Oversigt | gæsteindlæg

[Gæsteindlæg] Papirløst eller hovedløst?

Undgå papirspild, version 154

Gæsteindlæg af: Jørgen Kirkegaard

Er en opsang stadig nødvendig?

Kære selvstændige (og andre papirnussere)!

Vi har hørt det til hudløshed: “Spar på resurserne og giv en god klode videre til vores efterkommere”. Er det virkelig nødvendigt at minde os om? Tjah, kik omkring dig på dit skrivebord: Hvor meget papir ligger der her? Er dit næste print det første stykke papir af et nyt træ?

Brug lige godt 30 sekunder af dit liv på dette klip: https://www.youtube.com/watch?v=UR4mlLiyjYo.

Ja, man skal jo heller ikke overdrive.

“Tænk globalt, handl lokalt”

Men kan jeg stadig gøre noget? Ja, hvis du kan svare “ja” til en af følgende:

  • Bilag: Har du stadig alle dine bilag på print?
  • Øvrige dokumenter: Er alle dine kopier af dit årsregnskab og andre vigtige dokumenter på print?
  • Telefonbog og kalender: Har du det stadig bedst med en trykt telefonbog og en trykt kalender?
  • Noter: Bruger du stadig papir, når du sidder foran din computer eller et andet “device” med plads til millioner af bogstaver? Det kan være:
    • En e-mail-adresse, du skal bruge om lidt?
    • En aftale, du skal huske?
    • Et telefonnummer, som skal i din telefonbog?
  • Find selv på flere og send dem til mig – så får jeg dem med i næste version af dokumentet.

1. Bilag på print

Lovgivningen er endelig ændret for et par år siden, så det accepteres, udelukkende at have bilag i filer; de såkaldte “elektroniske bilag”.  Her et par fif til at håndtere dette:

  1. Start ved et nyt regnskabsår eller hurtigt inde i det. Det kan selvfølgelig også være en mulighed at “øve sig” midt i regnskabsåret.
  2. Teknisk:
    1. Sørg for, at der automatisk bliver taget backup af bilagsfilerne. Måske er du heldig at have en IT-løsning, hvor dette sker af sig selv. Du kan også dele filerne på internettet, f.eks. via “Dropbox” eller “Gdrive” osv. Husk, at hvis du f.eks. bruger “Dropbox”, så sletter den også filer, hvis du gør det ved et uheld. Dét er der ikke meget backup i.
    2. Hav undermapper, hvor bilagene er opdelt efter kalender ““ månedsvis eller halvårligt, afhængig af mængden. Dette hjælper til overskueligheden.
    3. Brug filnavnet til at indikere bilagsnummeret. F.eks. “2015-0123 DataKons regning.pdf”. Brug nuller foran numrene, selvom det kan se “nørdet” ud. Herved vil bilagene sortere sig efter bilagsnummer, når du sorterer alfabetisk. Bruger du ikke nuller, vil du få dem sorteret som f.eks. “1 Jørgen.pdf”, “10 Kirkegaard.xls”, “11 Datakons.docx””¦
  3. Tænk på det, allerede ved kilden:
    1. Sørg for, hvor det overhovedet er muligt, at få en opkrævning, kvittering, faktura osv. pr. mail ““ og helst kun pr. mail. Hvis du vil tjekke en regning på vej ud af en fysisk butik, kan du f.eks. vente til du har den på din mobil ““ eller få lov til at se den på ekspedientens skærm. Dette har ikke været et problem, dér hvor jeg har bedt om det.
    2. Hvis du får tilsendt en opkrævning på papir, skynd dig at scanne den ind og henvend dig samtidig til afsender og sig, at du næste gang ønsker opkrævningen vedhæftet en mail. Jeg vil benytte lejligheden til at advare imod, selv at kunne hente bilag på afsenders hjemmeside. Det vil ofte være sådan, at du ikke kan gøre dette, hvis du stopper med at være kunde! Hvis du ““ fyha – hører til blandt os, der ikke samler bilag hver dag, kan du hurtigt komme til at misse nogle, hvis du stopper med at være kunde.
  4. I det daglige:
    1. Væn dig til at scanne de fysiske bilag, straks du modtager dem. Hvis du ønsker at beholde papirversionen til at vise oldebørnene, kan du jo lægge dem i en god gammel bilagsmappe med det tildelte bilagsnummer påført. Denne procedure vil langsomt sikre, at det er på computeren, du først og fremmest vil lede efter dine bilag.
    2. Husk, at en bekræftelse af en aftale også gælder, hvis den er sendt via mail ““ ligesom, hvis den er faxet. Du kan således sende dine aftaler uden underskrift. Dette er nok bedst for mindre aftaler, og din modtager kan jo også være “™bagefter”™ og vil slet ikke gå med til dette. Her kunne du måske omvendt være opdragende, ikke nødvendigvis i ord, men i handling.
    3. Hvis du skal ekspedere et bilag videre med din fysiske påtegning, er det ikke nødvendigt at have det på print. Hvis du allerede har det på print, så scan det ind ““ ellers tag det ind i Paint el.lign. og påfør dine påtegninger her. Er det pdf-dokumenter, kan du investere i en pdf editor. Er det andre dokumenter, så find på! Eller få indført, at påtegninger kan være direkte i en mail eller på anden “elektronisk” måde.
    4. Væn dig selv til, at sortere bilag på computeren. Hvor du nu måske lægger ubetalte regninger i én fysisk bakke, kan du måske lægge en kopi af regningen i en undermappe på computeren, indtil den er betalt. Brug fantasien ““ mange arbejdsrutiner kan faktisk overføres direkte.
    5. Flyt printeren ned i kælderen, dens ledninger op på loftet og sæt ikke blækpatroner i. Gør det til en besværlig undtagelse at printe. Bruger du printeren som scanner, gem både blækpatroner og papir.

