liste af den type, du ønsker. Men skriv til mig på post@anettesand.dk og fortæl lidt mere – bl.a. om hvor i landet, du søger praktikplads – så kan det være, jeg kan hjælpe dig.

    Dbh.
    Anette

  3. Klaus 20. august 2011 at 14:55 #

    Hej Anette,
    Jeg har læst din indlæg omkring elektronisk lagering af bilag. Du skrive at man have en tilfredsstillende back-up. Sætter Skat noget krav til hvad tilfredsstillende back-up er, eller kræver de bare at man ALTID kan genskabe den elektroniske kopi ?

  4. Anette Sand 23. august 2011 at 09:25 #

    Backuppen – og bilagene – skal være i alment tilgængelige formater. Du kan altså ikke opfinde dit eget billedformat, som SKAT ikke uden specialprogrammer kan komme ind i.

  5. Lars Sharpe Hansen 26. marts 2012 at 15:22 #

    Jeg kan informere om at vi hos eBinder lige har lanceret en service til digital opbevaring af regnskabsmateriale, som overholder de krav der er til digital opbevaring af sådan materiale.

Skriv et svar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.