Brevkasse: Digital opbevaring af bilag

Hej Anette.

Jeg har fra min revisor fået indskærpet at jeg skal fremsende original kvitteringer fra alle former for indkøb jeg foretager i virksomheden.

Nu er jeg den type, som undsiger mig papir og helliger mig “digitale  dokumenter” – Mit spørgsmål er nu om
følgende praksis er lovlig:

1. Jeg køber en “til-mit-erhverv-relateret” ydelse (Eks. P-billet, kontorartikel, software, etc).

2. Jeg scanner min kvittering og får en eksakt digital udgave af kvitteringen i et PDF-format.

3. Jeg fremsender dette format til Revisor, backupper PDF-dokumentet på egen computer (og harddisk) og destruerer den fysiske kvittering.

Må man det?

Ja, det må man godt. Det er muligt, at det tager din revisor længere tid at gennemgå materialet, når han (hun) får det elektronisk, men det er helt OK at opbevare det og destruere de fysiske bilag. Dog er det din pligt at sørge for tilstrækkelige sikkerhedskopieringer: At din PC og harddisk går i stykker samtidig er ikke SKATs problem – så er du mildt sagt på røven. Derfor skal du tage ekstra backups og opbevare dem et andet sted, så du kan være 100% sikker på, at du kan levere materialet, hvis SKAT har brug for det.

Bilagene skal nummereres, lige som de skal med fysiske bilag: Dvs. det bilag, som har nr. 1 i bogføringen skal også have nr. 1 i dit digitale ringbind.