I forlængelse af brevkassespørgsmålet fra i lørdags, hvor en iværksætter uheldigvis havde fået slettet hele sit 2007 regnskab, skal jeg jo lige sige:
Har du husket at tage en sikkerhedskopi for nylig? (Eller: Rigtige mænd tager ikke sikkerhedskopier – rigtige mænd græder…)
Jeg har tidligere skrevet om årsafslutningen (især i SummaSummarum) og hvordan man åbner et nyt regnskabsår. Til listen over rutineopgaver i forbindelse med årsafslutningen, tror jeg nok, at jeg vil tilføje:
Udskriv regnskabet på papir.
Med regnskabet mener jeg i denne forbindelse mindst:
Resultat og balance pr. 31.12
Alle kontokort, der er bogført på, for hele året
og evt. også:
De 2-12 momsafregninger
Alle bogførte kladdeposteringer
(det sidste har du måske gjort løbende)
Det kan blive til rigtig mange sider papir. Men de to sidste kan man vælge fra, hvis det er. I små regnskaber (som fylder 1-3 bilagsmapper), er det dog overkommeligt at gøre.
Navnlig hvis du bruger e-conomic, SALDI eller et andet netbaseret regnskabsprogram er det vigtigt at gøre. For hvis du beslutter at skrifte regnskabssystem, lukker virksomheden eller noget tilsvarende, bliver de oplysninger, du ikke har skrevet ud eller gemt hos dig selv på anden måde meget vanskelige at få frem igen.
Hej Anette
Jeg vil supplere dit glimrende forslag med en anden mulighed, som jeg selv vil bruge:
Udskriv regnskabet til en pdf-fil. På denne fil kan du samle alle kontokort, alle bogførte kladdeposteringer, resultat og balance osv. – og du sparer papiret.
Pdf-filen kan gemmes på egen PC, men også uploades til e-boks, hvor den gemmes sikkert, og kan hentes frem, hvis der skulle blive brug for det – og det fra en hvilken som helst PC.
På e-boks kan man få et mindre beløb tilkøbe ekstra plads til upload af egne dokumenter.
Mange hilsner
Ellen Hansen
http://www.ereste.dk
Tak til Ellen for et glimrende forslag, som kan bruges af alle, som har lidt datadisciplin.
/Anette