Fra bogførte bilag til færdigt årsregnskab er der en række skridt, som ændrer på resultatet. Periodiseringer er et af de væsentligste.
Det er ikke nok at sørge for, at alle udgifter og indtægter kommer med i regnskabet. De skal også med i den rigtige periode. Det er, hvad periodisering handler om. Stort set alle virksomheder har noget, som skal periodiseres.
Periodisering af indtægter
Hvis dine kunder i 2010 har betalt forud for en vare eller ydelse, som du først leverer i 2011, skal indtægten ikke beskattes ved faktureringen men ved leveringen. Men den del af din indtægt, som egentlig er forudfakturering, skal periodiseres. Det vil sige, at indtægten skal trækkes ud af 2010-regnskabet og medtages i 2011.
Sælger du et årsabonnement til 1.200 kr. den 1. januar, skal hele indtægten med i det år, abonnementet vedrører. Men har du solgt et årsabonnement den 1. maj, dækker abonnementet 8 måneder i 2010 og 4 måneder i 2011. Derfor skal 8/12 = 800 kr. af indtægten med i 2010-regnskabet og resten, altså 400 kr. med i 2011- regnskabet.
Der kan også være tale om ikke-fakturerede indtægter: Er du i gang med et større projekt, hvor du har leveret et antal timer og nogle varer til en kunde i 2010 og laver projektet færdigt i 2011, skal den del af den endelige faktura, som vedrører arbejdet i 2010, beregnes og medtages i regnskabet for 2010. Det kaldes beregning af igangværende arbejder.
Periodisering af udgifter
Tilsvarende skal udgifterne placeres i det rigtige regnskabsår. Hvis du skulle have betalt din januar-husleje allerede i slutningen af december, betyder det ikke, at du kan trække 13 måneders husleje fra i 2010-regnskabet: Hvis udgiften vedrører dine aktiviteter i 2011, skal den med i 2011-regnskabet.
Derfor er det vigtigt at få alle sine regninger med i 2010-regnskabet, også selvom de ikke er betalt. Hvis ubetalte regninger ikke kommer med, vil dit resultat – og din skat – blive forkert.
Selvom man skal være omhyggelig med at få udgifterne med i det rigtige regnskabsår, arbejder vi også med en bagatelgrænse: For at periodisere, skal der være tale om væsentlige poster. Det vil sige, at et årsgebyr til DK Hostmaster på 45 kr. ikke behøver at blive delt op, selvom gebyret dækker lidt ind i 2011. Lige hvor bagatelgrænsen ligger er der ingen faste regler for, men det er afgørende, at regnskabet er retvisende, det vil sige,
at der for eksempel betales 12 måneders forsikring i hvert år, og ikke 6 måneder i det ene år og 18 måneder i næste.
Nogle vælger også at periodisere pr. måned eller kvartalsvis. Hvis økonomien er stram og skal følges nøje måned for måned, kan det være en god idé, men for mange mindre virksomheder, er det i forbindelse med årsafslutningen, periodiseringen sker.
Visse revisorer går meget op i periodisering – også helt ned i detaljen. Hvis du har en revisor, som faktisk sidder og flytter rundt på 40% af et avisabonnement eller tilsvarende, må du tale med ham (hende) om, at der skal være en rimelig bagatelgrænse. Hvis du selv afslutter dit regnskab, er det jo din egen vurdering, hvor bagatelgrænsen går. Set over virksomhedens livsforløb får du ikke hverken større eller mindre skattemæssigt fradrag – de bliver højst forskudt lidt mellem forskellige år.
Det er vigtigt, at din virksomheds regnskab er retvisende. Herunder at dine aktiver er til stede og har den værdi, de er optaget i regnskabet til.
Nogle dele af regnskabet er mere håndgribelige end andre: Vi kan tælle varelageret op og se, at det stemmer med bogholderiet. Det er dejlig konkret.
Sådan er det ikke med de immaterielle anlægsaktiver: Som ordet i sig selv siger, taler vi her om noget, vi ikke kan tage og føle på. Værdier, virksomheden ejer og – formentlig – bruger til at drive virksomhed med, men de har ikke en fysisk form.
Typiske immaterielle anlægsaktiver er goodwill, patenter og rettigheder, licenser og udviklingsomkostninger. De er noteret i regnskabet og som udgør en del af virksomhedens samlede aktiver, fordi de udgør en ”sandsynlig, fremtidig, økonomisk fordel” for virksomheden.
Goodwill
Goodwill er nok den post inden for gruppen immaterielle anlægsaktiver, som flest virksomheder har: Den er opstået ved køb af forretningen eller ved en beregning i forbindelse med omdannelse af en personligt ejet virksomhed til et selskab. Goodwillberegning ved selskabsomdannelse sker efter nogle helt bestemte formler, hvor de tre tidligere års resultat har stor betydning.
