I forlængelse af brevkassespørgsmålet fra i lørdags, hvor en iværksætter uheldigvis havde fået slettet hele sit 2007 regnskab, skal jeg jo lige sige:
Har du husket at tage en sikkerhedskopi for nylig? (Eller: Rigtige mænd tager ikke sikkerhedskopier – rigtige mænd græder…)
Jeg har tidligere skrevet om årsafslutningen (især i SummaSummarum) og hvordan man åbner et nyt regnskabsår. Til listen over rutineopgaver i forbindelse med årsafslutningen, tror jeg nok, at jeg vil tilføje:
Udskriv regnskabet på papir.
Med regnskabet mener jeg i denne forbindelse mindst:
Resultat og balance pr. 31.12
Alle kontokort, der er bogført på, for hele året
og evt. også:
De 2-12 momsafregninger
Alle bogførte kladdeposteringer
(det sidste har du måske gjort løbende)
Det kan blive til rigtig mange sider papir. Men de to sidste kan man vælge fra, hvis det er. I små regnskaber (som fylder 1-3 bilagsmapper), er det dog overkommeligt at gøre.
Navnlig hvis du bruger e-conomic, SALDI eller et andet netbaseret regnskabsprogram er det vigtigt at gøre. For hvis du beslutter at skrifte regnskabssystem, lukker virksomheden eller noget tilsvarende, bliver de oplysninger, du ikke har skrevet ud eller gemt hos dig selv på anden måde meget vanskelige at få frem igen.
Jeg synes at priserne på bogholderi er uigennemskuelige, hvordan kan man vide, hvad det kommer til at koste at få bogført sine bilag. Vi har ca. 300 bilag om året, jeg ville kunne lave det selv på et par timer eller 3, nu har jeg fået tilbud på ca. 3600 årligt, og det synes jeg er dyrt. Kan I gøre det billigere?
Nej, sandsynligvis ikke. Og alligevel måske. Det, Inloco Regnskab er allerbedst til er at bogføre sammen med iværksættere, så vi lærer fra os samtidig med, at vi får bilagene bogført. Det er også den billigste måde at få arbejdet gjort på – men det kræver jo, at du eller din partner prioriterer at bruge siden sammen med os. Traditionelt bogholderi, hvor man sender bilagene, er mere tidskrævende, når der er tale om de ganske få bilag pr. måned, som I har. Hvis man har lynende travlt, kan det give mening at betale sig fra det hele – men har I ind imellem god tid, kan det være en fordel for jer, at komme op sammen med bilagene, og få det hele – og et færdigbogført regnskab – med hjem en time eller to senere.
Prisen på bogholderi svinger meget. Men alt i alt er det jo tid, man sælger. Og hvor megen tid, der går til afhænger af:
-
Hvor ordentligt materialet er: Skal vi bruge tid på at lede efter bilag, maile frem og tilbage efter manglende materiale, gætte os frem til, hvad der er private hævninger og private udlæg.
-
Om der er ansatte: Det tager længere tid at bogføre en løn, inkl. afstemninger af betalt A-skat mv. og årsopgørelser, end det gør at bogføre et parkeringsbilag. Så et bilag kan være 1 minut eller 10 minutter – eller mere. Derfor er antallet af bilag ikke altid så vigtigt.
-
Hvor mange bevægelser der er på forskellige konti. Samlebilag, valutakonti, rejseafregninger mv. Man kan godt have et regnskab på 10 bilag – det lyder som ingenting, men består de af samlebilag med rejseafregninger i forskellige valuta og hævet på forskellige bankkonti, så tager det mere tid end simple regninger.
-
Om dele af materialet, f.eks. bankkontoudtog, kan leveres som filer, vi kan læse ind i vores regnskabssystemer. Og om disse så kommer mere eller mindre af sig selv hver måned eller om vi skal rykke flere gange.
-
Hvor ofte der bogføres. For nogle er det bedst kvartalsvis for andre månedligt. Hvis man har en månedsaftale og så alligevel venter til kvartalet er omme, så har regnskabsafdelingerne pludselig bunker op til momsafregningerne, som kan betyde merarbejde eller overarbejde, og det bliver tingene jo ikke billigere af.
-
Hvilket regnskabsprogram, der bruges. Nogle er bare hurtigere at arbejde i end andre. Hvis I har et foretrukkent regnskabsprogram, er det en fornuftig løsning at finde en bogholder som også kender det i forvejen og helst er begejstret for det. Vi kender og bruger SummaSummarum, SALDI, e-conomic, Mamut, Navision, C5 (de tre sidste som regel større regnskaber og ude hos kunden), og så har vi en enkelt kunde i Revilution. Det regnskabsprogram anbefaler vi sjældent, hvorimod alle de andre er gode – hvilket, der er bedst afhænger af situationen.
Hvis jeg skulle vælge bogholder eller revisor, ville jeg naturligvis også se på prisen. Men ikke som det første. Det er vigtigt, at kommunikationen mellem dig og din nye bogholder er god, at I har tillid til hinanden og taler samme sprog. Hvis du får et tilbud på 2.400 kr. fra den ene og 3.600 kr. fra den anden, ville jeg mene, de 100 kr. pr. måned, der er i forskel, kan være dyrt betalte, hvis du ikke synes, du får den nødvendige service hos den billige.
Der er mangel på bogholdere i disse tider. (Det prøver Regnskabsskolen at gøre noget ved med vores bogholder-diplomkursus.) Det betyder, at næsten alle bogholdere har for meget at lave, og at priserne er stigende. Derfor kan det godt betale sig at bruge lidt tid på at tale med den person, der skal lave bilagene. Jeg har skrevet en side om, hvad man skal overveje, når man skifter bogholder, hvor der er nogle forslag til, hvad du kan spørge om.