2. Reklamer

Indrømmet, flere studier har ““ så vidt jeg husker ““ påvist, at hvis en kunde har et katalog eller lignende, fysisk i hånden, virker det oftest bedre, end hvis det findes i indbakken. Det er vel også derfor, at vi får så usvigeligt mange reklamer ind ad døren, hvis ikke vi siger “Nej Tak” (husk lige dét!)

Her vil jeg mene, at du også vil blive husket, hvis du udsender “elektroniske” nyhedsbreve og samtidig argumenterer for, at det “kun” kommer elektronisk. Både jeg og mit firma har frabedt sig trykte reklamer ““ jeg får nu så lidt på papir, at jeg helt kan glemme at tømme den fysiske postkasse!

3.  Øvrige dokumenter på print. Årsrapporten, f.eks.

Hvem er det egentlig, som gerne vil have, at din årsrapport og andre dokumenter på print?

  • Dig, af æstetiske årsager? Den er flot indbundet og ser godt ud i dossieret.
  • Revisoren, så han/hun kan få lidt reklame ved at den er flot indbundet i reolen?
  • Ledelsen, banken, investorer, kunder”¦? Næh, ikke når de har læst dette skrift.

De, som absolut ønsker årsrapporten – eller andre dokumenter – på print, kan vel selv udskrive den? Dette gælder i princippet alt materiale fra din virksomhed. Videresendelse af kontrakter osv. – scan det ind og send som vedhæft til en mail i stedet for at tage en kopi og send den med posten. Det gælder især også mails. Det vil pynte på din signatur, hvis du f.eks. tilføjer “Please consider the environment before printing this document. Do not print anything, unless you really have to“.

4.  Noter

Jeg kan stadig fange mig selv i at tage noter på papir, selvom jeg sidder foran et tændt medie med plads til flere millioner notater. Det er især, når jeg taler i telefon. Et navn. En e-mail-adresse. Et telefonnummer. 5 stikord.

Jeg har nu (næsten) vænnet mig til, konsekvent at åbne “Notepad”, når jeg har startet computeren.  Jeg plejer straks at gå ind i mit mailprogram, hvor jeg skal indtaste min e-mail-adresse. Den kopierer jeg ofte over i “Notepad”, fordi jeg typisk bruger adressen som login rigtig mange steder ““ det er en anden historie. Så er “Notepad” også i gang og ligger i baggrunden.

