Medarbejdere på Facebook i arbejdstiden?

Jeg har været til et interessant morgenmøde hos Bech-Bruun i dag. Emnet var ansatte og loyalitet, men det, jeg bed mærke i var, at knap 10% af de tilstedeværende virksomheder ved en håndsoprækning angav, at de enten har forbud mod at bruge eller spærring af Facebook på arbejdspladsen. Heriblandt mindst et stort firma med hovedsageligt veluddannede medarbejdere.

Tendensen er tydelig: Større virksomheder har oftere end de små firmaer en IT-politik som også omfatter brugen af sociale medier. Spørgsmålet er, om det er en god idé at kopiere: Altså at lave en politik omkring brugen af de sociale medier på arbejdspladsen eller ej.

Privat brug af sociale medier på arbejdspladsen:

Fagforeningerne anbefaler, at der laves en politik på området, så medarbejderne kender deres rettigheder – eller mangel på samme. Nogle virksomheder har FB-politikker, som omfatter

1. Forbud mod at tilgå FB fra virksomhedens netværk eller
2. Forbud mod at bruge FB i arbejdstiden (men gerne i pauser) eller
3. Tilladelse til “beskedent” eller “begrænset” FB i arbejdstiden

-/+ andre sociale medier alt efter hvor fantasifuld den medarbejder, som har skrevet politikken, har været.

I Regnskabsskolen har vi ikke nogen politik om privat anvendelse af de sociale medier i arbejdstiden. Det er min erfaring, at dygtige og engagerede medarbejdere ganske udmærket selv kan styre den del: Hos os arbejder bogholderne som hovedregel i arbejdstiden, og skulle de smutte ind på FB eller Twitter et øjeblik, så er det noget, de helt styrer selv så længe det arbejde, de skal lave, bliver udført.

Dermed ikke sagt, at jeg ikke har oplevet problemer. Det har jeg et par gange, men der har begge gange været tale om umodne og/eller uengagerede medarbejdere, som tydeligvis havde brug for mere præcise rammer end dem, der ellers er udstukket hos os (eller for den enes vedkommende: En fyreseddel). Det har egentlig ikke noget med de sociale medier at gøre. Hvis ikke det er FB, så ville det være SMS-strømme eller noget andet. I gamle dage ville de have talt privat i firmaets fastnettelefon, så snart lejlighed bød sig. Nu er det mobiltelefonen.

Jeg husker tydeligt et personalemøde, som blev afbrudt, og hvor vi alle måtte sidde og vente, fordi en medarbejder fik et opkald fra sin kæreste angående et aftenarrangment og den gave, der skulle medbringes! Men at det sker en enkelt gang, får ikke mig til at forbyde tændte mobiltelefoner på arbejdet. Derimod kommenterer jeg det, hvis det ser ud til at gå amok: Enkelte, korte og nødvendige opkald: Ja. Alt andet: Vent, til du er på vej hjem fra arbejde.

Nogle mener, at FB og lignende er udmærket, men kun i pauserne. Jeg synes, at pauserne skal bruges til at strække benene, måske veksle nogle ord med sine kolleger som ikke nødvendigvis drejer sig om arbejdet – eventuelt et par minutters frisk luft. At sidde opslugt foran diverse opdateringer giver ikke noget kollegialt samvær eller ændret arbejdsstilling.

En begrænset tilladelse kan let gå hen at skabe problemer. Naturligvis kan alle håndtere “kun i pauser”-reglen, men hvis ikke der holdes faste men flydende pauser, vil ethvert tidspunkt i princippet være OK. Tidsangivelser som “max. 15 minutter pr. arbejdsdag” er umulige: For hvem skal kontrollere? Og i øvrigt kan og vil de blive misforstået. Jeg har hørt om en virksomhed som netop havde denne regel indført, og hvor en medarbejder var på FB i ca. en time. Da hun blev spurgt sagde hun: “Men jeg har ikke været på FB hele ugen, så jeg har sparet op”. Medarbejderen havde været på kursus de foregående tre dage.

Hvis en medarbejder absolut ikke har noget at lave ud over at vente på, at telefonen ringer eller at klokken bliver gå-hjem-tid, og vedkommende har en computer til rådighed, så vil det være totalt urimeligt, at han eller hun skal lave ingenting frem for at hyggesurfe lidt på nettet, og her vil generelle begrænsningsregler heller ikke være velegnede.

Problemet opstår selvfølgelig, hvis medarbejderen glemmer, at hun også skal rydde op på lageret og vælger at bruge arbejdstiden på Facebook i stedet. Men igen: Det er ikke internettets skyld – det er et andet problem: Arbejdsopgaverne, motivationen, manglende overblik eller manglende evne til at styre sin egen tid. Der kan være mange årsager. Måske har du bare ikke været tydelig nok i din beskrivelse af, hvad ekstra arbejdstid skal bruges til?