Det er ikke tilladt selv at rette i sin goodwill. Uanset hvor meget, du synes din virksomhed og dit brand er steget i værdi, må du ikke opregulere din goodwill. Heller ikke fordi store aktiver hjælper, når man skal forhandle sig til kredit hos bankrådgiveren.
Tag revisoren med på råd
Nogle immaterielle anlægsaktiver skifter værdi fra år til år: Udviklingsprojekter er et godt eksempel.
Hvis din virksomhed er ved at udvikle et produkt, som I forventer er salgbart i marts næste år, vil den tid og de materialer, I bruger på udviklingen udgøre en værdi i jeres virksomhed: Det er et aktiv. Også selvom der er tale om et halvfærdigt produkt. Den del af jeres lønninger og materialeforbrug, som går til at udvikle produktet, får I ikke fradrag for i forbrugsåret: Udgifterne bliver omdannet til et aktiv, som udgør en værdi i jeres virksomhed i stedet.
Beregning af værdien er ikke helt enkel, og bogføring af udviklingsomkostninger bør altid og uden undtagelse ske efter aftale med revisor.
Når du gennemgår et årsregnskab, er det fornuftigt altid at stille spørgsmål til de immaterielle anlægsaktiver: Er værdierne faktisk til stede – eller har vi nogle forældede patenter eller halvfærdige udviklingsprojekter liggende, som reelt ikke længere har nogen værdi? Aktiverne skal vise virksomheden faktiske værdi på opgørelsestidspunktet.
Kom og få ny inspiration til dit regnskabsarbejde – eller konkret og håndfast viden om personaleadministration og årsregnskab.
Der er en flere arrangementer med ingen eller meget lav deltagerbetaling her i foråret:
26. april: DANA-arrangement om regnskab og økonomi for selvstændige. Mit oplæg kommer til at handle meget om fradrag og at få den korrekte skattepligtige indkomst. http://dana.dk/sitecore/content/Dana/Tilbud/Kurser%20og%20seminarer/Regnskab%20Annette%20Sand.aspx
28. april: Informationsmøde om regnskab og økonomi for nye iværksættere i Regnskabsskolen. Spørg om alt vedrørende bogføring, regnskab og økonomi. http://www.regnskabsskolen.dk/ivkurser/infomode
3. maj: Fyraftensmøde om at omdanne et regnskab til en udvidet selvangivelse. Alle deltagere får også e-bogen “Årsregnskab for enkeltmandsvirksomheder” tilsendt lige efter tilmelding. Pris: 290,- inklusive moms: http://regnskabsskolen.dk/fyraftensmoder
10. maj: Temaaften om at få sine første medarbejdere. Arrangeret af Københavns kommune i samarbejde med DANA, Multidata og Regnskabsskolen: https://kec.plan2learn.dk/KursusValg.aspx?id=1760
Hej Anette. Tak for mange gode indlæg og svar, som du giver flere steder. Vi har tidligere korresponderet omkring revision.
Lige nu er vi rendt i et problem. Alle kender til finanskrisen og kunder betaler, når de betaler og forventer at de stadig kan bestille nye varer. Mit lager er meget højt kr. 280.000 og min KK er på kr. 400.000,00. Så spændet er ikke stort. Dette betyder, at buen er spændt. Vi har valgt, at skifte revisor, da den afgående vil have omkr. 60.000 for et rsregnskab, incl. bogføring af ca. 1.000 bilag. Nu får vi det til kr. 36.000,00. Tager vi så noget hjem, kan vi slutte på kr. 16.000,00. Så kommer opgaven:
Den afgående revisor har kendt til svingende likviditet og har “været flink” og fremsende faktura for 1 1/2 års arbejde på een gang. Vi afslutter 30/6 og materialet er klart, men kan ikke underskrives og indsendes før det fulde beløb er indbetalt. Dette trod telefonisk besked om at den gerne måtte deles i nogle gange. I den seneste email trues med tvangsopløsning. Jeg har taget kontakt til det lokale væksthus, har fået lidt input derfra. Jeg har skrevet
til EOGS, at regnskabet er forsinket. Kan jeg gøre mere? Lige nu oplever vi vækst i nogle af de agenturer, vi har der ikke er lagerbinding i.
Det er en ubehagelig situation, I er landet i her. Hvis jeg forstår din mail rigtigt, har I fået en regning på 90.000 kr., altså for 1½ år, som I ikke kan betale i øjeblikket, men I har telefonisk aftalt med revisoren, at I kan betale ad flere omgange. Det vil revisoren bare ikke være med til nu men fortæller jer, at I vil blive tvangsopløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, hvis ikke de får det regnskab, revisoren ikke vil udlevere.
Det lyder, som om kommunikationen mellem jer og den afgående revisor er gået helt i hårdknude. I jeres sted ville jeg
1. bede jeres nye revisor om at kontakte den afgående for at aftale en ordning, så I kan få indsendt jeres materiale. Man kan jo med god grund sige, at I ikke skal betale noget, før I har fået produktet leveret – og så længe, I ikke har fået et regnskab indsendt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, er opgaven jo ikke løst.
