Måske især i disse for vort land så vanskelige tider, kan selvstændige og måske navnlig nye selvstændige, altså iværksættere, skyde sig selv i foden ved ikke at have styr på budgettet. Og navnlig: Budgetopfølgningen.
Men: Ingen budgetopfølgning uden et budget, så det er der, du skal starte: Lav et budget for, hvordan du mener udviklingen skal være i din virksomhed i den kommende periode, f.eks. det næste års tid (eller mere). Delt op pr. måned eller – hvis det er en mikro lille virksomhed – pr. kvartal. Du behøver ikke at gå i detaljer med de forventede prisstigninger inden for telefoni eller læse elselskabernes rapporter om den forventede udvikling på energipriserne – det er i orden at arbejde i hovedtal, altså overskrifter.
Overskrifterne skal så passe sammen med din resultatopgørelse – det vil sige, at du skal stille tallene op i samme rækkefølge, som de står i resulatopgørelsen. Du skal mindst kunne sammenligne:
Omsætning
– Vareforbrug (og andre variable omkostninger, f.eks. køb af fremmed arbejdskraft)
= Dækningsbidrag
– Personaleomkostninger
– Reklameudgifter (hvis de udgør en væsentlig del af udgiftsbudgettet)
– Øvrige faste omkostninger (udspecificer de vigtigste)
= Resultat før renter og afskrivninger
Budgetkontrollen går ud på at sammenligne budgettet med det realiserede. Kun på den måde kan du finde ud af, om tingene går, som de skal eller ikke.
Hvis du er ansvarlig leder eller med i bestyrelsen i en virksomhed og dermed har et økonomisk ansvar, har du, ud over den løbende budgetopfølgning, også brug for følgende oplysninger, navnlig hvis virksomheden ikke ser ud til at være inde i en rigtig god gænge, økonomisk set:
Debitor- og kreditoroversigt (gerne aldersopdelt)
Oversigt over et eventuelt varelagers størrelse
Likviditeten
Gæld til det offentlige – og om noget af det er forfaldent
Hvis ordreproducerende: Ordrebogen
Det er nemlig ikke kun svigtende omsætning, der kan koste virksomheden livet. Måske lige så ofte skyldes det ændrede priser på råvarer, nye betingelser hos leverandører eller for store og stigende faste omkostninger. Især det med de faste omkostninger er noget, der rammer virksomheder, som er kommet godt igennem de første par år og er på vej ind i en vækstperiode. Pas på, at din virksomhed ikke bliver en supertanker, det tager alt for lang tid at vende, når målet flytter sig i forhold til dine første antagelser.
Mange virksomheder har det svært i øjeblikket. Vi har stadig mange konkurser. Optimistiske sjæle i virksomhederne rundt omkring kan måske godt se, at der kommer lidt flere rykkere i posten, men trøster sig med, at det nok skal gå: Der er flere gode initiativer eller muligheder på vej. Men kan de realiseres og give et udslag på bundlinjen, før det hele braser sammen som et korthus? Det kan kun den, som har styr på sit regnskab og budget vide.
Just do it.
Hvor har du ret. Det er ikke initiativer, medarbejdere eller nye maskiner som virksomhederne har behov for – det er overblik! Og overblikket skal først og fremmest bestå i at finde ud af om virksomheden overhovedet tjener penge – eller kommer til det. For kommer der ingen kroner i kassen har virksomheden ingen eksistensberettigelse – sådan er det bare. Men i stedet for at få overblik via selv simple budgetark, så vælger mange mindre virksomheder i stedet at spilde tid og penge på ligegyldig markedsføring, endeløse rækker af foredrag og indkøb af mirakelmidler til virksomheden. Alt efter devisen: hvorfor gøre det nemt og enkelt, når man med en smule besvær kan gøre det både dyrt, uoverskueligt og besværligt – suk.