Jeg får mange spørgsmålsmål i brevkassen, som jeg ikke kan besvare alle sammen om det samme emne: Forskellige variationer over emnet: “Hvad har jeg ret til fra min arbejdsgiver i diæter og – især – kørselsgodtgørelse”. At få udbetalt kørepenge efter kørebog kan være en attraktiv gode, i hvert fald hvis man kører i en lille og billig bil: Den skattefri takst på 3,80 kr./km. (2012) de første 20.000 km. rækker langt.
Imidlertid er kørselsgodtgørelse ikke en rettighed, som alle medarbejdere automatisk har. Det afhænger af den aftale (ansættelsesbrev eller overenskomst) som medarbejderen har med arbejdspladsen. Heller ikke beregningsmåden er fastlagt ved lov.
Derfor – og som svar til flere:
- Kørepengenes størrelse fastsættes af virksomheden eller i forhandling mellem virksomheden og medarbejderen. Der er mange (offentlige) institutioner, som kun betaler den lave takst på 2 kr. pr. km., og det er helt i orden. Man kan betragte beløbet på 3,80 kr./km. som max.-grængen for, hvad der kan udbetales, uden at medarbejderen bliver skattepligtig af beløbet.
- Medarbejdere, som har forskellige arbejdspladser, har ikke krav på at få rejsen betalt af arbejdsgiveren, men det kan godt aftales, at virksomheden betaler kørepenge, hvis medarbejderen skal arbejde et andet sted end den faste arbejdsplads og derfor har merudgifter. Der kan være tale om kørepenge (høj eller lav takst), refusion af billetter til offentlige befordringsmidler eller andet.
- Beregningen af kørselsgodtgørelsen skal aftales i virksomheden. Nogle steder beregner man fra hjemmet og ud til kunden (eller hvor det nu er, medarbejderen skal hen), andre steder beregner man hvor man kilometer, medarbejderen kører ekstra. Dvs. hvis medarbejderen bor i Roskilde og arbejder i København men skal på besøg i Hillerød, skal differencen mellem turen til København og turen til Hillerød beregnes.
- Der skal altid – og uden undtagelse – afleveres dokumentation, f.eks. i form af en kørebog. Der kan aldrig – aldrig – udbetales kørselsgodtgørelse til medarbejdere, som ikke faktisk har kørt. Jeg har hørt om et tilfælde, hvor en medarbejder var i Aalborg og fløj fra København med billige flybilletter. Som han ikke afleverede til virksomheden – i stedet afleverede han køreregnskab, som giver en meget større udbetaling. Det er ulovligt.
Problemet opstår (naturligvis) oftest i virksomheder, som ikke har en fast politik på området. Medarbejderen “antager” noget, uden egentlig at have forhørt sig om reglerne, og arbejdsgiveren “antager” noget andet. Som regel ender det med at blive dyrere for arbejdsgiveren, end han/hun havde tænkt sig.
Derfor kan det godt svare sig at lave regler, første gang emnet kommer på bane. Vi taler ikke om store, forkromede tillæg til ansættelseskontrakten, men et enkelt lille regelsæt: Sådan gør vi her i virksomheden.
Er der tale om en medarbejder, som skal køre meget, er det dog vigtigt, at del del med kørselsgodtgørelsen bliver aftalt allerede i forbindelse med ansættelsen, da forskellen mellem f.eks. den høje og lave takst (eller om medarbejderen selv skal tage fradraget på selvangivelsen) kan give en reallønsforskel for medarbejderen.
Jeg har været til et interessant morgenmøde hos Bech-Bruun i dag. Emnet var ansatte og loyalitet, men det, jeg bed mærke i var, at knap 10% af de tilstedeværende virksomheder ved en håndsoprækning angav, at de enten har forbud mod at bruge eller spærring af Facebook på arbejdspladsen. Heriblandt mindst et stort firma med hovedsageligt veluddannede medarbejdere.