Man vænner sig hurtig til at starte det rigtige program, afhængig af hvad, man skal notere. Skal der beregnes, går man i Excel, skal en ny kontakt oprettes, går man i sit adressekartotek, er det en aftale, går man i kalenderen osv. Det lyder ret banalt, men det tager faktisk lidt tid at vænne sig til. Både at komme af med pen og papir (som selvfølgelig skal gemmes langt væk sammen med printerpatronerne og frimærkerne) og med først at starte det program op, man skal bruge notatet i, før man noterer.

Og når man lige har vænnet sig til at bruge sit “elektroniske” adressekartotek, er det jo også oplagt at lægge kontaktpersonerne derind. Ofte vil du så også have dem på din mobil, hvis du står ude i byen og skal ringe.

5.  Kalender

Jeg er ikke meget for at indrømme det, men: En god gammeldags, fysisk kalender er ikke at kimse af!! Jeg forsøgte i 3 år at slippe af med den, men måtte ty til den igen. Først sidste år var jeg tryg nok ved at have en elektronisk kalender. Den er i Outlook og er dermed synkroniseret på pc, tablet og mobil osv. og tilgængelig på nettet. Nu er det en selvfølge som alt det andet, men jeg kan oftere end jeg vil indrømme det savne et overblik over en hel måned og/eller en hel uge. Især med de små bogstaver og tal, der er på mobilen. Jeg har flere gange taget mig selv i at måtte markere en hel måneds aftaler i et Excel-ark for at få overblikket. Ikke godt.

Summa Summarum: Jeg forstår det, hvis din kalender er det sidste, det overgår til at være elektronisk.

6.  Andet

Hvis man er ivrig, kan man jo også missionere overfor sine medmennesker og forretningsforbindelser. Selv en forespørgsel på, om man kan få kvitteringen elektronisk, kan jo sætte nogle svingninger i gang hos modtageren. Ellers kan du jo starte med at komme med fif og gode råd til denne artikel. De kan så blive inkorporeret i den næste version.

Jeg har uden videnskabeligt belæg skønnet, at hvert A4-papir modsvarer en vejrtrækning. Så hold vejret i 10 sekunder, hver gang du printer en side!

Held og lykke med din (næsten) papirløse fremtid. Og “Do not print!”

Kommentarer { 0 }

Gæsteindlæg: Tips til bogføring og regnskab i enkeltmandsvirksomhed

Martin DyrhøjAf gæsteblogger Martin Dyrhøj

Mit navn er Martin Stendahl Dyrhøj, og jeg er en ung iværksætter fra Viborg. Jeg har fået fornøjelsen af at bidrage med et indlæg til bloggen, hvilket jeg er meget taknemmelig for. I mit gæsteindlæg vil jeg dele mine bedste tips vedrørende bogføring og regnskab i en enkeltmandsvirksomhed. Jeg driver enkeltmandsvirksomheden Dyrhøj Marketing med bl.a. Testguro under sig, ligesom jeg er ansat hos Rito.

1. Uddan dig, og klar de praktiske opgaver på egen hånd

Etablerer du en virksomhed, er det ikke ensbetydende med, at du skal ansætte en bogholder og en regnskabschef med det samme. Det er nemlig sjældent en nødvendighed. Uddannelse og efteruddannelse er typisk en rigtig god investering ““ ikke mindst når det handler om bogføring og regnskab.

Du kan spare rigtigt mange ressourcer ved at udvikle dine egne kompetencer, så du kan klare de praktiske opgaver på egen hånd. Du skal lære at oprette fakturaer, oprette kreditnotaer, indberette moms, sætte dine bilag i system og meget mere. Det kan virke meget overvældende, men det er ting, du kan lære.

Der er rigtigt mange muligheder for uddannelse og efteruddannelse inden for disse områder. Det kan f.eks. give mening at læse om Regnskabsskolen, hvor der er garanti for værdifuld læring.

2. Undersøg hvad der kan trækkes fra

Der er rigtigt meget ““ men ikke alt ““ der kan trækkes fra. Køber du varer til virksomhedsbrug, kan købsmomsen som udgangspunkt trækkes fra, men der er visse undtagelser. Du kan f.eks. ikke trække en bil med hvide plader fra. Ydermere kan der være grænser for, hvor meget købsmoms du kan trække fra til hotelovernatninger, restaurantbesøg m.v.

