Brevkasse: Er indscannede bilag tilstrækkeligt?

Hej Anette – jeg tænkte på om du kunne kaste lidt lys over dokumentationspligten ifht. bilag.

Er det nok at gemme en indscanning af sine bilag eller skal selve bilaget gemmes?

Håber du har tid til at hjælpe :)

Det er OK at gemme sine bilag elektronisk. Der er bare et par krav til dem:

1. Bilagene skal gemmes i et alment tilgængeligt format, så SKAT i givet fald ikke har svært ved at læse bilagene. Det kunne være .pdf eller .jpg.

2. Der skal tages forsvarlige sikkerhedskopier. Hvis SKAT beder om at se dine bilag om nogle år, skal de være til stede. Undskyldninger som “USB-sticken er gået i stykker”, “computeren er stjålet” eller lignende duer ikke. Altså: Mange backups og opbevaret forskellige steder.

Man skal have en rigtig god og hurtig scanner og/eller meget få bilag, før det ikke er lettere at ordne tingene på gammeldags manér, synes jeg. Men det er nok en smagssag.

, , ,

4 kommentarer til Brevkasse: Er indscannede bilag tilstrækkeligt?

  1. Jan 4. november 2010 at 23:55 #

    Jeg kører elektronisk. Har en Brother office maskine med scanner. Hertil er der et lille stykke software hvor man kan lave sine egne presets. Jeg har et der hedder “bilag” som scanner til pdf og smider i min bilagsmappe. Jeg modtager de fleste bilag pr email så det var en vurdering om jeg ville køre meget ud eller lidt ind.

    Jeg vil anbefale en cloudbaseret backup løsning hvis man vælger denne model. Feks. dropbox.com eller mozy.com. Med dropbox løsningen kunne man snildt have en bogholder på den anden side af kloden.

  2. Anette Sand 5. november 2010 at 00:01 #

    Hej Jan

    Tak for kommentaren – og helt enig i dropboxmodellen. Selvom jeg ikke bruger min dropbox til bilag, så er den helt uundværlig i hverdagen til andre formål.

    Dbh
    Anette

  3. Lars Cms Meyer 8. november 2010 at 16:48 #

    Vi mangler bare at alle virksomheder sender fakturaerne som elektroniske filer, hold da op det ville være en dejlig verden så.
    Jeg synes det er utrolig her i anno 2010, at langt størstedelen af private virksomheder i danmark sender pr. helt almindelig post – det er jo ikke engang fordi man har sikkerhed for at brevet kommer frem eller bliver læst.

    Mon ikke der snart bliver gennemtvunget lidt mere elektronisk fakturering ligesom det offentlige, det kunne være en dejlig udvikling.

  4. Anette Sand 8. november 2010 at 18:53 #

    Tja – vi sender med e-post hos os, men ikke i oioxml, det er almindelige pdf-ere, og mon ikke det bliver mere almindeligt fra 1.1.2011, hvor PostDanmarks priser stiger (angiveligt til 8,50 kr. pr. almindeligt brev)?

Skriv et svar

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.