Hvis du overvejer Inloco Regnskabs service eller et kursus i Regnskabsskolen, er du velkommen på et info-møde, hvor du gratis og uforpligtende kan høre om, hvad vi gør og stille spørgsmål om hvad-som-helst vedrørende regnskab og bogføring. Vi holder møderne næsten hver måned.
/Anette
Hvis du skal til at bogføre selv f.eks. pr. 1. januar, skal du ud over de løbende posteringer også have en åbningsbalance med. Åbningsbalancen viser, hvor meget firmaet ejede (aktiverne) og skyldte væk (passiverne) pr. 1. januar – eller den dato, der det nye regnskab åbnes i.
Som regel har man et afsluttet årsregnskab at gå ud fra. Og da kan man sige, at det er de linjer, der står på siderne Aktiver og Passiver, det handler om. De skal indtastes. Hvis ikke der er minus foran beløbene – og det er der sjældent, skal aktiverne stå i debet og passiverne stå i kredit. Aktiverne og passiverne skal gå op, det vil sige, når du er færdig med at taste, skal der være lige meget i debetkolonnen og i kreditkolonnen.
Der skal ikke være nogen afstemningskonto (Summa) eller modkonto (e-conomic, Mamut m.fl.). Og hvis du arbejder i Summa, skal indstillingerne være sådan, at du har både en debet- og kreditkolonne i kassekladden, så du ikke skal sætte minus foran noget tal. Så er det lettest at arbejde med.
Det afhænger jo af virksomheden, hvilke poster der er anført i Aktiver og Passiver. F.eks. kan der i aktiver være varebeholdninger, debitorer, kasse, anlægsaktiver, bank mv. Og i passiver er der skyldig moms, skat, leverandørgæld, evt. kassekredit osv. Og så egenkapitalen. Den står også her i passiverne, uanset om der er tale om en positiv eller negativ egenkapital.
Hvis ikke aktiver og passiver stemmer, når du er færdig med at taste, så find ud af, hvad differencen er. Det kan være, at du har skrevet Årets resultat i den forkerte side eller et af de andre beløb. Hvis du har skrevet et tal i den forkerte side, vil differencen i kassekladden være dobbelt så stor som beløbet, så det er et lille puslespil, man er ude i her.
Så er jeg så småt ved at få mine første erfaringer med praktisk bogføring i Mamut, og jeg har jo også nævnt programmet her i bloggen før. Tidligere har jeg prøvet SummaSummarum, Navision, SALDI, e-conomic, PC-plus, Navigator, Revilution mv, og jeg har altid sådan kunnet finde ud af det inden for ganske kort tid, fordi alle regnskabsprogrammer er bygget op mere eller mindre på samme måde.
Mamut falder uden for kategorien “stort set ens opbyggede regnskabsprogrammer”. Jeg tog udgangspunkt i kassekladden og sloges med at importere en bankfil, det lykkedes efter nogle forsøg. Men så kunne jeg ikke knytte kunder/fakturaer til indbetalingerne i banken, og det hele faldt derfor mere eller mindre fra hinanden igen.
Når man arbejder i Mamut, skal man tage et andet udgangspunkt: Du skal ikke tænke som bogholder men som sælger/key-account-manager/direktør-uden-bogføringserfaring. Kassekladden er en mindre vigtig del, de fleste bogføringer af debitorer og kreditorer foretages direkte i “reskonto”, som er det norsk-fordanskede ord for “kunde- og leverandørkartotek”. Så jeg ente med at slette hele kassekladden og har så været i gang med at udligne betale fakturaer via forskellige moduler og har så en 15-20 linjers almindelig finansbogføring + løn, der skal foregå direkte i kassekladden.
Jeg arbejder på et system med intern server, altså ikke en internetløsning. Til trods for det går det ikke hurtigt, men når man er vant til ikke-målbart korte svartider, er selv svartider på ½-3 sekunder længe at vente.
Som jeg har skrevet om på MitRegnskab, er Mamut i høj grad et CRM-system, og hvis man ser det ud fra den vinkel, er styringen af kunder og deres indbetalinger – og leverandører og vores udbetalinger – enkel, let og overskuelig, og man skal ikke vide noget som helst om debet og kredit. Der er mange smarte features, som gør kundehåndteringen let og overskuelig, og der er færdige, anvendelige rapporter for hvad-som-helst, som kan fås både som .pdf og direkte ud i et regneark.
Hen ad vejen får jeg nok også styr på finansen, i øjeblikket leder jeg lidt efter, hvordan jeg på en let og overskuelig måde får skrevet et kontokort ud, det er så en af de finansrapporter, der ikke ligger lige for ….
Flere erfaringer følger senere.
/Anette
Besøg http://MitRegnskab.dk! Og udtal dig om dine erfaringer med C5 light, e-conomic, Mamut, Revilution, SALDI, Stellar, SummaSummarum og Winfinans. I øjeblikket ligger Winfinans på toppen med et rent 12-tal (den nye karakterskala) men grundlaget er ikke så stort. Kom ind og stem:
http://MitRegnskab.dk
Vi har haft et par forespørgsler om gode bogføringsprogrammer med flerbrugeradgang, som ikke koster en formue og hvor man evt. kan begrænse adgangen, så nogle medarbejdere bruger nogle dele men ikke nødvendigvis kan se hele regnskabet. Og det er jo lige SALDI.
For at være sikker på, at indholdet i kurserne er i orden, selvom vi ikke har så stor erfaring med SALDI som med f.eks. Summa og e-conomic, har jeg allieret mig med udvikleren Peter Rude, som kommer og hjælper med den tekniske gennemgang. Læs mere her:
http://regnskabsskolen.dk/kurser-i-saldi/