Brug af sociale medier som en del af jobbet:

Mange medarbejdere bruger sociale medier som en del af jobbet. Det er egentlig en længere historie, men som virksomhedsejer skal du i hvert fald være opmærksom på, om medarbejderen bruger sin private profil i sin forretningsmæssige opgaver og dermed bliver “venner” med firmaets kunder og øvrige netværk “privat”. Eller om medarbejderen klart og tydeligt arbejder i virksomhedens navn og med en virksomhedsprofil, når han eller hun socialiserer på nettet i embedets medfør.

Herudover kan det være relevant at aftale omfanget og karakteren af arbejdet. Både hvor meget tid, der skal bruges på den del og også, hvor langt medarbejderen må gå. Må medarbejderen f.eks. på firmaets vegne anbefale en leverandør eller samarbejdspartner i Linkedin? Og hvordan vil du forholde dig, hvis du er uenig?

I forbindelse med ophør skal det være muligt for dig som virksomhedsejer at kunne “trække kontakterne hjem” og udfase medarbejderen, uden at du mister værdifulde kontakter og kontinuiteten i kommunikationen.

Problemer med eIndkomst: Dobbelt hovedkort

Så er der et kvarter til sidste lønafregning skal være på plads for 2008 for de af jer, der bruger Danløn. Så der er nok drøn på tasterne rundt omkring.

Jeg sluttede mine sidste lønninger i går, det kunne ikke lade sig gøre før, fordi eIndkomst ikke har indlæst skattekort siden den 23.12, så Danløns fleksible indberetningsfrister bliver noget mere stive af, at eIndkomst nu også skal bidrage til festen.

I Inloco Regnskab laver vi løn for en række virksomheder, og vi har tidligere oplevet, at en medarbejders hovedkort ikke blev brugt, selvom medarbejderen ikke var ansat andre steder end hos denne ene virksomhed. Hovedkortet var angiveligt sendt til en tidligere arbejdsgiver.

Nu har vi så også oplevet en situation, hvor en medarbejder, som er ansat i flere virksomheder samtidig, får tildelt og bruger sit hovedkort to gange. Det er et stort problem, fordi medarbejderen så uforvarende kommer til at betale for lidt i skat.

Vi er nogle, som er ganske spændte på, hvordan årsafslutningen kommer til at spænde af.

Ligestilling med skævvridning

Jeg har netop læst i en artikel på Politiken.dk, at det er helt OK at lave en jobdatabase, hvor der kun er adgang for kvinder: Mænd har ingen adgang med deres CV.

Det er angiveligt Ligestillingsnævnet, der har godkendt topkvinder.dk, som Jobindex-sitet hedder. Med den begrundelse, at det ikke hindrer eventuelle arbejdsgiver også at søge andetsteds og dermed få et ansøgerfelt bestående af repræsentanter fra begge køn.

Det falder jo meget godt i tråd med de debatter, der har været i det forgange år om kønskvotiering i bestyrelser osv. 

I Ligebehandlingsloven står der:

§ 6. Det må ikke ved annoncering angives, at der til ansættelse eller erhvervsuddannelse m.v. søges eller foretrækkes personer af et bestemt køn.

Så vi må ikke søge efter en kvinde – men vi må gerne søge i databaser, som kun indeholder kvinder.

At man ikke må udtale sig om køn eller alder betyder jo ikke, at virksomhederne ikke har nogle ideer om, hvem de ønsker ansat. Man må ikke skrive “en yngre medarbejdere” men gerne “en medarbejder med 1-2 års erfaring”. 

Gad vide, om vi må skrive i annoncen:

Efter godkendelse af topkvinder.dk fra Ligestillingsnævnet, vil ansøgere, hvis CV kan rekvireres fra dette site blive foretrukket?

Løn som B-indkomst via cvr-nummer?

Jeg har fået et konsulent job hos en forening med almennyttigt formål. Jeg vil oprette en virksomhed og firmaet skal så honoreres for de ydelser jegleverer. Så skal der jo opkræves moms. Foreningen vil helst undgå moms og mener de kan udbetale honorar som B-indkomst til mig på mit CPR som så skal figurer som indtægt i firmaet. Er det en gangbar model ?

Nej, det mener jeg ikke, at det er.  Der er to problemer:

For det første kan man ikke udbetale honorar jævnligt, så vil det være at sidestille med A-indkomst og skal behandle som sådan. A-indkomst kan ikke indgå som en del af indtjeningen i en personligt ejet virksomhed.

For det andet kan du ikke modtage honorar via din virksomhed ud over enkeltstående tilfælde, da det vil være en omgåelse af momsloven. Kun i tilfælde af, at du i din virksomhed har en omsætning på under 50.000 kr. inden for 12 måneder.

Foreningen må betale momsen, eller du må blive ansat på almindelige lønmodtagervilkår.

SKATs kalender

Jeg har nævnt det tidligere, men gør det igen:

SKAT har et udmærket redskab, hvor du ved at svare på 10-11 enkle spørgsmål, kan få en færdig kalender med alle deadlines for din virksomhed i 2009 ud som .pdf.  Vi skal glæde os, hver gang SKAT laver noget, der virker godt!

Lav din egen skatte-kalender her.