Det perfekte bogføringsprogram

Jeg får 3-4 gange om året henvendelser fra nogen, som er i gang med at udvikle et regnskabsprogram eller økonomisystem. Til de helt nye siger jeg: Du er ikke alene, der er på enhver tid et antal iværksættere, som bruger tid på at lave et bogholderiprogram, og du skal regne med, at der går mange hundrede timer, før du har noget, der kan sælges. Markedet er ikke let, fordi der allerede findes gode løsninger til en rimelig pris, så det, du udvikler skal virkelig være godt (og billigt), hvis du skal have nogen som helst chance på markedet. Du skal være meget opmærksom på, hvad det er, for et hul i markedet, dit program skal fylde: Hvad kan du tilbyde, som man ikke kan få hos SummaSummarum, e-conomic, SALDI, Winfinans, Aesiras eller alle de andre? Hvis du bruger xxx timer på det – hvor længe vil du så være om at tjene pengene hjem?

Er iværksætteren lidt længere fremme i processen og derfor mere konkret i sine forespørgsler, så handler det gerne om funktionalitet. Her er behovene jo forskellige: Helt nye iværksættere har brug for overskuelighed mens bogholdere har brug for effektivitet. De bedste programmer leverer begge dele.

Nødvendig funktionalitet:

• En god standardopsætning med masser af luft i kontoplanen, og hvor debitor- og kreditorkartoteker fungerer. Det holder ikke med et program, hvor der ikke er mulighed for at lave fakturaer, rykkere osv. til kunderne. Det begrænser køberkredsen alt for meget. Når debitordelen fungerer, er det ikke svært at lave kreditormodulet også. Det er næsten det samme – bare med omvendt fortegn.
• Momsdelen skal kunne håndtere både dansk moms, erhvervelsesmoms, restaurantmoms  og individuelle momskoder (af hensyn til alle de virksomheder, som har både momsede og ikke momsede aktiviteter).
• Der skal være mulighed for frit valg af “modkonto” eller “afstemningskonto” i kassekladden. Saldi på afstemningskonti/modkonti skal være synlige i kassekladden, så man hele tiden kan følge med i, om banken og kassen stemmer.
• Der skal være mulighed for import af data til både kartoteker men især til kassekladden. Ikke bare bankindbetalinger men hele bankkontoudtog eller en hvilken som helst bogføringskladde, man har dannet i et regneark. Det er ikke nødvendigt, at økonomisystemet kan snakke sammen med et Excel – det er fint, hvis man kan importere tabulator- og semikolonseparerede filer.
• Alle rapporter skal kunne udlæses til csv-filer eller noget andet, som er let læsbart i regneark.
• Alle rapporter skal kunne dannes for en hvilken som helst periode, brugeren måtte ønske, ikke kun for f.eks. hele måneder.
• Letforståelig brugsvejledning i en printbar udgave, tak.
• En god og fornuftig håndtering af efterposteringer i forbindelse med årsafslutningen er vi også nødt til at have.

Ikke nødvendigt, men nice-to-have:

• Budgetmodulerne er gennemgående for dårlige i de små økonomisystemer. Et godt budgetmodul, som man hurtigt kan indlæse data til og hvor budgetopfølgningen er muligt pr. måned, vil være rart at have.
• Mange har brug for en aldersfordelt debitor- og kreditorsaldoliste med individuelle indstillinger for perioderne.
• Flerbrugeradgang eller mulighed for hosted løsning gør programmet mere attraktivt for de, som deler regnskabsarbejdet med en bogholder eller revisor og gør forskellen på, om du kan sælge kun til iværksættere eller også til lidt større virksomheder.
• Bogholdere elsker fuld kontrol: Mulighed for genindlæsning af et tidligere regnskab er at foretrække frem for automatisk backups (hvis du laver en browserbaseret løsning).
• Muligheden for at have mere end et aktivt regnskabsår ad gangen er ikke nødvendigt men meget praktisk: Det er svært at blive færdigt med sit årsregnskab, inden 1. faktura i næste regnskabsår skal udskrives.
• Det er praktisk, hvis man kan se en simuleret bogføring eller udskrive rapporter, hvor man kan vælge, at ikke-bogførte kladdeposteringer medtages (på det punkt er er e-conomics løsninger for eksempel rigtig gode).

Advarsler:

• Vent med fine grafiske økonomirapporter og cirkeldiagrammer, til alt andet virker. De er selvfølgelig gode i salgsarbejdet og nogle er glade for dem, men først, når skidtet fungerer.
• Lagerstyring giver problemer. Der er mange måder at styre lageret på, og principperne (først ind/først ud eller gennemsnitspriser, f.eks.) er folk uenige om: Nogle foretrækker det ene, nogle det andet. En del virksomheder har brug for batchkontrol. Den automatiske bogføring, der sker, når en vare sælges (at den flyttes fra varelageret i status til vareforbrug i drift) skal der være fuld kontrol over. Afsæt megen tid til tests. Eller begræns dig til muligheden for at have en vareliste – ikke lagerstyring, der er mange firmaer, som slet ikke har brug for lagerdelen.
• Professionelle bogholdere og brugere, som har mange posteringer, interesserer sig ret meget for, hvor lang tid, det faktisk tager at bogføre en linje. Tænk processen meget grundigt igennem, et enkelt klik ekstra pr. linje (eller 0,1 sekunds ekstra ventetid for onlineløsninger) kan gøre en stor forskel i brugeroplevelsen.

Priser:

• Gennemskuelige priser gør alverden til forskel: Fast pris eller fast pris pr. måned. Ikke noget med C5-modellen (hvor man skal købe ekstra databaseplads i tide og utide) eller andre skjulte omkostninger. Man bliver upopulær på det. Indrøm dog, hvad det koster og lad være med at sælge det som en 2.000-kr.s model, hvis du faktisk regner med at trække 10.000 kr. ud af hver kunde. Du får utilfredse kunder, og en virksomhed, hvis navn jeg skal lade unævnt i dette indlæg, har meget svære vilkår på det danske marked i øjeblikket, blandt andet fordi de har grebet denne del forkert an og derfor har fået masser at højtråbende, utilfredse kunder.
• Hvis man har et driftsselskab og et lille holdingselskab er det rigtig irriterende også at skulle betale for holdingselskabets regnskab. Hvis ikke din løsning giver adgang til et ubegrænset antal regnskaber (som f.eks. SummaSummarum meget sympatisk gør), så overvej, hvordan du vil imødekomme de mange kunder, som har mere end et regnskab at føre.
• Hvis du vil have revisorer og bogholdere til at bruge (og anbefale) programmet, skal du tænke dem ind i prisstrukturen. Winfinans.net har for eksempel en rigtig attraktiv bogholderløsning.

Forberedelse:

Inden du går i gang med dit eget, er du nødt til at få nogle erfaringer med, hvad der er godt og skidt. Du skal få fat i et bankkontoudtog og ca. 30 bilag (kan leveres af Regnskabsskolen, hvis du ikke selv har), som du bogfører i mindst 3-4 forskellige økonomisystemer. Jeg ved godt, at det er kedeligt, men det er et vigtigt stykke arbejde at gøre, fordi du er nødt til at sætte dig ind i brugerens oplevelser, og det kan du umuligt gøre med det program, du selv sidder og udvikler, hvis du ikke har noget at sammenligne med.

Så: God arbejdslyst!