Tendensen er tydelig: Større virksomheder har oftere end de små firmaer en IT-politik som også omfatter brugen af sociale medier. Spørgsmålet er, om det er en god idé at kopiere: Altså at lave en politik omkring brugen af de sociale medier på arbejdspladsen eller ej.
Privat brug af sociale medier på arbejdspladsen:
Fagforeningerne anbefaler, at der laves en politik på området, så medarbejderne kender deres rettigheder – eller mangel på samme. Nogle virksomheder har FB-politikker, som omfatter
1. Forbud mod at tilgå FB fra virksomhedens netværk eller
2. Forbud mod at bruge FB i arbejdstiden (men gerne i pauser) eller
3. Tilladelse til “beskedent” eller “begrænset” FB i arbejdstiden
-/+ andre sociale medier alt efter hvor fantasifuld den medarbejder, som har skrevet politikken, har været.
I Regnskabsskolen har vi ikke nogen politik om privat anvendelse af de sociale medier i arbejdstiden. Det er min erfaring, at dygtige og engagerede medarbejdere ganske udmærket selv kan styre den del: Hos os arbejder bogholderne som hovedregel i arbejdstiden, og skulle de smutte ind på FB eller Twitter et øjeblik, så er det noget, de helt styrer selv så længe det arbejde, de skal lave, bliver udført.
Dermed ikke sagt, at jeg ikke har oplevet problemer. Det har jeg et par gange, men der har begge gange været tale om umodne og/eller uengagerede medarbejdere, som tydeligvis havde brug for mere præcise rammer end dem, der ellers er udstukket hos os (eller for den enes vedkommende: En fyreseddel). Det har egentlig ikke noget med de sociale medier at gøre. Hvis ikke det er FB, så ville det være SMS-strømme eller noget andet. I gamle dage ville de have talt privat i firmaets fastnettelefon, så snart lejlighed bød sig. Nu er det mobiltelefonen.
Jeg husker tydeligt et personalemøde, som blev afbrudt, og hvor vi alle måtte sidde og vente, fordi en medarbejder fik et opkald fra sin kæreste angående et aftenarrangment og den gave, der skulle medbringes! Men at det sker en enkelt gang, får ikke mig til at forbyde tændte mobiltelefoner på arbejdet. Derimod kommenterer jeg det, hvis det ser ud til at gå amok: Enkelte, korte og nødvendige opkald: Ja. Alt andet: Vent, til du er på vej hjem fra arbejde.
Nogle mener, at FB og lignende er udmærket, men kun i pauserne. Jeg synes, at pauserne skal bruges til at strække benene, måske veksle nogle ord med sine kolleger som ikke nødvendigvis drejer sig om arbejdet – eventuelt et par minutters frisk luft. At sidde opslugt foran diverse opdateringer giver ikke noget kollegialt samvær eller ændret arbejdsstilling.
En begrænset tilladelse kan let gå hen at skabe problemer. Naturligvis kan alle håndtere “kun i pauser”-reglen, men hvis ikke der holdes faste men flydende pauser, vil ethvert tidspunkt i princippet være OK. Tidsangivelser som “max. 15 minutter pr. arbejdsdag” er umulige: For hvem skal kontrollere? Og i øvrigt kan og vil de blive misforstået. Jeg har hørt om en virksomhed som netop havde denne regel indført, og hvor en medarbejder var på FB i ca. en time. Da hun blev spurgt sagde hun: “Men jeg har ikke været på FB hele ugen, så jeg har sparet op”. Medarbejderen havde været på kursus de foregående tre dage.
Hvis en medarbejder absolut ikke har noget at lave ud over at vente på, at telefonen ringer eller at klokken bliver gå-hjem-tid, og vedkommende har en computer til rådighed, så vil det være totalt urimeligt, at han eller hun skal lave ingenting frem for at hyggesurfe lidt på nettet, og her vil generelle begrænsningsregler heller ikke være velegnede.
