Aminotastic 2009 – evaluering

Aminotastic 2009 var ikke mit første arrangement. Jeg har som ansat i forskellige organisationer planlagt og gennemført store kurser/seminarer/workcamps, og det er bl.a. fordi jeg synes, det er en sjov og hyggelig arbejdsopgave, at jeg meldte mig som medarrangør af Aminotastic 2009.

Overordnet gik arrangementet fint, og vi fik rigtig mange positive tilbagemeldinger. Den sparsomme kritik gik især på, at der var for lidt tid til almindeligt netværk (og for lange køer ved morgenkaffen). Derfor

• Pas på, at programmet ikke bliver for stramt. Læg tid ind til almindelig og/eller organiseret netværkeri.
• Gennemgå serveringsproceduren inden arrangementet for at undgå at selve madudleveringen tager for lang tid

Inloco Regnskab lavede bogføringen. Det var en ret omfattende opgave, fordi det ikke lykkedes for gruppen at få stablet en fornuftig webløsning på benene. Hver eneste af de godt 200 fakturaer skulle derfor laves manuelt.

• Sørg for fakturering via e-handelsløsning og få det på plads som noget af det allerførste.

Den øvrige del af bogføringen tog kun et par timer.

Efter det første projektmøde var alle begejstrede, og vi havde mange planer for, hvem der skulle tale, hvordan workshops skulle organiseres osv. Men det er alt sammen ligemeget: Indtil man har lokalerne på plads, er alt det andet bare dagdrømmeri. F.eks. ved man ikke, om budgettet kan holde, før lokaler og bespisning ligger fast og med skriftlige aftaler.

• Få lokalerne og datoen på plads tidligt i planlægningen, f.eks. 2 måneder før afholdelse.

Vi købte aminotastic.dk til formålet. En god hjemmeside, som henviser til e-butikken, hvor billetten købes er nødvendigt. aminotastic.dk bør overgå til Amino, som så låner domænet ud til de, der arrangerer.

Jeg havde et værre mas med fordeling af workshops.  Der var mulighed for at vælge og prioritere, og mange valgte at sende ekstra ønskelister ind med “jeg vil helst på workshop xx men hvis person yy skal på workshop xx vil jeg hellere på workshop zz”.  Enkelte skrev, at hvis de ikke kunne få deres præcise ønsker opfyldt, ville de have pengene retur! (Og det var der så en enkelt, der fik. Det var hun ked af, men jeg havde en venteliste af meget mere interesserede og positive folk.)

• Begræns valgmulighederne og lov ikke noget, du ikke ved, om du kan holde. Workshops kan blive aflyst, også i sidste øjeblik. Tag alle mulige forbehold i tilmeldingsfasen.

Konkurrencen, hvor forskellige Aminoer kunne donere ting og sager, som blev udloddet, var som udgangspunkt en god idé. Men i praksis fungerede det ikke, og de gaver, der blev udloddet var af højst forskellig kvalitet, så den del af projektet var som helhed ikke en ubetinget succes.

• Bed om konkrete sponsorater af noget, du kan bruge: Kuglepenne til deltagerne eller tilsvarende. Vi fik noget rigtig godt kaffe og champagne til oplægsholderne. Det var en konkret og anvendelig ting. Men alle de, som både vil have eksponering og direkte mersalg ved at donere ting, som Aminoerne som helhed ikke har brug for må henvises til et evt. reklamebord i forhallen.

På selve dagen er arrangørerne måske allerede trætte (af at slæbe stole og sætte bannere op aftenen før), men ikke desto mindre:

Inden foredrag og workshops går i gang skal der være vand, IT-udstyr, gave, whiteboardpenne osv. i lokalet. Det skal altså være klart.

• Det er smart at alliere sig med nogen, som har forstand på ledninger og stik, hvis du selv er bogholder. Find plads i en arrangørgruppe, som dækker bredt.

Når de frivillige workshop- og foredragsholdere kommer, skal der være nogen til at tage i mod dem og vise dem tilrette. Herunder: Man kan ikke forvente, at en foredragsholder selv får projektor og lyd til at fungere. Der skal mandskab til. Vi havde i god tid allokeret resurser (=personer – enten fra arrangørgruppen eller betroede frivillige), som skulle være til stede for hver enkelt oplægsholder og i de fleste tilfælde blev under workshoppen og også sagde tak bagefter og afleverede den lille gave, vi havde fået samlet sammen.

Vi havde lavet et rekvisitionssystem til cafeen: Mod aflevering af nogle billetter, jeg havde lavet, kunne man hente drikkevarer mv. til workshopholdere.

• Beregn en serviceperson pr. fordrag/workshop og sørg for, at denne både byder velkommen og siger tak bagefter.
• Indskrivningen kræver mange hænder samtidig. Hav ikke andre opgaver da.
• Sørg for, at servicepersonen har mulighed for at hente drikkevarer mv. i baren/cafeen/hvor-I-nu-får-det-fra uden at skulle have egne penge op af lommen.
• Hvis pladsen er til det, vil nogle foredragsholdere være glade for, at der findes et lokale, hvor der ikke er offentlig adgang, dels til at stille tasken, dels til at sidde i fem minutter uden at blive bombarderet med spørgsmål.

Læs også:
Aminotastic 2009 – økonomiske overvejelser
Aminotastic 2009 – regnskab
Aminotastic 2009 – eksternt projektregnskab som en del af en virksomheds regnskab