Aminotastic 2009 – økonomiske overvejelser

Regnskabsskolen var med til at arrangere Aminotastic 20o9 sidste år. Sammen med en lille gruppe af iværksættere her fra Københavnsområdet. Af uransagelige årsager :-) landede den økonomiske del på mit bord.

Nu, hvor der måske er ved at danne sig en gruppe, som vil arrangere Aminotastic 2010, har jeg fået et par forespørgsler om det økonomiske i arrangementet. Pudsigt nok ikke fra folk, som selv overvejer at afholde arrangementet, men fra almindeligt nysgerrige.

Spørgsmålene går på to ting:

1. Hvordan kan man lave et regnskab for et projekt, som ikke er en del af ens virksomhed og

2. Hvor mange penge brugte I på hvad.

Jeg  svare ved at beskrive mine erfaringer med Aminotastic i fire indlæg:

• Aminotastic 2009 – økonomiske overvejelser (som du læser nu)
• Aminotastic 2009 – regnskab
  
• Aminotastic 2009 – eksternt projektregnskab som en del af en virksomheds regnskab
  
• Aminotastic 2009 – evaluering

Aminotastic er et brugerstyret arrangement, som iværksættes af en selvbestaltet gruppe blandt Aminos brugere. (Uden at skulle gå i detaljer med programmet, kan jeg kort nævne, at der i 2009 var tale om en hel dag med foredrag og workshops.)

De økonomiske  forudsætninger satte vi sådan:

• Lav deltagerbetaling, så prisen ikke forhindrer nogen i at deltage
• Ingen arrangørbetaling ud over den tid, vi lægger i det (altså: Ingen satsninger, intet underskud, vi bagefter skulle dække selv eller tigge Martin Thorborg om at få betalt efterfølgende)
• Stort arrangement med mange (gerne 200) deltagere, men budgettet skulle tilrettelægges sådan, at vi kunne gennemføre uden underskud med 125 deltagere

Den lave deltagerbetaling giver nogle udfordringer: Men de to gange, Aminotastic havde været arrangeret før 2009, havde alle foredrags- og workshopholdere arbejdet gratis. Det gjorde de også i 2009.  Stort set alle oplægsholdere er erfarne undervisere og/eller foredragsholdere, som normalt kun optræder mod honorar. Det kan kun lade sig gøre at få så mange og så kvalificerede oplægsholdere til at stille op gratis, fordi der er tale om et nonprofit foretagende, som ikke arrangeres af en enkelt virksomhed men er et ægte stykke græsrodarbejde i iværksættermiljøet. Det er lige netop den organisationsform, som gør Aminitastic tiltrækkende og atraktiv.

Men alene det at skaffe lokaler og fortæring til en hel dag (formiddagskaffe, frokost og eftermiddagskaffe) medfører jo udgifter.

Vi satte forlods prisen til 200 kr. + moms., og det vil sige, at budgettet var på 25.000 – 45.000 kr., alt efter hvor mange billetter, vi fik solgt. (Man kan overbooke med 5-8%, fordi der er frafald, navnlig til arrangementer, hvor deltagerne ikke mister et dyrt deltagergebyr. Herudover er målgruppen iværksættere, og der vil være nogle, som ikke kan komme, fordi der lige er kommet en stor ordre ind ad døren.)

Selvom det er mange penge at bruge på en enkelt dag, er det ikke mange, når man tænker på arrangementets størrelse.

Det første, der skal på plads er budgettet. Det næste er lokalerne. Vi fandt gode og billige lokaler i Valby Medborgerhus, og vi havde et rigtig godt samarbejde med cafeen. Det betød, at vi kunne bestille 125 dagskuverter forlods de var åbne for, at vi kunne lægge flere til indtil dagen før. På den måde fik vi budgettet til at hænge sammen.

Læs om, hvordan det gik med økonomien her.