Det er altså ikke hensigtsmæssigt at tro, at alt kan trækkes fra. Er du i tvivl, så spørg en fagekspert til råds.

3. Husk at indberette moms til tiden

Er du indehaver af en enkeltmandsvirksomhed, skal du indberette moms som alle andre. Hvor ofte, du skal indberette moms, vil afhænge af flere forskellige faktorer. Som udgangspunkt indberetter man moms hvert kvartal, men det kan sættes ned til hvert halve år eller sættes op til hver måned ““ afhængigt af omsætningen.

Det fører sjældent til noget godt, hvis man glemmer eller undlader at indberette og betale moms rettidigt. Du bør altid tage de aktuelle frister seriøst, så du kan undgå at havne i unødvendige problemer. Personligt har jeg gode erfaringer med at tilføje de forskellige tidsfrister til min kalender, så jeg altid bliver mindet om det.

4. Brug et professionelt regnskabsprogram

Vælger du at klare det meste bogføring og regnskab på egen hånd, kan du lige så godt gøre det så nemt for dig selv som overhovedet muligt. I den anledning kan du gøre klogt i at bruge en af de mange professionelle regnskabsprogrammer. Du kan skåne dig selv for meget ekstra arbejde, bekymringer og ikke mindst penge ved at bruge et regnskabsprogram.

Jeg kan varmt anbefale at bruge Dinero, som er et fremragende regnskabsprogram for både små- og store virksomheder. Dette regnskabsprogram kan bruges helt gratis, hvorfor der ikke er nogen undskyldninger for ikke at prøve det af. Det er i hvert fald noget, jeg har stor glæde af i min hverdag.

5. Søg svar på dine ubesvarede spørgsmål

Er du i tvivl om noget, når du beskæftiger dig med bogføring eller regnskab, bør du søge hjælp. Du bliver ikke ekspert fra den ene dag til den anden, hvorfor du skal kunne acceptere dine begrænsninger. Det bedste, du kan gøre, er at søge svar på dine ubesvarede spørgsmål, hvis du er i tvivl om noget. Det kan være farligt at prøve sig frem med noget, man ikke har styr på. Du risikerer nemlig at lave fejl, der kan koste dig dyrt.

Der er intet i vejen for at trække på en bogholder eller en regnskabskyndig, hvis du har brug for at blive hjulpet godt videre. Gode råd behøves ikke at være dyre, så vær ikke bange for at søge hjælp.

– Det var alt fra mig i denne omgang. Tak for din opmærksomhed.

Kommentarer { 0 }

Gæsteindlæg: Har du styr på firmaets likviditet? (og en invitation)

Af gæsteblogger Kim Østergaard

Har du styr på firmaets likviditet?

Advokaternes Inkasso Service advarer mod, at manglende overblik over indbetalinger og udbetalinger i en virksomhed (cash flow) og vækst i antallet af dårlige betalere kan føre til, at virksomheden må lukke.

“Jeg oplever, at der er mange mindre og mellemstore danske virksomheder, som ikke har analyseret deres likvide beredskab,” siger Torben Stohn, inkassochef hos Advokaternes Inkasso Service.

Man må ikke undervurdere vigtigheden af et solidt cash flow, med andre ord “cash is king”. Hvis ikke der er overblik over, hvornår pengene kommer ind, og hvornår de ryger ud, er der måske ikke økonomi til løn, husleje og ikke mindst vækst.

Skab overblik

Bogholderen kan være med til at forbedre likviditeten ved at analysere det likvide beredskab. Når overblikket er skabt, ved virksomhederne, hvor der skal sættes ind.

Ikke sjældent viser det sig, at virksomheden kan reddes, hvis blot der sættes ind overfor dårlige betalere.

Følg op over for dårlige betalere

Det kan betale sig at følge op over for dårligere betalere. Ifølge en undersøgelse, der er foretaget af Kim Østergaard fra Rykkerportalen, betalte godt 92 pct. af kunderne på baggrund af fakturaen. Undersøgelsen er foretaget ved at gennemgå 100.000 fakturaer, fra et antal mindre virksomheder i Danmark.