Problemet opstår selvfølgelig, hvis medarbejderen glemmer, at hun også skal rydde op på lageret og vælger at bruge arbejdstiden på Facebook i stedet. Men igen: Det er ikke internettets skyld – det er et andet problem: Arbejdsopgaverne, motivationen, manglende overblik eller manglende evne til at styre sin egen tid. Der kan være mange årsager. Måske har du bare ikke været tydelig nok i din beskrivelse af, hvad ekstra arbejdstid skal bruges til?
Brug af sociale medier som en del af jobbet:
Mange medarbejdere bruger sociale medier som en del af jobbet. Det er egentlig en længere historie, men som virksomhedsejer skal du i hvert fald være opmærksom på, om medarbejderen bruger sin private profil i sin forretningsmæssige opgaver og dermed bliver “venner” med firmaets kunder og øvrige netværk “privat”. Eller om medarbejderen klart og tydeligt arbejder i virksomhedens navn og med en virksomhedsprofil, når han eller hun socialiserer på nettet i embedets medfør.
Herudover kan det være relevant at aftale omfanget og karakteren af arbejdet. Både hvor meget tid, der skal bruges på den del og også, hvor langt medarbejderen må gå. Må medarbejderen f.eks. på firmaets vegne anbefale en leverandør eller samarbejdspartner i Linkedin? Og hvordan vil du forholde dig, hvis du er uenig?
I forbindelse med ophør skal det være muligt for dig som virksomhedsejer at kunne “trække kontakterne hjem” og udfase medarbejderen, uden at du mister værdifulde kontakter og kontinuiteten i kommunikationen.
Netværk virker!
Har du lyst til at være med i en erfa-gruppe for ejerledere/chefer i Storkøbenhavn? Tanken er, at vi mødes ind imellem (måske 4-5 gange årligt) og taler sammen i fortrolighed om de udfordringer, der er forbundet med at være chef. Og imellem mødegangene kan holde kontakten vha. en lukket FB-gruppe eller noget lignende. Det kan være alle mulige emner, og vi kan evt. invitere oplægsholdere ind, men hovedindholdet forestiller jeg mig skal være erfaringsudveksling.
Emnerne kunne f.eks. være (i tilfældig rækkefølge): Lønforhandlinger, administrativt bøvl, personalepolitik, medarbejderes brug af sociale medier, mobning, de svære dele af chefrollen, uddelegering, ansvar, virksomhedens økonomi, sammenblanding mellem privat og virksomhed, fyring, bortvisning osv. osv.
Hvis du er interesseret, så send en mail til mig på post@anettesand.dk. Det er en betingelse, at du allerede har ansatte – jeg vil også gerne starte en gruppe for de, som er på vej til at få ansatte, hvis der er interesse for det, men i første omgang handler det om at se, om vi kan få en god gruppe op at stå blandt os, som allerede har lidt erfaring med chefrollen.
Som udgangspunkt taler vi om noget udgiftsneutralt: Man betaler sine egne udgifter på den ene eller anden måde, men der er ikke noget gebyr eller kontingent. Men det kan den autonome og selvstændige erfa-gruppe jo selv tage stilling til hen ad vejen.
Når der er kommet tilmeldinger nok, inviterer jeg til det første møde, og så beslutter gruppen kollektivt, hvad der skal ske derfra.
Som nogle af jer ved, er jeg i gang med at skrive en håndbog for nye chefer. Og samtidig med, at jeg skriver på de sidste to kapitler, er jeg også i gang med hækkesaksen: Efter at nogle kompetente personer har gennemlæst dele af materialet, skal der skæres ned. Meget ned. Så der er nogle afsnit hist og pist, som ryger ud af bogen.
Et af de emner, der måske/måske ikke, er overvågning af medarbejdere. Så dette “fraklip”/måske-med-afsnit har jeg udgivet på min Amino-blog. Læs blogindlæg om overvågning af medarbejdere her.