2. undersøge, om jeres afgående revisor er registreret eller statsautoriseret, dvs. medlem af enten FRR eller FSR. Begge disse brancheorganisationer har råd, man kan klage til, og hvis jeres afgående revisor er medlem af enten FRR eller FSR, vil han/hun være nødt til at rette sig efter deres anvisninger, hvis I klager.
- og I den rækkefølge: Lige nu gælder det om at få først bilagsmaterialet og så det materiale, den afgående revisor har udarbejdet for jer, hjem, så I ikke længere er bagud med indsendelserne og derfor ikke risikerer at blive tvangsopløst.
Held og lykke med det.
/Anette
Hej Anette. Vi er ved at købe hus, og banken har bedt om lønsedler. Men jeg har jo ikke nogen fast løn. Bankrådgiveren bad så om et halvårsregnskab. Jeg bogfører i Summasummarum og er ajour til 30. juni 2009. Hvad skal jeg printe ud for at banken får et halvårsregnskab?
Det kommer an på, hvor præcist det halvårsregnskab skal være. Hvis du udskriver rapporten “resultat og balance” vil bankrådgiveren få en indikation af, hvordan det går, men et egentligt halvårsregnskab er der ikke tale om.
Hvis du skal lave et rigtigt halvårsregnskab, skal du lave stort set de samme reguleringer, som vi gør inden årsafslutningen. Det er forskelligt, hvor meget der skal gøres fra virksomhed til virksomhed, men f.eks.:
- Varelageret skal optælles og varelagereguleringen bogføres.
- Debitorerne skal gennemgås og eventuelle tab registeres
- Eventuelt udført men ikke faktureret arbejde skal registreres
- Alle kreditorer skal være bogført (og periodiseret)
- Periodiseringer og hensættelser fra 2008 skal afstemmes
- Ikke bogført kørselsgodtgørelse mv. skal bogføres
- Afskrivninger på driftsmidler, goodwill osv. skal beregnes
Jeg ville i dit “lille” regnskab ikke bogføre alle ændringerne men flytte tallene over i et regneark fra SummaSummarum og derefter regulere og udskrive regnearket som halvårsregnskab til banken. Hvis det virker uoverkommeligt, kan du købe et par timers individuel undervisning i Regnskabsskolen og få hjælp til det. Men hør lige banken først, om det er nødvendigt – det er muligt, at de kan klare sig med en råbalance (resultatopgørelse og balance) direkte fra SummaSummarum.
Min revisor stiller mit regnskab op med de tal jeg kommer med. Under “passiver” optræder posten “hævet privat” og jeg kan ikke fatte, hvordan det tal fremkommer? Har prøvet at regne baglæns for at se, om jeg kan finde ud af det, men nej. Det må jo kunne uddrages af de tal, han har fået fra mig? Eller er det bare det tal, som er nødvendigt for at kompensere for et beløb, som der ikke kan gøres rede for på anden måde?
Du skriver ikke noget om, hvordan du afleverer tallene. Hvis du har bogført i et rigtigt regnskabsprogram, bør man kunne se på kontoen linje for linje, hvordan beløbet på Hævet privat er fremkommet i løbet af året, og herfra kan man så finde ud af, hvor meget revisoren selv har reguleret.
Hvis du har afleveret tallene som oversigtstal, måske lavet i et regneark eller almindelige sammentællinger, er det højst sandsynligt, at revisoren har haft nogle store differencer, fordi der ikke er foregået et egentligt dobbelt bogholderi.
Der kan være nogle oplagte fejlmuligheder: Har du medtaget regninger vedrørende 2008, som ikke er betalt i 2009 – og ved revisoren, hvilke der er betalte, og hvilke der ikke er? Og fakturaer til kunder – er der styr på, hvem der måtte skylde hvad? Der kan også være nogle store udsving, hvis der er tale om et ikke-korrekt opgjort varelager.
Regnskabet skal opfylde følgende krav: Når årets resultat lægges til (eller trækkes fra) Egenkapitalen, hvoraf Private hævninger kan være en del af det, skal aktiver og passiver være lige store. Hvis alt andet er veldokumenteret, er der kun Egenkapitalen at regulere i, og det er måske det, revisoren har gjort. Jeg kan ikke komme det nærmere uden at se materialet, men du er velkommen til at booke en times individuel undervisning i Regnskabsskolen, hvis vi skal gennemgå det sammen.
Har du startet en personligt ejet virksomhed i 2008, er det ved at være tid til at beslutte, hvordan din udvidede selvangivelse skal udfyldes. Regnskabsskolen afholder et sidst i april og et i starten af maj om, hvilke opgaver, der skal løses, før det bogførte regnskab kan vise et skattemæssigt resultat. Kurset omfatter ikke beskatning efter virksomhedsordningen eller kapitalafkastordningen. Læs mere her.