De resterende kunder betalte først efter at have modtaget en påmindelse. Betalingsprocenten fordelte sig således:

Efter 1. rykker var betalingsprocenten på 97,5 %

Efter 2. rykker kom den op på 98,7 %

Efter 3. rykker nåede den 99,25 %

De resterende 0,75 % måtte sendes videre til inddrivelse via inkasso.

Egen- eller fremmedinkasso?

Du kan selv stå for at inddrive virksomhedens ubetalte fakturaer (egeninkasso), men det kan være en tidskrævende opgave. Som alternativ til egeninkasso kan du overlade opgaven til en virksomhed, der har specialiseret sig i inddrivelse (fremmedinkasso).

Onlineregnskabsprogrammer har revolutioneret inkassobranchen

De gamle desktopøkonomisystemer er efterhånden alle skiftet ud med onlineregnskabsprogrammer. Udviklingen har åbnet op for integration mellem regnskabsprogrammerne og andre services.

Det er nu gået op for advokatbranchen, at der er potentiale i at integrere med regnskabsprogrammer. Som det første advokatkontor i Danmark har Advokaternes Inkasso Service udnyttet muligheden. Integrationerne har effektiviseret sagsbehandlingen, og Advokaternes Inkasso Service kan nu tilbyde inkasso uden omkostninger.

Rykkerportalen tilbyder rykkerservice uden omkostninger. Sammen kan de to virksomheder tilbyde den fuldendte løsning: Rykker- og inkassoservice uden omkostninger. Det er skyldner, som betaler udgifterne til sagsbehandlingen.

Præventive tiltag ““ indfør en kreditpolitik som værn mod dårlige betalere

Når der er fulgt op på de dårligere betalere, er det tid til at indføre præventive tiltag. En kreditpolitik i virksomheden er med til at reducere risikoen for at få nye dårlige betalere. “En metode til at undgå dårlige betalere er eksempelvis at foretage flere kreditvurderinger af kunderne, handle kontant og gøre kredittiderne kortere,” siger Torben Stohn.

Fyraftensmøde om fremtidens inkasso og kreditpolitik

Den 7. marts 2017 kl. 16:30 kommer Kim Østergaard fra Rykkerportalen og Torben Stohn fra Advokaternes Inkasso Service og holder gratis fyraftensmøde på Regnskabsskolen om kreditpolitik, samt rykker- og inkassoprocessen og giver en præsentation af fuldautomatisk rykker- og inkassoservice i e-conomic, Billy og Dynaccount – fremtidens inkasso.

Hvis du er selvstændig eller bogholder, synes jeg du skal kigge forbi. Du kan tilmelde dig ved at klikke på linket: Gratis fyraftensmøde: Inkasso i fremtiden og introduktion til kreditpolitik

Kommentarer { 1 }

Hvad er en gazelle?

[Gæsteindlæg af Anders og Emil, lederpraktikanter]

Når en almindelig person hører ordet gazelle, bliver ens tanker ledt hen på et dyr, der lever på den afrikanske savanne. En gazelle er et hurtigt dyr, og er derfor en passende beskrivelse på en virksomhed, hvor der sker noget. På Børsen kalder man hurtigt-voksende  virksomheder for gazeller. Der er dog nogle helt specifikke krav. som virksomheden skal leve op til, bare for at komme i betragtning som en gazellevirksomhed:

  1. Virksomhedstypen skal være enten være et aktieselskab (A/S) eller et anpartsselskab (ApS).
  2. Virksomheden skal minimum omsætte for 1 million kr. eller have et bruttoresultat på 0,5 millioner kr.
  3. Virksomheden skal, som minimum, have fordoblet sin omsætning over 4 år.

Kravene. som er skrevet ovenover, er de mest overordnede. Der er dog også krav om, at virksomheden skal have offentliggjort fire hele årsregnskaber. Udover dette er der også nogle brancher, der udelades fra undersøgelsen. Her er der tale om brancher som offentligt drevne selskaber, forsikringsselskaber og store dele af den finansielle sektor.