Berlingske Tidende har lavet en undersøgelse af frynsegoder, som jeg har læst om på business.dk. Det fremgår, at skatteværdien af frynsegoderne i 2006 er 1.35 mia. kr. Det er mange penge – mange sygehussenge, cykelstier eller skolebøger. Tallet stiger (og mit gæt er, at det slet ikke har toppet endnu), og naturligvis vil skatteministeren få ondt i hovedet af at finde ud af, hvor han så skal skaffe pengene, skattestoppet taget i betragtning. Navnlig hvis de offentligt ansatte begynder at undre sig over, hvor mange ud over dem selv, der egentlig betaler fuld skat af deres løn.
Der nævnes en række populære frynsegoder, hvor kvinder foretrækker helbredsordninger og mænd betalt internet derhjemme. Ellers er der enighed om de gamle travere: Betalt telefon, fri bil og hjemmePC - vel nok alt efter hvilken størrelsesorden, der kan forhandles om ;-). Ikke uventet, er kvinderne mere begejstret for frugtordninger og personlig coaching end mændene. Der er nogle bløde værdier, som gør sig gældende her.
Men på bundlinjen får kvinder stadig færre frynsegoder end mænd. Det kan hænge sammen med, at de ikke forhandler sig til dem. Men det kan også skyldes, at der er flere mænd i de lederstillinger, hvor frynsen virkelig tæller. Det er vel stadig mere almindeligt, at direktøren har fri bil end at kantinemedhjælperen har. Så når vi korrigerer for skæv fordeling af ledende stillinger mellem kønnene, skal det nok gå nogenlunde lige op, omend frynsekronerne bliver brugt lidt anderledes af kvinder end mænd.
At virksomheder betaler medarbejderens hjemmecomputer er meget almindeligt. Der kan være tale om en rent arbejdsgiverbetalt computer eller en ordning, hvor arbejdsgiveren og lønmodtageren hver betaler en del.
Betingelse for betaling af PC-eren: Medarbejderen skal i et vist (ikke stort) omfang have brug for at arbejde hjemmefra med sine faglige opgaver eller efteruddannelse, f.eks. kan man have behov for en PC-er for at løse skriftlige opgaver til et kursus, selvom det ikke egentlig er nødvendigt, at man ellers arbejder hjemmefra.
Udstyr, der er omfattet: Almindeligt grundudstyr, dvs. computer med skærm, printer, scanner, og hvad der nu er brug for. Med almindeligt menes: Meget store fladskærme, som også kan bruges til fjernsyn er ikke omfattet. Heller ikke avanceret lydudstyr, hvis man ellers ikke arbejder med lydudtryk i sit fag.
Ingen bruttolønsordning: Det kan ikke lade sig gøre at finansiere computeren ved hjælp af bruttolønsordning, der har siden 2002 været en specifik spærring for netop dette.
Egenbetaling: Arbejdsgiveren kan som nævnt betale hele udgiften. Men hvis der er en egenbetaling, skal arbejdsgiverens del være mindst 25%, for at udgiften er fradragsberettiget og ikke skattepligtig. Hvis medarbejderen selv betaler en del af sin beskattede nettoløn ved træk på lønsedlen, f.eks. med et fast beløb som delbetaling af en leasing- eller lejeaftale, kan han eller hun fratrække op til 3.500 kr. af disse som øvrige lønmodtagerudgifter på sin selvangivelse.
Befordring til og fra arbejde kan betales af arbejdsgiveren. Enten som en regulær frynsegode, dvs. arbejdsgiverbetalt og ingen omkostning for lønmodtageren. Eller som en bruttolønsordning.
Bruttolønsordning vil sige, at udgiften til godet – altså pendlerkortet i dette tilfælde - betales af arbejdsgiveren mod til tilsvarende nedgang i bruttolønnen fra medarbejderens side. Dermed bliver ordningen udgiftsneutral for arbejdsgiveren og lønmodtageren sparer skatteværdien. Derfor er bruttolønsordninger meget populære, og blandt nogle medarbejdergrupper i det offentlige, er man begyndt at murre i krogene, fordi der er så stor en skattefordel for de privatansatte med mange bruttolønsordninger.
