Kørselsgodtgørelse til ansatte
Skrevet af Anette Sand den 29. januar 2012
Jeg får mange spørgsmålsmål i brevkassen, som jeg ikke kan besvare alle sammen om det samme emne: Forskellige variationer over emnet: “Hvad har jeg ret til fra min arbejdsgiver i diæter og – især – kørselsgodtgørelse”. At få udbetalt kørepenge efter kørebog kan være en attraktiv gode, i hvert fald hvis man kører i en lille og billig bil: Den skattefri takst på 3,80 kr./km. (2012) de første 20.000 km. rækker langt.
Imidlertid er kørselsgodtgørelse ikke en rettighed, som alle medarbejdere automatisk har. Det afhænger af den aftale (ansættelsesbrev eller overenskomst) som medarbejderen har med arbejdspladsen. Heller ikke beregningsmåden er fastlagt ved lov.
Derfor – og som svar til flere:
- Kørepengenes størrelse fastsættes af virksomheden eller i forhandling mellem virksomheden og medarbejderen. Der er mange (offentlige) institutioner, som kun betaler den lave takst på 2 kr. pr. km., og det er helt i orden. Man kan betragte beløbet på 3,80 kr./km. som max.-grængen for, hvad der kan udbetales, uden at medarbejderen bliver skattepligtig af beløbet.
- Medarbejdere, som har forskellige arbejdspladser, har ikke krav på at få rejsen betalt af arbejdsgiveren, men det kan godt aftales, at virksomheden betaler kørepenge, hvis medarbejderen skal arbejde et andet sted end den faste arbejdsplads og derfor har merudgifter. Der kan være tale om kørepenge (høj eller lav takst), refusion af billetter til offentlige befordringsmidler eller andet.
- Beregningen af kørselsgodtgørelsen skal aftales i virksomheden. Nogle steder beregner man fra hjemmet og ud til kunden (eller hvor det nu er, medarbejderen skal hen), andre steder beregner man hvor man kilometer, medarbejderen kører ekstra. Dvs. hvis medarbejderen bor i Roskilde og arbejder i København men skal på besøg i Hillerød, skal differencen mellem turen til København og turen til Hillerød beregnes.
- Der skal altid – og uden undtagelse – afleveres dokumentation, f.eks. i form af en kørebog. Der kan aldrig – aldrig – udbetales kørselsgodtgørelse til medarbejdere, som ikke faktisk har kørt. Jeg har hørt om et tilfælde, hvor en medarbejder var i Aalborg og fløj fra København med billige flybilletter. Som han ikke afleverede til virksomheden – i stedet afleverede han køreregnskab, som giver en meget større udbetaling. Det er ulovligt.
Problemet opstår (naturligvis) oftest i virksomheder, som ikke har en fast politik på området. Medarbejderen “antager” noget, uden egentlig at have forhørt sig om reglerne, og arbejdsgiveren “antager” noget andet. Som regel ender det med at blive dyrere for arbejdsgiveren, end han/hun havde tænkt sig.
Derfor kan det godt svare sig at lave regler, første gang emnet kommer på bane. Vi taler ikke om store, forkromede tillæg til ansættelseskontrakten, men et enkelt lille regelsæt: Sådan gør vi her i virksomheden.
Er der tale om en medarbejder, som skal køre meget, er det dog vigtigt, at del del med kørselsgodtgørelsen bliver aftalt allerede i forbindelse med ansættelsen, da forskellen mellem f.eks. den høje og lave takst (eller om medarbejderen selv skal tage fradraget på selvangivelsen) kan give en reallønsforskel for medarbejderen.
Kasper skrev:
Hej Anette,
Læser af og til din blog og det er simpelthen en fornøjelse at suge til sig af viden på områder hvor man ikke er så stærk. Især når alt er så velskrevet. :-)
Jeg har et konkret spørgsmål. Min far modtager en mindre takst end den maksimale 3.80 kr af sin arbejdsplads. Han er murer, bruger sin egen bil og kører tæt på 20.000 kilometer om året. Han undrer sig over at han ikke får den maksimale takst, da han hverken af ansættelseskontrakt eller andre aftaler kan læse virksomhedens takst, men bare får en takst omkring 2 kr. Er det muligt for ham, at bagudadrettet få suppleret op til den høje takst ved selvangive de kørte til skat? Der er jo en del fradrag der er tale om i difference.
Håber du kan svare herpå.
Mvh.
Kasper
Vh.
Kasper
Anette Sand skrev:
Hej Kasper.
Jeg har lige tjekket med min revisor og mener ikke, det er en gangbar model. Hvis man ikke får hel eller delvist skattefri godtgørelse kan man kun fratrække kørslen med det almindelige fradrag, så det vil være en for kreativ fortolkning at angive differencen mellem den høje kørselsgodtgørelse og det almindelige kørselsfradrag.
Dbh.
Anette
Allan skrev:
Hej Anette,
Er kørselspenge momspligtig?
Case: Hvis man sender en faktura til sin kunde, hvor man skriver km-penge på, skal der så også svares moms af km-penge? Og må man skrive en højere sats end statens takst? Mvh. Allan
Anette Sand skrev:
Hej Allan
Ja, der skal moms på fakturaen vedrørende kilometerpengene, som dine kunder betaler. Du kan goddt skrive en højere sats end statens takst, men uanset hvilken sats, du aftaler med dine kunder, kan udbetalingen til den, som har kørt strækningen højst ske med statens satser.
Dbh
Anette
Anders skrev:
Fin information som er relevant for både selvstændige og for lønmodtagere. :)
Helle Jensen skrev:
Hej :) Hvorledes skal en arbejdsgiver udbetale kørsel for 2012 som først er afleveret til udbetaling i 2013. En medarbejder har kørt i egen bil og afregnes efter statens regler, men kørslen er fortaget i 2012 og bilag først afleveret for udbetaling i 2013???? På forhånd tak
Anette Sand skrev:
Hej Helle
Alle udbetalte kilometerpenge skal indberettes til SKAT, og er der tale om en lønmodtager, skal det ske via eIndkomst. De fleste bruger et lønsystem til det. Imidlertid kan man også indberette manuelt, så i dette tilfælde skal medarbejderen have sine kørselspenge udbetalt via bankoverførsel, og så skal der ske en manuel indberetning til eIndkomst (og det er her den 4.2.13 ikke for sent at få det med endnu: http://www.skat.dk/SKAT.aspx?oId=2084998&vId=0).
I øvrigt ville jeg gøre opmærksom på, at den slags forsinkede indberetninger ikke er acceptable, og at man mister retten til sine kørepenge, hvis ikke de bliver indberettet ultimo hver måned. Men det er jo et spørgsmål om stil og smag: Det er bare noget bøvlet ekstraarbejde med de forsinkede kørepenge.
Dbh.
Anette
Skriv en kommentar