I år er det 20. gang, at prisen bliver uddelt, og prisen vil blive overrakt af Kronprins Frederik. Der er i alt fire prisuddelinger forskellige steder i landet. Kåringerne vil finde sted i Aalborg den 21. oktober, i Århus den 22. oktober, i Middelfart den 28. oktober og i København den 29. oktober.

Der vil i København bl.a. være oplæg af Claus Meyer (gastronomisk serieiværksætter) og Karsten Dybvad (DI’s adm. direktør), som vil tale om at skabe succesfulde virksomheder og derefter lade dem vokse sig store.

Kommentarer { 0 }

Anmeldelse af SKATs webinar “Skat af egen virksomhed”

Gæsteindlæg af Anja Lysholm, Uforklarbar

I går holdt SKAT for første gang et webinar, og Anette foreslog at jeg skrev en anmeldelse af det her på bloggen. Ud over at være ansat et par dage om ugen på Regnskabsskolen, har jeg en enkeltmandsvirksomhed (i en helt anden branche), så jeg tilmeldte mig og legede at jeg var en nystartet virksomhed. Ikke at SKAT tjekker, men bare for at fortælle at det var de briller jeg havde på undervejs.

Webinaret handlede om hvordan man beregner sit overskud, hvad det er for nogle tal man skal angive på selvangivelsen, og ikke mindst om vigtigheden af at man (løbende) forskudsregistrerer og betaler B-skat.

Dagen før webinaret fik jeg en mail med oplysninger om hvordan jeg skulle logge på. Den mail indeholdt også den præsentation der ville blive brugt undervejs, så jeg havde mulighed for at printe den ud og evt. tage noter på den. En rigtig god ide da der bl.a. er skærmbilleder af de felter man skal udfylde på selvangivelsen/forskudsregistreringen, og de kan jo være rare at have når man engang skal bruge det og huske hvad det nu var de forklarede.

Webinaret startede præcis kl. 15 som planlagt. Der var ganske få sekunders knas med lyden, men så kom Henning fra SKAT klart igennem. Teknikken spillede undervejs. Der var ikke noget at komme efter. (Til nørderne kan jeg fortælle at de brugte Adobe Connect som webinar-software.)

Det eneste jeg studsede over (men muligvis kun fordi jeg havde de kritiske anmelderbriller på), var at Henning præsenterede 3 medarbejdere som “arbejder i markedsføringsafdelingen og vil svare på de skriftlige spørgsmål undervejs” – hmm, kan markedsføringsmedarbejdere svare på skattespørgsmål?? Det kunne de godt, så måske de bare skulle have været præsenteret som “medarbejdere hos SKAT”.

Webinaret bestod af tre dele. Første del handlede om hvordan man beregner sit overskud (her kom de også ind på muligheden for at bruge virksomhedsskatteordningen), anden del om hvordan man angiver det overskud via TastSelv, og tredje del om hvordan man forskudsregistrerer. Efter hver del var der et tjekspørgsmål der skulle sikre at alle havde forstået det. En fin ide. Dog var der på 2. spørgsmål en enkelt forkert besvarelse, og den blev der ikke fulgt op på – det burde der vel være blevet.

Tjekspørgsmål på webinar

Derefter var der nogle minutter hvor man kunne stille spørgsmål via en chatboks. Du kan se på skærmbilledet her hvilke spørgsmål der bl.a. blev stillet:

Spørgerunde på SKATs webinar

Og så kom næste del af webinaret. Det sluttede af med spørgsmål til sidst og en mulighed for at give SKAT noget feedback. Det var jo første gang, så de var meget interesserede i at vide om folk havde syntes om det. Jeg så kun glade kommentarer, og det var velfortjent.

Tilfredse webinardeltagere

De sendte også efterfølgende et spørgeskema ud hvor man kunne give yderligere feedback, og det lader til at det her med webinarer er noget de vil gøre mere i fremover. Jeg synes det er en supergod ide at man kan sidde ved sin egen skærm og lære. Det er tidsbesparende både for SKAT og for os selvstændige. Og når det var så vellykket første gang som det var i går, så synes jeg bestemt at det kan anbefales at deltage.

Kommentarer { 0 }