Det er en betingelse, at medarbejderen ikke samtidig tager fradrag for befordring mellem hjem og arbejde på selvangivelsen: Man kan ikke få sin kørsel godtgjort to gange.
For nogle år tilbage fik Københavns miljøborgmester gennemført arbejdspladscykler som en fradragsberettiget udgift. Navnlig i de indre byområder, hvor afstandene er små og trafikken alt for tung og langsom, giver det god mening at cykle frem for at køre i taxa, f.eks. Det er hurtigere, det er sundere, det er billigere.
Derfor har det længe været OK at købe arbejdspladscykler. Som står på arbejdspladsen til brug for medarbejderne som alternativ til andre befordringsmidler.
Hvis en enkeltmandsvirksomhed uden ansatte har købt en cykel, har det været “lige på kanten”, og i hvert fald har der ofte været tale om et blandet driftsmiddel, hvor brugeren betaler en del, fordi det ikke virker realistisk, at cyklen ikke bruges privat. Nogle har valgt at få reklamer på cykler, andre har fået specialcykler lavet med henblik på transport af varer. Den slags hjælper jo i sandsynliggørelsen af, at det er et arbejdsredskab frem for “at trække en privat udgift ind i firmaregnskabet”.
Hvis en cykel stilles til rådighed for en medarbejder – dvs. hvis en ansat får udleveret en cykel og kan bruge den som han eller hun vil, er medarbejderen skattepligtig af værdien. Hvordan den så beregnes?
Men hvis medarbejderen får stillet en cykel til rådighed og kun bruger den til befordring mellem hjem og arbejde og så til at køre til møder i arbejdstiden, er den skattefri for medarbejderen, hvis han eller hun ikke i øvrigt beregner sig et skattemæssigt fradrag for befordring mellem hjem og arbejde.
Det er nu muligt at lease cykler til sine medarbejdere. Så vidt jeg ved dog kun hos et enkelt firma, forløbig: Companybike.
Hvis en medarbejder bruger sin egen cykel erhvervsmæssigt og fører kørebog, kan virksomheden refundere 40 øre pr. kilometer. Det gælder også knallerter. Det vil sige, at der kan udbetales 4 kr. skattefrit, hver gang medarbejderen har kørt 10 km. Det er lige ved, at det ikke er bøvlet værd, men det gælder også for ejere af enkeltmandsvirksomheder, hvis du skulle have lyst til at kaste dig ud i projektet.
Så er der ingen vej udenom: Jeg må have en kategori til fryns. For emnet er stort og kompliceret – og siden der kan være mange penge at spare i skat, er både små og lidt større virksomheder interesseret i at være opdateret.
Jeg har tidligere skrevet en lille opsummering af, hvad man må og ikke må med frynsegoder, og den kan du se her.
Jeg har også tidligere svaret på spørgmål om fittness-abonnement, og det kan du læse om ved at klikke her. Der har været nogen diskussion om netop fittness, fordi fittness-centrene var specifikt nævnt i regeringsgrundlaget i efteråret, som en ny mulighed, hvilket måske – måske ikke – er retfærdigt. Jeg skrev om det på min Aminoblog, du kan se indlæg og kommentarer her. Jeg har stadig til gode at finde ud af, om forslaget faktisk blev gennemført – ved du noget, vil en kommentar være meget velkommen :-).
Men ellers vil kategorien fryns indeholde små indlæg om enkelte frynsegoder: Hvornår det er traditionel fryns (virksomhedsbetalt, ikke skattepligtigt), hvornår det er bruttolønsordning (fradrag i medarbejderens bruttoløn, udgiftsneutralt for virksomheden) og hvornår det er “andet” eller “lige på kanten”. Inspirerende historier fra det virkelige liv modtages gerne: Hvilke frynsegoder har I på din arbejdsplads?
